Sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

 PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA
 TRƯỜNG TH TRƯNG VƯƠNG
 Tên đề tài: 
 ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG
 CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Lĩnh vực: Hành chính – Văn phòng
Người thực hiện: Võ Thị Đan My
Đơn vị: Trường TH Trưng Vương
 Bình Hòa, tháng 02 năm 2019 Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng
 Phần thứ nhất: MỞ ĐẦU
 I. ĐẶT VẤN ĐỀ
 5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm 
việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở 
một đơn vị hành chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại 
rất hiệu quả trong thực tế.
 Từ văn phòng, nhà kho cho đến thư viện hoặc lớp học. Nơi nào có hoạt 
động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S 
thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của 
trường học, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm 
kiếm hồ sơ, chứng từ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy 
thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. 
 Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình 
thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành 
công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và 
giúp cho tổ chức, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. 
 Với mục đích tạo môi trường làm việc an toàn, sạch đẹp, hiệu quả và khoa 
học; trường TH Trưng Vương áp dụng 5S như một phương pháp cải tiến môi 
trường làm việc hiệu quả cho toàn trường nói chung và khối văn phòng nói 
riêng. Xuất phát từ những nhu cầu cấp thiết đó áp dụng phương pháp 5S trong 
công tác hành chính văn phòng ra đời
 II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
 - 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi 
vị trí;
 - 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc 
trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, 
loại bỏ các lỗi chủ quan của con người,  
 - Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp 
nâng cao an toàn và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động;
 - Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng 
cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với 
nhân viên;
 - Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các cán bộ công nhân viên 
chức thông qua 5S;
 - Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của nhà 
trường tới cộng đồng.
Võ Thị Đan My 2 Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng
kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, 
xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.
 Hình 1: Mô hình 5S
 1. Nguyên nhân thực hiện 5S
 Việc bố trí các tài liệu, hồ sơ giấy tờ chưa logic, hầu như giữ lại tất cả mọi 
thứ cần thiết và không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không 
sử dụng được.Tại sao không sử dụng được?
 * Thứ nhất là không ngăn nắp: Vì quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn, 
không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm, và vẫn phải 
đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa không có tác dụng.
 * Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và 
không sử dụng được, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn 
xộn làm mất thời gian tìm kiếm.
 – Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không 
ai quan tâm, chỉ làm khi có đoàn kiểm tra.
 Chính vì vậy, áp dụng 5S là thiết yếu trong văn phòng đặc biệt phòng Văn 
thư – Kế toán
 2. Lợi ích của 5S trong nhà trường
 5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong” 
nhưng qua quá trình thực hiện sẽ thu được một số kết quả như sau: 
 - 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô trường 
học. 
 - Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
 - Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi 
làm việc. 
Võ Thị Đan My 4 Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng
 STT Nội dung Cách thức sắp xếp Ghi chú
 1 Sơ đồ vị trí Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các 
 khu vực làm thành viên trong tổ. Phân bổ vị trí của 
 việc của nhân một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn 
 viên, sếp, khu phòng phẩm phục vụ cho công tác đào 
 vực lối đi tạo
 chung
 2 Qui định sắp Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá 
 xếp dữ liệu nhân và loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ 
 trên máy tính chung
 Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các 
 folder thể hiện được nội dung bên trong.
 3 Qui định sắp àn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn 
 xếp hồ sơ tài nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng 
 liệu : đang ngày trên bàn làm việc phải để đúng nơi 
 giải quyết, qui định sau mỗi chiều tan ca.
 chưa giải 1.Đang giải quyết:
 quyết, đã giải Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan 
 quyết, lưu trữ trọng của công việc hoặc thời gian
 Có dán nhãn trên hồ sơ “Đang giái 
 quyết”
 Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
 2. Chưa qiải quyết:
 Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan 
 trọng của công việc hoặc thời gian
 Có dán nhãn trên hồ sơ “Chưa giái 
 quyết”
 Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
 3. Đã giải quyết:
 Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời 
 gian.
 4 Qui định sắp Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng 
 xếp hồ sơ tài lĩnh vực cụ thể: Lĩnh vực tài chính, hồ sơ 
 liệu : lưu trữ cán bộ giáo viên, hồ sơ học sinh, hồ sơ 
 dài hạn, băng Đảng và Đoàn.
 dĩa, hình ảnh – Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán 
 dự liệu và tài ngoài hồ sơ được thiết kế
 liệu tham – Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài liệu 
 khảo ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên ngoài 
 và mục lục bên trong từng File để dễ tìm
 – Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo 
Võ Thị Đan My 6 Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng
dụng phương pháp này giúp kế toán giảm được ½ khối lượng thời gian tìm 
kiếm, xử lý chứng từ đang làm tại đơn vị.
Võ Thị Đan My 8 Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng
 NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG THẨM ĐỊNH 
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
..............................................................................................................................
 CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
Võ Thị Đan My 10