SKKN Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học

 Sáng kiến "Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học"
Công tác văn thư - lưu trữ là công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức để bảo quản, tổ 
chức sử dụng tài liệu, duy trì các hoạt động của cơ quan. Muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ 
của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phải ánh 
tình hình, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác.
Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư giữ vai trò hết sức quan trọng không thể 
thiếu nhằm giúp cho Hiệu trưởng thu nhập, xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác để ra 
quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường, giúp cho 
lãnh đạo nhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm đường lối 
của Đảng, pháp luật của nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu của ngành đề ra.
Để làm tốt công tác Văn thư lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp 
tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành trên 
nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin truyền tải chủ yếu dưới dạng văn bản và bảo quản tốt hồ sơ 
và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công 
tác này phải thận trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp và phải khoa học
Là nhân viên văn thư trường học tôi thấy việc quản lý văn bản đi đến tại trường thực hiện chưa 
khoa học, đã có phần mềm quản lý văn bản Voffice nhưng chưa thực hiện được chức năng 
quản lý văn bản đi. Số lượng hồ sơ tại trường sắp xếp chưa khoa học còn để ở nhiều nơi, chưa 
có phòng lưu trữ riêng, rất khó khăn trong công tác tham khảo hồ sơ. Do trước đó nhà trường 
không có cán bộ chuyên văn thư nên phân công cho cán bộ thư viện kiêm công tác văn thư nên 
không có nghiệp vụ chuyên môn. Chính vì vậy mà việc lưu trữ sắp xếp hồ sơ không khoa học, 
gọn gàng rất khó khăn trong việc tra cứu hồ sơ.
Qua thời gian công tác tôi nhận thấy thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần thúc đẩy thực 
hiện tốt công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo 
điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu 
lưu trữ. Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan 
trọng, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, 
số liệu chính xác, tin cậy phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Chính vì vậy, từ kinh 
nghiệm của bản thân tôi đưa ra giải pháp “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong 
trường học” được cụ thể hoá tại đơn vị nhằm phát huy hơn nữa tầm quan trọng của công tác 
văn thư – lưu trữ trong nhà trường.
1. Các bước thực hiện sáng kiến
Bước 1: Khái quát về giải pháp đã biết 
Bước 2: Phân tích thực trạng của giải pháp đã biết: Ưu điểm, nhược điểm
Bước 3: Đưa ra các sáng kiến, các điều kiện áp dụng
Bước 4: Lợi ích thu được từ áp dụng sáng kiến
2. Nội dung sáng kiến
2.1. Quản lý văn bản đi
Hiện nay nhà trường mới chỉ sử dụng phần mềm Voffice để nhận văn bản đến, việc quản lý văn 
bản đi vẫn thực hiện bằng hình thức thủ công viết sổ. Hình ảnh các hồ sơ 
 2.3. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu 
 Hiện nay sự phát của công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc lực cho hoạt động lưu trữ hồ sơ, 
tài liệu. Việc ứng dụng chuyển đổi số trong lĩnh vực giáo dục là rất quan trọng, có rất nhiều 
phần mềm giúp chúng ta quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên do tính ứng dụng của các 
phần mềm và điều kiện của Nhà trường mà qua một thời gian sử dụng Nhà trường đã thay đổi 
phần mềm để phù hợp với yêu cầu thực tế. Dẫn đến dữ liệu trên phần mềm bị thay đổi định 
dạng, nhiều dữ liệu bị mất thông tin, sai lệchVì vậy để lưu trữ cố định và không xảy ra tình 
trạng trên tôi đưa ra giải pháp sử dụng website của nhà trường để lưu trữ hồ sơ, tài liệu. - Giúp cho công việc nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lí nhanh chóng và 
đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức và cá nhân. 
- Hồ sơ lưu trữ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó 
có thể kiểm tra và rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt công tác quản lý lưu trữ trong nhà 
trường.
- Cung cấp nội dung học tập cho học sinh: Từ các bài giảng, tài liệu, bài tập được lưu trữ trên 
website, học sinh có thể dễ dàng truy cập và học từ các tài liệu này ở bất cứ đâu khi có mạng 
internet.