SKKN Một số giải pháp nâng cao chất lượng nội dung nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại trường Tiểu học

 1
 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
 I. Lí do chọn đề tài
 Hiện nay, lập hồ sơ là một trong những công việc thường xuyên và có vị 
trí rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công 
tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành 
trong quá trình hoạt động của cơ quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơ 
quan, đơn vị và cán bộ chuyên môn giải quyết công việc; nâng cao chất lượng, 
hiệu suất làmviệc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ trong việc bảo 
quản, tổ chức và khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu khi cần.
 Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà 
trường, tôi nhận thấy công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu là công tác 
nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ 
quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc mở hồ sơ, thu thập tài 
liệu, kết thúc hồ sơ. 
 Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ 
chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá 
trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến việc lập hồ sơ và đưa vào lưu 
trữ cơ quan. Khi thu thập văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử 
lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên hồ sơ. Các tài liệu được lưu trữ 
tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời 
nhất cho người quản lý. 
 Qua thời gian làm công tác văn thư – lưu trữ tại trường Tiểu học, hiểu rõ 
vai trò và tầm quan trọng của việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ 
quan nên tôi đã chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao chất lượng nội dung 
nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại 
trường Tiểu học”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – lưu 
trữ ở các trường tiểu học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực 
tiễn nhiều năm làm công tác văn thư- lưu trữ. 
 II. Mục đích nghiên cứu. 3
 PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
 I. CƠ SỞ LÝ LUẬN.
 1.1. Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản 
phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của nhà trường. 
Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo, ký và ban hành văn bản, 
quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của 
nhà trường, quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào 
lưu trữ cơ quan. 
 1.2. Ý nghĩa của Công tác văn thư: 
 - Cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản để phục vụ hoạt động 
quản lý.
 - Kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, tổ chức.
 - Góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công tác của cán bộ, công 
chức, viên chức.
 - Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có trong văn bản.
 - Tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ (Khâu nghiệp vụ quản lý tốt 
văn bản và lập hồ sơ)
 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư.
 Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở nhà 
trường phải đảm bảo các yêu cầu sau:
 - Yêu cầu nhanh chóng: thể hiện ở khâu nghiệp vụ soạn thảo văn bản và 
quản lý văn bản.
 - Yêu cầu chính xác: Chính xác cả về phần nội dung và thể thức.
 - Yêu cầu bí mật.
 - Yêu cầu tập trung: Tất cả các văn bản phải dc tập trung tại công tác Văn 
thư để thuận tiện cho việc theo dõi, tra tìm và quản lý văn bản.
 1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
 * Hồ sơ: là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự 
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình 
theo dõi và giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ 5
quan (LTCQ).
 - Không phải nộp các loại hồ sơ sau: Hồ sơ Nguyên tắc, hồ sơ chưa giải 
quyết xong, hồ sơ phối hợp giải quyết và một số tài liệu mang tính chất để biết, 
thông báo.
 - Nếu cán bộ chuyên môn muốn giữ lại hồ sơ thì phải làm biên bản và thủ 
tục mượn, được người đứng đầu cơ quan phê duyệt. Hồ sơ được giữ lại không 
quá 2 năm. 
 Một số văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác Văn thư và lưu 
trữ:
 - Luật Lưu trữ 2011 của QH13;
 - Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác 
Văn thư; 
 - Nghị định 99/2006/NĐ-CP ngày 01/07/2016 về việc quản lý và sử dụng 
con dấu;
 - Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 về quy định về thời 
hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục; 
 - Thông tư 21/2012/TT-BCA ngày 13/04/2012 của Bộ công an quy định về 
con dấu của các cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước;
 - Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục VTLTNN về 
việc Ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000;
 - Quyết định 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 của UBND thành phố HN 
về việc ban hành quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ 
chức thuộc TP Hà Nội;
 II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LẬP 
HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TRƯỜNG 
TIỂU HỌC NAM TRUNG YÊN
 Trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ngoài hoạt động về 
nghiệp vụ thì hoạt động quản lý đóng vai trò quan trọng, được ví như là kim chỉ 7
thông tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý 
và nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ.
 Việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học 
công nghệ trong hoạt động văn thư lưu trữ là một việc làm cần thiết. Văn 
phòng nhà trường đã tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường chỉ đạo triển 
khai và ứng dụng tin học vào công tác văn thư, lưu trữ trong việc xử lý công 
văn đi, đến, phát hành công văn, chuyển phát công văn nội bộ, tiết kiệm được 
thời gian, công sức và đặc biệt là xử lý kịp thời các thông tin cần thiết. Tuy 
nhiên với quy mô và số lượng văn bản hàng năm tiếp nhận và chuyển đi của 
nhà trường không nhiều (Khoảng 400 văn bản đến, 150 văn bản đi. Phụ lục 
5) thì nhà trường không sử dụng phần mềm để quản lý mà chỉ sử dụng mạng 
Land nội bộ để quản lý và chuyển giao văn bản.
2.1.4. Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm văn thư lưu trữ, cán bộ chuyên 
môn, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lập hồ sơ và 
nộp lưu hồ sơ vào LTCQ.
 Lãnh đạo nhà trường luôn quan tâm tới công tác văn thư lưu trữ nên đã 
bố trí 1 biên chế làm công tác này, cán bộ thường xuyên được cử đi tập huấn 
các lớp nghiệp vụ do quận, thành phố tổ chức.
 Ngoài các lớp tập huấn do cấp trên tổ chức, nhà trường đã tạo điều kiện 
thuận lợi cho cán bộ văn thư được đi học Đại học tại trường Đại học Nội vụ 
Hà Nội để nâng cao kiến thức về nghiệp vụ chuyên môn phục vụ các hoạt 
động nghiệp vụ tại nhà trường, giúp công tác quản lý hồ sơ của nhà trường 
ngày một hoàn chỉnh và đi vào nề nếp hơn.
 Với chuyên môn nghiệp vụ của mình và qua các đợt thanh tra chuyên 
ngành của Phòng giáo dục, Sở giáo dục, tất cả các hồ sơ lưu trữ của nhà 
trường đã được các chuyên viên thanh tra khen ngợi sắp xếp khoa học, dễ tìm 
và dễ tra. Vì vậy nhà trường được Phòng Nội vụ đề xuất với ủy ban nhân dân 
quận Cầu Giấy khen thưởng mảng hoạt động về công tác văn thư lưu trữ.
2.2 Hoạt động lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
 Hồ sơ là sản phẩm cuối cùng của công tác văn thư, nó phản ánh trực tiếp 9
hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngoài 
việc lập hồ sơ công việc thì còn phải lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ giải 
quyết công việc hàng ngày.
 - Mọi cá nhân trong nhà trường, trước khi nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã 
hội hay chuyển vị trí công tác, hoặc thôi việc phải bàn giao đầy dủ hồ sơ, tài 
liệu cho Văn Phòng nhà trường hoặc người kế nhiệm.
e. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan
 - Xây dựng danh mục hồ sơ của nhà trường. (Phụ lục 2, 3)
 - Đầu năm cán bộ văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các bộ phận trong 
nhà trường để làm căn cứ lập hồ sơ.
 - Giao bìa, kẹp file cho các cá nhân và bộ phận có trách nhiệm lập hồ sơ.
 - Phối hợp với Hiệu phó phụ trách hướng dẫn nghiệp vụ và đôn đốc, kiểm 
tra việc lập hồ sơ trong nhà trường.
2.2.2. Nội dung của việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập.
2.2.2.1. Nội dung của việc lập hồ sơ.
 * Xây dựng Danh mục hồ sơ (DMHS): 
 - Căn cứ để xây dựng danh mục hồ sơ: 
 + Căn cứ chức năng nhiệm vụ của nhà trường cùng với quyết định phân 
công nhiệm vụ của Hiệu trưởng từ đầu năm học. (Phụ lục 8)
 + Căn cứ vào Kế hoạch năm học được Phòng giáo dục duyệt từ đầu năm.
 + Căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV và Thông tư 27/2016/TT-
BGD&ĐT ngày 30/12/2016 về quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.
 - Xây dựng khung đề mục cho DMHS.
 - Xây dựng khung đề mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức của trường.
 - Xây dựng khung đề mục của DMHS theo các mảng hoạt động được 
Hiệu trưởng phân công.
 - Xác định hồ sơ cần lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ.
 - Xác định người lập hồ sơ và thời hạn bảo quản hồ sơ.
 - Đánh số, kí hiệu cho đề mục và hồ sơ.
 * Xây dựng quy trình lập hồ sơ: 11
 Quy trình xây dựng Hồ sơ tại trường Tiểu học Nam Trung Yên gồm các 
bước sau:
a. Mở hồ sơ.
 Mở hồ sơ là việc đánh các thông tin như: tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ, 13
đánh máy tên các văn bản vào máy tính và in ra để lên trên cùng của hồ sơ. 
Như vậy cũng thuận lợi cho việc tra tìm văn bản trong hồ sơ đó.
Ví dụ:
 Ngoài việc lập hồ sơ công việc thì cuối mỗi năm học cán bộ văn thư còn 
được giao lập hồ sơ nhân sự và phải bổ sung các giấy tờ liên quan như Quyết 
định nâng lương hàng tháng của các cán bộ giáo viên, nhân viên trong nhà 
trường, biên mục cho tất cả các hồ sơ nhân sự đó. 15
 phần nào lập được các hồ sơ công việc theo các mảng hoạt động được phân 
 công. Góp phần giải phóng diện tích để lưu trữ hồ sơ, thuận tiện cho việc 
 quản lý và tra tìm của lãnh đạo cơ quan. Giúp bảo quản tài liệu tốt hơn.
 2.2.2.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
 * Thành phần hồ sơ nộp lưu.
 Thành phần hồ sơ nộp lưu bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định 
 thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên trừ những hồ sơ và tài liệu như: Hồ sơ 
 nguyên tắc, hồ sơ chưa giải quyết xong, các văn, tài liệu bản để tham khảo, 
 để biết, hồ sơ về phối hợp giải quyết công việc mà trùng với đơn vị chủ trì
 * Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
 Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của nhà trường được quy định 
 như sau:
 - Đối với hồ sơ, tài liệu hành chính: Trong thời hạn 01 năm kể từ khi công 
 việc kết thúc.
 - Đối với hồ sơ về chuyên môn: Hiệu phó phụ trách về chuyên môn được giữ 
 lại tại phòng đến hết năm học kế tiếp để chỉ đạo chung về công tác chuyên 
 môn.
 * Nhận xét:
 Trường không có kho lưu trữ riêng mà hầu hết hồ sơ công việc của các 
phòng ban được lưu giữ tại chỗ.
 Tài liệu lưu trữ của trường chủ yếu là hồ sơ cán bộ công chức, các văn 
bản giấy tờ về quá trình thành lập và hoạt động của trường, hồ sơ học sinh 
chuyển đi, chuyển đến, học bạ, sổ điểm, bài kiểm tra quản lý các loại phần 
mềm của cơ quan
 2.2.2.3. Một số hồ sơ các bộ phận bàn giao vào Lưu trữ cơ quan
 - Các loại biên bản thỏa thuận thu chi đầu năm (theo năm học)
 - Các loại đơn thỏa thuận tham quan, hoạt động ngoại khóa trong năm học.
 - Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
 - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học). 17
 Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu của nhà trường
 PHÒNG GD-ĐT QUẬN CẦU GIẤY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG TIỂU HỌC NAM TRUNG YÊN Độc lập – Tư do – Hạnh phúc
 Cầu Giấy, ngày ....... tháng ....... năm........
 BIÊN BẢN BÀN GIAO HỒ SƠ SỔ SÁCH 
 NĂM HỌC 2019-2020 – TỔ ..
 1. Thời gian: .
 2. Địa điểm:...
 3. Thành Phần giao nhận hồ sơ, tài liệu:
 Chi tiết tài liệu bàn giao:
 STT Nội dung Số lượng Ghi chú
 1 Sổ SHCM 
 2 Sổ dự giờ
 3 Lịch Báo Giảng
 4. Tình trạng tài liệu khi giao nộp:.
 Biên bản này được lập thành 2 bản, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
 BÊN NHẬN BÊN GIAO
 XÁC NHẬN CỦA BGH