SKKN Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học

 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM, GIẢI PHÁP MỘT SỐ KINH NGHIỆM NÂNG CAO 
 HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TRƯỜNG HỌC
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công 
việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản cũng có nghĩa là gắn 
liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư 
lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành 
chính nhà nước là rất quan trọng. Với tính chất đặc thù nghành giáo dục, việc tiếp nhận các loại 
văn bản, công văn, chỉ thị  là rất nhiều, nên cũng đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ, 
văn phòng nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, 
chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để có hướng giải quyết 
công việc một cách tốt nhất nhắm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, 
kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức 
kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời, công tác 
Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần 
lớn nội dung hoạt động của văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ 
quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều 
hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần 
của công tác này có được làm tốt hay không? 
Vì đây là một công tác vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công 
chức, viên chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan, đơn vị 
được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà 
nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những 
việc trái pháp luật góp phần lớn vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của 
mỗi Quốc gia. 
Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải 
cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo 
hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương 
pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ 
hiện hành. 
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy 
công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều 
hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn 
bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập 
hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Chính 
vì vậy, tôi mạnh dạn chọn đề tài “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn 
thư trong trường học”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư - Lưu trữ ở các 
trường học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công 
tác Văn thư - Lưu trữ. 
II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU hiện nay. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và 
vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công 
tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu 
lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. 
II. CƠ SỞ THỰC TIỄN
 Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của 
tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc 
lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ 
quan, tổ chức. 
 Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công 
việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong thời gian 
qua, công tác văn thư đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện quản lý 
và tổ chức thực hiện như sau:
 Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư trong hoạt động của bộ 
máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng, Nhà nước đã quan tâm 
đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này. 
 Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành; Quy định về quản lý 
văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và 
sử dụng con dấu của cơ quan
 Cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư 
được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp.
 Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian qua 
đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:
 - Văn thư ở các trường nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy định của nhà 
nước. 
 - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp 
ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.
 - Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính vẫn còn lỗi, chưa thống nhất khi vận 
dụng, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn 
bản.
 - Việc lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện triệt để, khoa học.
 - Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế và bất 
cập, chưa đồng nhất.
III. THỰC TRẠNG
1. Thuận lợi:
Được sự quan tâm sát sao của Phòng Nội vụ, Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Gia Lâm, sự 
quan tâm của Ban giám hiệu nhà trường đã tạo mội điều kiện để triển khai thực hiện có hiệu 
quả công tác văn thư – lưu chữ trong trường học nhằm nâng cao công tác cải cách hành chính.
Công tác văn thư-lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều 
được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của trường. 
Đội ngũ giáo viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức, có tinh thần 
trách nhiệm cao. Qua đó mỗi đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trong trường đã hiểu và nắm được những 
nội dung cơ bản nhất về công tác Văn thư - Lưu trữ cũng là nội dung công việc hàng ngày mà 
bản thân tôi đang thực hiện.
Tích cực tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến nâng cao hơn nữa trách nhiệm của các 
đồng chí tổ trưởng, tổ phó chuyên môn, trách nhiệm của viên chức nhà trường trong tuân thủ 
các quy trình ISO.
 Nhà trường đã đưa nội dung thực hiện công tác ISO trường học vào kế hoạch trọng tâm 
công tác tháng để triển khai thực hiện. Trong mỗi tháng cần đánh giá được những điểm đã làm 
được và chưa làm được để rút kinh nghiệm cho tháng sau tiếp theo.
 Cấp phát tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO về các tổ nhóm chuyên môn để mọi 
người cùng nghiên cứu và áp dụng thực hiện các quy trình ISO.
2. Bồi dưỡng chuyên môn để nâng cao nghiệp vụ văn thư lưu trữ.
Các biện pháp đánh máy soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao 
để trình ký. Người làm công tác văn thư muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, 
soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần 
phải thực hiện tốt một số nội dung sau: 
- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông 
tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ 
chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Tích cực học hỏi kinh nghiệm, giao lưu, về hệ 
thống quản lý chất lượng ISO với các trường để cùng giúp nhau cùng tiến bộ và cùng thực hiện 
tốt nhiệm vụ công tác ISO trường học có hiệu quả.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư đã quy định 
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Từ việc đã hiểu và thực hiện đúng theo 
Nghị định 30/2020/NĐ-CP. 
Đối với mỗi văn bản của các bộ phận trong nhà trường được sản sinh ra đều phải qua bộ phận 
văn phòng, Tôi đều xem và sửa thể thức, kỹ thuật trình bày rồi mới in ra ký nháy vào văn bản 
đó trước khi mang đi trình ký. Chính vì vậy mà văn bản của nhà trường luôn mang tính thống 
nhất về nội dung cũng như hình thức, văn phong văn bản luôn đảm bảo theo hướng dẫn trong 
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
Để giúp các bộ phận cũng như mỗi đồng chí Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên nhà trường cùng 
nắm được nội dung của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để cùng thực hiện cho đồng nhất. Bản 
thân Tôi cũng đã xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám Hiệu nhà trường cho phép được tuyên truyền 
rộng hơn tới toàn thể nhà trường, với mục đích để mỗi bộ phận đều nắm được kỹ thuật trình 
bày văn bản theo Nghị định mới nhất, sẽ không còn tình trạng văn bản sai thể thức cũng như kỹ 
thuật hình thành trong nhà trường.
- Luôn tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là về lĩnh vực 
mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản. 
- Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu với 
cấp trên. 
- Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt 
động của nhà trường. 
- Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ, đẹp, đúng thể thức. 
3. Quản lý tốt các hồ sơ, công văn đến và công văn đi. Tôi mở bìa hồ sơ theo từng tháng, với mỗi văn bản đến được in ra, tôi sẽ đóng dấu đến, vào sổ 
và lưu vào bìa hồ sơ của tháng đó, đến ngày cuối cùng của tháng sẽ được khép hồ sơ và mở hồ 
sơ cho tháng tiếp theo.
Tương ứng với việc đó, sẽ hình thành một hộp lưu giữ văn bản đến gồm: 01 quyển văn bản đến 
theo quy định và bìa kẹp văn bản đến đã được vào sổ lưu từ tháng 01 đến tháng 12 của năm đó.
 3.2. Giải quyết công văn đi
Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch, công văn đề nghị, Tờ trình, Quyết 
định được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình 
và được gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan. Bởi vậy mà Tôi đã thực 
hiện cơ bản các yêu cầu về việc quản lý văn bản đi theo đúng quy định.
Cũng như cách quản lý văn bản đến, thì văn bản đi Tôi cũng đã hình thành 1 hộp lưu giữ văn 
bản đi, bên trong gồm có: Sổ đăng ký văn bản đi và các bìa kẹp từng loại văn bản đi được chia 
thành từng tháng, phục vụ cho việc lưu trữ cũng như tr tìm rất thuận tiện và khoa học. Do số 
lượng văn bản của nhà trường phát hành trong 01 năm học là không nhiều nên tôi đánh số 
thống nhất 01 loại .
Các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 3 bản: 1 bản gửi đi, 1 bản để lưu công văn đi, 1 
bản lưu vào kẹp hồ sơ theo Chuẩn Quốc gia quy định và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu 
riêng của nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi 
phải được ghi vào sổ công văn đi trước khi phát hành.
Những công văn trước khi ký và gửi đi đều được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục.
Các văn bản của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ phận văn thư để đăng 
ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi.
Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ 
chuyển công văn đi, người nhận công văn có thể qua hộp thư điện tử hoặc nhận trực tiếp bảng 
cứng. 
Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác 
nhận đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi. 
3.3. Bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng, 
nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp và phải khoa học.
 Làm tốt công tác lưu trữ văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng 
suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn 
chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, 
ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói 
chung và trường học nói riêng. 
Bởi vậy bản thân Tôi luôn xác định rõ tầm quan trọng và thực hiện theo đúng quy định hiện 
hành của nhà nước. Hằng năm, sau khi kết thúc năm, thu hồ sơ của các bộ phận về phân loại, rà 
soát rồi biên mục nộp lưu vào lưu trữ nhà trường và gói hồ sơ của năm trước là Tôi lại căn cứ 
số lượng hồ sơ phát hành ra trong 1 năm để xây dựng Danh mục hồ sơ cho năm sau. Số lượng 
bìa hồ sơ công việc cũng được căn cứ vào đầu Danh mục hồ sơ để phát hành cho các bộ phận 
thực hiện việc lưu hồ sơ theo đúng đầu việc cũng như mảng công việc được phân công. Cứ như 
vậy kết thúc năm, các bộ phận sẽ phải nộp lưu vào lưu trữ nhà trường, sau đó Tôi sẽ căn cứ vào