SKKN Ứng dụng phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản tại Viện KSND huyện Tây Sơn

 VIỆN KSND TỈNH BÌNH ĐỊNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 HUYỆN TÂY SƠN
 ĐƠN ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN GIẢI PHÁP CÔNG TÁC
 Chuyên đề: “Ứng dụng phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày 
 văn bản hành chính nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản tại
 Viện kiểm sát nhân dân huyện Tây Sơn” 
 Kính gửi: Hội đồng sáng kiến, cải tiến phương pháp làm việc
 Viện KSND tỉnh Bình Định
 1. Tác giả giải pháp công tác
 - Họ và tên: Nguyễn Thị Mộng Thùy
 - Sinh ngày: 07/02/1984
 - Đơn vị công tác: Viện kiểm sát nhân dân huyện Tây Sơn
 - Chức vụ: Kế toán
 - Điện thoại: 0977066761 - Email: thuykt.vkstayson@gmail.com
 2. Đồng tác giả: không
 3. Tóm tắt giải pháp công tác
 3.1. Tính mới: Trong thời gian qua công tác soạn thảo văn bản tại Viện 
 KSND huyện Tây Sơn còn hạn chế, chưa trình bày đúng thể thức văn bản theo 
 Quy định của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và 
 Quyết định số: 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện KSND tối cao Ban 
 hành quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong Ngành 
 kiểm sát nhân dân. Vì vậy, cần xây dựng một quy trình soạn thảo theo đúng quy 
 định chung tạo ra các văn bản hành chính một cách nhất quán, tránh tình trạng sai 
 sót, lỗi về thể thức, và kỷ thuật trình bày các phần của văn bản; hỗ trợ công tác 
 soạn văn bản hành chính trên máy tính, đảm bảo đúng quy định, thống nhất trong 
 toàn đơn vị.
 3.2. Khả năng ứng dụng
 Giải pháp được áp dụng trong thực tế tại đơn vị trong năm 2019 và mang lại 
 hiệu quả cao. 
 3.3. Tính hiệu quả
 Khi sử dụng phần mềm này sẽ giảm một phần thời gian, công sức cho công 
 chức thực hiện công tác soạn thảo văn bản, nhất là thời gian định dạng, chỉnh sửa 
 văn bản theo đúng Quy định của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 
 của Bộ Nội vụ và Quyết định số: 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016 của Viện PHẦN MỞ ĐẦU
 Trong xu thế phát triển hiện nay cùng với sự tiến bộ vượt bậc của khoa học 
– kỹ thuật, công tác Văn thư Lưu trữ cũng đang ngày được quan tâm và có vị thế 
quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan. Soạn thảo và ban hành văn bản 
sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, thống nhất 
chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính trong giải quyết công việc 
của cơ quan mình. Do đó, công tác Văn thư – Lưu trữ và nhất là công tác soạn 
thảo văn bản đang ngày càng phát triển theo hướng hiện đại, đóng vai trò quan 
trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, góp phần to lớn đối với sự phát triển của 
đất nước.
 Đối với Ngành kiểm sát nhân dân là cơ quan tư pháp với chức năng thực 
hành quyền công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp, có nhiệm vụ bảo vệ Hiến 
pháp và pháp luật, bảo vệ quyền con người, quyền công dân, bảo vệ chế độ xã hội 
chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá 
nhân, góp phần bảo đảm pháp luật được chấp hành nghiêm chỉnh và thống nhất thì 
công tác văn thư - lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Bởi vì, mỗi văn bản được 
soạn thảo phải thực hiện đúng thể thức văn bản theo Thông tư số: 01/2011/TT-
BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số: 393/QĐ-VKSTC ngày 
01/7/2016 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao và thống nhất trong toàn đơn vị.
 Tuy nhiên, trong thời gian qua, công tác soạn thảo một số văn bản về thể 
thức chưa được người soạn thảo thực sự được chú trọng, quan tâm. Việc hạn chế 
đó gây mất thời gian cho Lãnh đạo duyệt văn bản và người soạn thảo, và không 
nhất quán trong đơn vị.
 Xuất phát từ những lý do nêu trên, tôi chọn và xây dựng giải pháp công tác: 
Chuyên đề“Ứng dụng phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 
hành chính nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản tại Viện KSND 
huyện Tây Sơn” để thực hiện. Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần:
 Phần thứ nhất: Lý do, mục đích chọn chuyên đề.
 Phần thứ hai: 
 - Một số vấn đề chung về trình bày văn bản;
 - Thực trạng về công tác soạn thảo văn bản đơn vị;
 - Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo và kỹ 
thuật trình bày văn bản bằng phần mềm tại đơn vị.
 Phần kết luận:
 Những bài học kinh nghiệm và ý nghĩa trong quá trình thực hiện chuyên đề.
 3 2.2.2. Văn bản hành chính thông thường
 Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin 
điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết 
các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc 
trong các cơ quan.
 Đây là một hệ thống văn bản rất đa dạng, bao gồm hai loại chính:
 - Văn bản không có tên loại: công văn;
 - Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, chương trình, 
kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ 
phép,), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,).
 2.2.3. Văn bản chuyên ngành
 Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành 
của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ 
quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy 
định của các cơ quan đó, không được tuỳ tiện thay đổi nội dung và hình thức của 
chúng.
 Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác 
nhau như: các văn bản tố tụng, tài chính, giáo dục, y tế, văn hoá,.
 3. Hệ thống văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Viện 
KSND huyện Tây Sơn
 - Văn bản do cấp trên gửi xuống;
 - Văn bản do các các cơ quan ngang cấp gửi đến;
 - Văn bản do các cá nhân gửi đến;
 - Văn bản do đơn vị ban hành.
 4. Về thẩm quyền, nội dung, thể thức ban hành văn bản
 - Văn bản quy phạm pháp luật phải đảm bảo ban hành đúng thẩm quyền, có 
nghĩa là cơ quan ban hành văn bản phải được pháp luật quy định có thẩm quyền 
ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản quy phạm pháp luật còn đòi hỏi 
phải đảm bảo đúng thẩm quyền về nội dung, có nghĩa là nội dung của cấp dưới 
không được trái với văn bản pháp luật của cấp trên.
 - Nội dung văn bản: phải đảm bảo tính chính trị, tính pháp lý, tính khoa học, 
tính thực tiễn và tính khả thi.
 - Về thể thức văn bản: là nội dung yêu cầu về kết cấu của bố cục, diễn đạt 
và lập luận, hành văn và đặt câu, ngôn ngữ và văn phong trong văn bản phải đảm 
bảo đúng đặc điểm của phong cách hành chính, có những đặc điểm là: chính xác, 
dễ hiểu, khách quan và khuôn mẫu.
 5 Khi cán bộ được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình 
thức, nội dung và độ Mật của của bản cần soạn thảo.
 Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản.
 Bước 2: Soạn thảo văn bản
 Đảm bảo thể thức theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 
19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Quyết định số: 393/QĐ-VKSTC của Viện KSND tối 
cao về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
 Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm tài liệu có liên quan
 Bản thảo do người có thẩm quyền duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung 
bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
 Bước 4: Nhân bản, kiểm tra trước khi ký ban hành
 Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người soạn 
thảo phải giữ bí mật nội dung văn bản. Trong trường hợp phát hiện có lỗi của bản 
thảo đã được duyệt, người soạn thảo phải báo lại người duyệt văn bản để kịp thời 
điều chỉnh.
 Thủ trưởng đơn vị hoặc người soạn thảo phải kiểm tra và chịu trách nhiệm 
về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo.
 Bước 5: Ký chính thức văn bản
 Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo 
quy định phân công nhiệm vụ.
 Bước 6: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
 Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư 
thực hiện các công việc sau:
 - Kiểm tra thể thức, hình thức trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, và ngày, 
tháng, năm của văn bản;
 - Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật (nếu có);
 - Đăng ký vào sổ công văn đi; 
 - Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản 
đã làm thủ tục văn thư và chuyển ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất 
là ngày làm việc tiếp theo;
 - Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản 
lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
 Trong thời gian qua, đơn vị đã đảm bảo đảm được các yêu cầu về quy trình, 
trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất 
lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. 
Việc soạn thảo văn bản của đơn vị cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau: đảm 
 7 Thường xuyên kiểm tra, rà soát hệ thông văn bản hành chính xem có gặp 
thiếu sót hay không để kịp thời khắc phục có và đáp ứng được yêu cầu đổi mới. 
 III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG 
TÁC SOẠN THẢO VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BẢY VĂN BẢN BẰNG PHẦN MỀM 
TẠI ĐƠN VỊ
 1. Giới thiệu, mục đích sử dụng phần mềm
 Theo Quyết định số: 3662/QĐ-BNV ngày 13/01/2012 về việc tổ chức triển 
khai ứng dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành 
chính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
 Việc áp dụng phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 
tại đơn vị nhằm giúp cho công tác soạn thảo văn bản hành chính được thống nhất, 
tránh sai sót và các lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức và 
các yêu cầu về kỹ thuật trình bày theo các mẫu các loại văn bản (văn bản quy 
phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường, bản sao y bản chính văn bản). 
 Phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hỗ trợ người 
dùng soạn thảo các loại văn bản sau: 
 - Văn bản hành chính; 
 - Bản sao văn bản; 
 Hệ thống các văn bản áp dụng theo quy định của Luật Ban hành văn bản 
quy phạm pháp luật và các văn bản quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm 
quyền. Phần mềm chuẩn hoá thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
 2. Sử dụng phần mềm trong công tác soạn thảo văn bản
 Sau khi cài đặt, trên màn hình nền của máy tính xuất hiện biểu tượng của 
chương trình như sau:
 Hình 1. Biểu tượng của phần mềm
 9 Hình 5. Mục hiển thị vào chọn phần soạn thảo Công văn trên phần mềm
 Hình 6. Mục hiển thị vào phần soạn thảo Công văn trên phần mềm
 11 quan trọng trong quá trình điều hành đơn vị. Việc sử dụng phần mềm trong soạn 
thảo văn bản đã đem lại một số hiệu quả nhất định như sau:
 - Trên cơ sở vận dụng phần mềm Thông tư 01 đã góp phần đưa công tác 
soạn thảo văn bản, công tác văn thư của đơn vị đi vào nề nếp, tạo sự thống nhất 
trong toàn đơn vị trong viêc ban hành các loại văn bản và góp phần tích cực nâng 
cao hiệu quả của công tác quản lý chỉ đạo điều hành.
 - Giúp người dùng có thể dễ dàng thao tác tạo ra các văn bản hành chính 
theo một cách nhất quán, tránh tình trạng sai sót, lỗi về thể thức và kỹ thuật trình 
bày các thành phần của văn bản.
 - Hỗ trợ công tác soạn thảo văn bản hành chính trên máy tính, đảm bảo 
đúng quy định, thống nhất trong đơn vị.
 - Kết quả cho thấy mọi hoạt động của đơn vị đều thông suốt, đảm bảo thông 
tin kịp thời các chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, Pháp luật của Nhà 
nước; sự quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên. 
 13