SKKN Ứng dụng phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đổi dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mẫu in thời khóa biểu

 MỞ ĐẦU
 1. Lý do chọn đề tài: Công việc xếp thời khóa biểu (TKB) của Cán bộ
quản lý trong trường học là một công việc đòi hỏi phải tốn kém nhiều công sức, 
thời gian. Quy trình xếp một TKB bắt đầu từ những số liệu về giáo viên, học 
sinh các khối lớp lập ra bảng phân công chuyên môn rồi thông qua các tình hình 
hoạt động của nhà trường, giáo viên, học sinh để thiết lập các ràng buột mới tiến 
hành xếp thời khóa biểu, đến khi thực hiện xong một TKB còn phải thiết kế mẫu 
in TKB cho giáo viên, học sinh làm sao cho tiện lợi, dễ nhìn, dễ hiểu. Tất cả 
những công đoạn trên gây ra nhiều áp lực cho các cán bộ quản lý. Ngày nay khi 
công nghệ thông tin đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của xã hội, các hoạt động 
cải cách hành chính, tin học hóa quản lý, hệ thống công cụ quản lý thông tin 
giáo dục đòi hỏi đảm bảo quá trình quản lý thông tin được xuyên suốt từ cấp cơ 
sở cho đến Bộ Giáo Dục Đào Tạo, để thực hiện được những yêu cầu trên. “Ngày 
13 tháng 2 năm 2012, Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ra Quyết định số 
558/QĐ-BGDĐT về việc sử dụng thống nhất phần mềm VEMIS trong các 
trường phố thông nhằm xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung về giáo 
dục.”.
 Trong các phân hệ của phần mềm Vemis, có phân hệ Quản lý giảng dạy là 
phân hệ có tính năng xếp TKB tốt nhất, nhanh nhất hiện nay. Phân hệ này giải 
quyết được vấn đề xếp TKB một cách nhẹ nhàng nhanh chóng tiết kiệm được 
nhiều thời gian, công sức giúp cán bộ quản lý nhà trường hoàn tốt nhiệm vụ 
được giao. Tuy nhiên vấn đề xuất dữ liệu TKB của phân hệ Quản lý giảng dạy 
còn chưa phù hợp với cách nhìn truyền thống của giáo viên, học sinh, nhất là 
phần in TKB ra giấy rất tốn kém. thực hiện xong đề tài sáng kiến “Ứng dụng 
phần mềm Excel thiết kế tiện ích chuyển đối dữ liệu thời khóa biểu từ phân hệ 
quản lý giảng dạy trong phần mềm Vemis để tạo mâu in thời khóa biểu” góp 
phần giải quyết vấn đề chuyển dữ liệu xuất TKB từ phần mềm Quản lý giảng 
dạy sang tập tin Excel, đây là giai đoạn mà các trường có sử dụng xếp TKB bằng 
phần mềm phân hệ quản lý giảng dạy trong hệ thống Vemis hoặc xếp TKB bằng 
phần mềm Fet quan tâm.
 2. Mục đích của đề tài: Trong phân hệ Quản lý giảng dạy các mẫu TKB 
được xuất ra rất nhiều kiểu theo dạng html đây là File xem trên nền Web, nhưng 
khi in ấn thì không hợp lý do các mẫu in TKB được thiết kế quá khổ giấy thông 
thường như mẫu tên TKB-sang-20-1-2013_activities_days_horizontal.html 
(hình 1), mẫu khó nhìn khi có môn dạy hai tiết liền như mẫu tên TKB-sang-
20-1- 2013_groups_ time_vertical.html (hình 2), một số mẫu thiết kế ngắn gọn 
nhưng lại phân trong một tờ giấy A4 in rất tốn giấy khi muốn in với số lượng 
lớn như mẫu tên TKB-sang-20-1-2013_subgroups_days_horizontal.html (hình 
3)
(1) Tài liệu hướng dẫn sử dụng Vemis, Phân hệ Quản lý giảng dạy, trang 4 Hình 3. TKB-sang-20-1-2013_subgroups_days_horizontal.html
 Mục đích của đề tài là nghiên cứa chuyển đổi dữ liệu được xuất ra trong 
phân hệ Quản lý giảng dạy từ File html sang File Excel để tạo ra các mẫu 
thông báo TKB ngắn gọn, dễ nhìn hơn và tiết kiệm giấy hơn.
 3. Nhiệm vụ của đề tài: Tạo mẫu in trong phần mềm Excel từ dữ liệu 
xuất ra trong phân hệ Quản lý giảng dạy như mẫu TKB tổng thể (hình 4) hoặc 
mẫu TKB từng lớp, từng giáo viên (hình 5a, 5b).
 Hình 4 mẫu thời khóa biểu toàn trường 31 lớp chỉ in 2 trang giấy A4 điều kiện IF, Hàm đếm có điều kiện COUNTIF... để đưa dữ liệu Copy từ mẫu 
TKB trong phân hệ quản lý giảng dạy vào các mẫu được thiết kế trên các tờ 
bảng tính gọi là (Sheet) trong Excel.
 5. Phạm vi nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu so sánh các mẫu dữ liệu được 
xuất ra từ phân hệ Quản lý giảng dạy dạng *.html và các công thức (Hàm) của 
phần mềm Microsoft Excel, chọn một mẫu xuất TKB từ phân hệ Quản lý giảng 
dạy chuyển đổi dữ liệu sang mẫu in trong tập tin Excel
 6. Đối tượng nghiên cứu: Chuyển đổi dữ liệu từ những file xuất TKB dạng 
*.html sang các mẫu in TKB truyền thống, ngắn gọn phục vụ cho giáo viên, học 
sinh, đồng thời tiết kiệm được giấy mực.
 7. Khẳng định tính mới trong đề tài: Tính mới trong đề tài này kịp thời 
nắm bắt được những ứng dụng của công nghệ thông tin một cách linh hoạt 
chuyển đổi dữ liệu theo khuôn mẫu thiết kế nhưng chưa phù hợp trong phân hệ 
Quản lý giảng dạy của phần mềm Vemis sang loại dữ liệu quen thuộc truyền 
thống hơn, dễ dàng sửa đổi bằng phần mềm thông dụng Microsoft Excel từ đó 
tạo ra các mẫu xuất TKB gọn, đẹp, dễ nhìn và tiết kiệm giấy hơn.
 NỘI DUNG
A.CƠ SỞ KHOA HỌC LÝ LUẬN:
 Trên thị trường, trên mạng Internet hiện nay có rất nhiều phần mềm xếp 
TKB, từ những loại được lập trình phức tạp đến những File đơn giản bằng Excel. 
Mỗi phần mềm đều có cái ưu điểm và khuyến điểm khác nhau, phân hệ Quản lý 
giảng dạy trong Vemis cũng vậy. “Do cơ sở hạ tầng về CNTT của nước ta còn 
nghèo nên việc thực hiện các chức năng in ấn chưa được thuận lợi (phần mềm 
xuất ra TKB dưới dạng html). Sẽ là ưu điểm của chương trình đối với các trường 
đã có website riêng vì rất dê dàng đưa lên web để GV và học sinh (HS) theo dõi 
nhưng cũng chưa phải là tối ưu đối với việc in ấn theo các dạng TKB truyền 
thống mà các trường đang thực hiện”?2 Vì vậy việc nghiên cứu để đưa dữ liệu 
xuất ra TKB dưới dạng html sang dạng TKB truyền thống là công việc cần thiết 
phải làm hiện nay.
B. THỰC TRẠNG:
 Được đào tạo căn bản về tin học từ năm 1996 và qua quá trình đúc kết 
những kinh nghiệm trong các phần mềm ứng dung tin học đến nay, tôi đã có 
một căn bản vững chắc về cách xử lý số liệu trong bảng tính và các hàm trong 
phần mềm Microsoft Excel.
(2) Tài liệu hướng dẫn sử dụng Vemis, Phân hệ Quản lý giảng dạy, trang 7 1.2. Cấu trúc các Sheet trong Excel tham gia tạo mẫu in TKB:
 Để thuận lợi trong việc áp dụng cho nhiều dạng thời khóa biểu của các trường 
tôi đã tạo một mẫu in thời khóa biểu chung thực hiện 5 tiết trong một buổi học 
và 7 ngày trong một tuần.
 - Sheet tên Phân công chuyên môn (hình 7)
 Sheet này chứa các dữ liệu như: tên lớp học, tên tắt giáo viên, họ tên đầy 
đủ của giáo viên, các dữ liệu này dung liên kết công thức đến các mẫu in TKB. 
Các cột chức vụ, môn, tiết dạy chỉ để kiểm tra trong quả trình xuất mẫu in TKB.
 HÌNH 7 SHEET PHÂN CÔNG CHUYÊN MÔN (PC.CMON)
 General’
 Conditional Format sorts Finds
 c . iL « *■? .00 Formatting’ as Table’ Filter’ 
 > /o ’ Too +.0
 Styles Select’
 Number F, 1
 BĂNG PHÂN CÔNG GLÃO MÊN DẠY
 NẤMHỌC: 2013-2014
 TÍN TÁT TÊN C.VỤ MÔN LỚP DẠY GHI CHỦ
 LÀ Vu Thị Là ĨT VÀN CN9.4,V9.4>W,GD94=1}=18J
 THƯỜNG Ng~uyềr. Th Truong CA’ VÁN CN7.7 V7.6MGD 9 113;A73=1}=19
 RLAN Bú Th lan CA’ VÁN •CN7l.VHị3=12.GD86^}=19
 TÂM Vù Th Tàn CA' VÁN CN9ỊV9.1,6,1=EỊ=19’2=21
 Hlí Hoar.gThHuè CA' VÁN CN8JAW,óM2,Ó)84>2}=19
 7 7
 LÊN Phạc Th Lên CA' VÁN V6.1,6 =12JGD =?}=19
 LƯƠNG Bú Th Thủy Luông ĨPTĐ VÁN '■6j=4tTỐNCPHL'RÁCHĐOI
 VÂN ĐặìgTlịVàn GV VĂN <NU,VL?MWMGDL?.Ỉ=:Ị=I9
 THOM Vú Th ThCT CA' VÁN CN92,V9ị3>15)=19
 L-NHẠT Lè Th Nhật CA' VÁN Hò sân 30-09-13
 HÀO Đỉnh Th Hao C-T VÁN V8.1>Ĩ}=S+GT
 HOA Lè Thị Ngọc Hòa CA' VÁN CKi6=t4JIốTRỌVÃ.NTHƯ
 N HUIÌN Nguyen Th Huyêr. CA' VÁN CN8Ạ VL7>S.CN? 5=1}=13J -2=15;
 T.HLVĨN Trân Th Thanh Huyèn cv VÁN VĨ.4>ỊCN7.1A4=3}=lb-2=14;
 LOANH Ng‘jyèr.ThKnOarh CA' VÁN V6Ẹ5=s'cN‘J,6,ĩ=3)=lỤ-2=145
 L TRANH Lè Th Thanh CAUĐ VÁN KNM;,Ụ=4
 ĨỐT Nguyễn Thi Tot TI sử S9Ư'Í=6.Ì':ƯU)5=12!=2:
 NGllYp Vù Minh Nguyệt CA' ĐỊA CN83J)91Â3=3J)Ỉ1Â3!4;=WJ1ỈJ=2Í=21
 1— ......... .. ,, 1 /ỊN_7KB_SANG 
 ZMU1EJ
 (WOE] Tuesday, 
 January28,20141
 - Sheet tên DL_NGUON_TKB_GV và DL_NGUON_TKB_HS (hình 8)
 2 Sheet này dùng để chứa dữ liệu Copy từ File mang tên Tên_TKB 
_activities_days_horizontal.html trong phân hệ Quản lý giảng dạy. Đây là 
Sheet dùng để xử lý thô dữ liệu do dữ liệu khi Copy sang Excel sẽ có nhiều dòng 
thừa. HÌNH 10 SHEET DL_XEP_TKB_GV_CHIEU
 - Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG và 
 DL_XEP_TKB_HS_CHIEU:
 2 Sheet này dùng để chứa dữ liệu liên kết công thức (hàm) đến các mẫu 
in toàn trường buổi sang Sheet tên IN_TKB_SANG, buổi chiều Sheet tên 
IN_TKB_CHIEU. Mẫu in riêng lẻ từng lớp buổi sáng và buổi chiều. (hình 11, 
12).
 Hình 11 Sheet tên DL_XEP_TKB_HS_SANG HÌNH 14 SHEET IN_TKB_CHIEU
 - Sheet tên IN_TKB_LOP (hình 15):
 Sheet này dùng để chứa dữ liệu mẫu in TKB riêng lẻ từng lớp cả buổi 
sáng và buổi chiều (mẫu dành cho lớp học 2 buổi). Mỗi địa chỉ Ô trong Sheet 
được nạp công thức (hàm) dò tìm lấy dữ liệu từ các Sheet tên 
DL_XEP_TKB_HS_SANG hoặc DL_XEP_TKB_HS_CHIEU.
 HÌNH 15 SHEET IN_TKB_LOP - Ghi chú: Do cấu trúc dữ liệu được Copy từ File xuất ra của phân hệ 
Quản lý giảng dạy chứa đến 3 dòng trong mỗi tiết dạy và được phân ra theo từng 
ngày (hình 17), nên cần thay đổi địa chỉ vùng dò tìm khi nhập công thức (hàm) 
cho các ngày khác.
 Hình 17. Vị trí địa chỉ vùng dữ liệu một tiết học trong một ngày được
 Copy từ phân hệ quản lý giảng dạy
3 dòng 
một tiết
 Địa chỉ vùng trong các Tiết 1 ngày Thứ Hai:
 DL_XEP_TKB_HS_SANG!$B$3: $AF$5
 - Nhập công thức (Hàm) tương tự Sheet tên IN_TKB_CHIEU
 =IF(COUNTIF(DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3:$AF$5,C$2)=0,"X" 
,HLOOKUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3: $AF$5,2,0)&"_"&HLO 
OKUP(C$2,DL_XEP_TKB_HS_CHIEU!$B$3: $AF$5,3,0))
 - Nhập công thức (Hàm) cho các Ô tên giáo viên chủ nhiệm các lớp trong 
mẫu in TKB toàn trường buổi sáng, buổi chiều.
 = VLOOKUP(C$2,PC.CMON!$B$6:$D$290,2,0)
 - Diễn giải: Đây là hàm dò tìm theo bảng dò dọc VLOOKUP với địa chỉ 
dò là Ô lớp (C$2) của Sheet tên IN_TKB_SANG và bảng dò là địa chỉ vùng 
(PC.CMON!$B$6:$D$290) trong Sheet tên PC.CMON.
 2.2. Nhập công thức (Hàm) cho mẫu in TKB nhỏ gọn từng lớp:
 - Nhập công thức (Hàm) trong Ô tiết 1 ngày thứ hai buổi sáng cho 
Lớp 6A1: