Sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng phần mềm Công nghệ thông tin trong quản lý tiền lương và nhân sự

 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tiền lương
 PHẦN I: MỞ ĐẦU
I. LÍ DO CHỌN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
 Ai cũng biết rằng công tác kế toán là một bộ phận quan trọng, không thể thiếu ở 
bất kỳ một đơn vị nào. Vì công tác kế toán phản ánh hoạt động tài chính của mỗi đơn 
vị, góp phần tồn tại và phát triển của đơn vị đó. Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp 
(HCSN), công tác kế toán cũng vô cùng quan trọng vì đặc trưng cơ bản của các đơn vị 
HCSN là được trang trải các chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được 
giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nước (NN) hoặc bằng ngân quỹ công theo 
nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp.
 Kế toán HCSN là công cụ quản lý, là một bộ phận cấu thành hệ thống kế toán 
NN. Có chức năng thu thập xử lý, cung cấp thông tin và tình hình tiếp nhận và sử dụng 
kinh phí, quỹ, tài sản công ở các đơn vị thụ hưởng ngân quỹ NN, ngân quỹ cộng đồng. 
Thông qua đó thủ trưởng các đơn vị HCSN nắm được tình hình hoạt động của tổ chức 
mình, phát huy mặt tích cực, ngăn chặn kịp thời các khuyết điểm. Các cơ quan chức 
năng của NN kiểm soát đánh giá được chính xác, hiệu quả của việc sử dụng công quỹ, 
lập dự toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp
 Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Khánh Vĩnh là đơn vị thụ hưởng ngân sách 
NN, cũng đã sử dụng Kế toán như một công cụ đắc lực trong công việc quản lý nhân 
sự và tiền lương toàn ngành.
 Thời gian gần đây lĩnh vực Tin học đã có nhiều tiến bộ vượt bậc, tác động sâu 
xa đến mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Trong đó có cả lĩnh vực Kế toán, việc 
ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã trở nên phổ biến trong hầu hết mọi cơ quan, 
đơn vị, đặc biệt là việc áp dụng các giải pháp Tin học trong công tác quản lý. Trong đó 
công tác quản lý nhân sự, tiền lương là một lĩnh vực cần thiết và quan trọng.
 Nhằm báo cáo cho lãnh đạo một cách kịp thời từ số liệu chi tiết đến tổng hợp về 
công tác tiền lương, nhân sự ; việc tăng, giảm lao động trong tháng, năm  Đây là 
một công việc khá phức tạp và khó khăn. Xuất phát từ những trăn trở đó phần mềm 
ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tiền lương và nhân sự ra đời.
II.GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU
 1 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tiền lương
 - Có thể theo dõi kỳ hạn nâng lương; nghỉ hưu; thời gian đóng, tham gia bảo 
hiểm 
 III.3. Đối với người lao động:
 - Bên cạnh việc nhận lương, người nhận lương còn được đối chiếu kiểm tra các 
thông tin về mã tài khoản cá nhân, cấp bậc chức vụ, mã số ngạch lương, hệ số lương, 
hệ số phụ cấp chức vụ và phụ cấp khác (nếu có) có đúng với họ và tên mình không; 
tiền lương mình được lĩnh có đúng với số ngày công làm việc; số ngày BHXH trả thay 
lương, số ngày nghỉ việc không hưởng lương hay không? Việc kiểm tra đôi lúc không 
đủ thời gian cũng như thông tin không thể hiện được đầy đủ trên bảng lương do vậy 
nếu thực hiện chương trình này giúp người lao động có thể tra cứu qua mạng Intenet, 
điện thoại cá nhân; rất phù hợp với một số lao động thường xuyên đi công tác.
 - Quản lý thông tin về tiền lương, thu nhập của mình. Nhằm quản lý tốt việc thu 
nhập cũng như việc kê khai, hoàn thuế thu nhập cá nhân
 3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tiền lương
 - Căn cứ Nghị định số 54/2011/NĐ-CP ngày 04/07/2011 của chính phủ quy 
định về chế độ phụ cấp thâm niên đối với nhà giáo.
 - Căn cứ Nghị định số 57/2011/NĐ-CP ngày 07/07/2011 của chính phủ quy 
định về chế độ phụ cấp công vụ.
 - Căn cứ Nghị định số 116/2011/NĐ-CP ngày 24/12/2010 của chính phủ quy 
định về chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và người hưởng lương 
trong lực lượng vũ trang công tác ở vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó.
 - Căn cứ Luật bảo hiểm xã hội và các văn bản của bảo hiểm xã hội tỉnh, huyện
 - Căn cứ Thông tư liên tịch số 76/1999/TTLT/BTC-TLĐLĐ ngày 16/6/1999 
Liên Bộ Bộ Tài chính - Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hướng dẫn Huớng dẫn 
trích nộp kinh phí công đoàn (2%);
 - Căn cứ Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2001 về việc ban hành 
Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và thông tư 185/2010/TT-BTC bổ sung cho 
quyết định 19;
 - Căn cứ Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008 về việc ban hành hệ 
thống Mục lục Ngân sách nhà nước; Nay đã có bổ sung và chỉnh sửa.
II. THỰC TRẠNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
 Tài liệu này được trình bày ngắn gọn, chỉ tập trung vào các chủ điểm chính và 
được minh họa bằng hình ảnh cụ thể để người dùng có cái nhìn tổng quan về quy trình 
xử lý nghiệp vụ của phần mềm. Những phần còn lại áp dụng tương tự hoặc đơn giản, 
người sử dụng có thể tự tìm hiểu khi thao tác trực tiếp trên phần mềm.
 II.1. Giao diện của phần mềm.
Cho cảm giác thân thiện – chuyên nghiệp
 II.2. Một số đặc điểm và tính năng tiêu biểu:
 5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tiền lương
 Để phần mềm có thể vận hành ổn định, hệ thống cần phải có những yêu cầu tối 
thiểu như sau: 
 Phần cứng (Hardware) 
 - CPU Intel PIII 1.GHz hoặc CPU Ceron 1.GHz 
 - 10 GB HDD ổ đĩa D:/ trống 2 GB
 - 128 MB RAM
 - Độ phân giải màn hình tối thiểu 1024x768
 Về phần mềm (Software) 
 - Operating system: Windows 97 or higher. 
 - Microsoft Word, Microsoft Excel, Access 97 
 II.3.2. Tiến trình cài đặt phần mềm: 
 Bước 1: download file Setup_Quan lyluong2011 từ trang 
Website:  hoặc nhận từ tác giả Nguyễn Trọng Thành
 Bước 2: double click file Setup_Quan lyluong2011
 Bước 3: Tiến trình cài đặt phần mềm được bắt đầu.
 - Bạn click vào Next ---> sẽ đến cửa sổ tiếp theo.
 Nhập khóa của phần mềm
 - Nhập key của chương trình
 - Bạn click vào Next ---> sẽ đến cửa sổ tiếp theo.
 7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tiền lương
 - Bạn click vào Install ---> sẽ đến cửa sổ tiếp theo.
 - Bạn click vào Finsh ---> Hoàn tất chương trình
 ( Nếu gặp rắc rối sẽ được hỗ trợ qua Teamview )
 II.4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm.
 II.4.1. Hướng dẫn sử dụng cho đơn vị cấp dưới
 II.4.1.1 Khai báo thông tin ban đầu
 Bước 1. Đăng ký đơn vị quản lý.
- Chọn: Danh muc ---> Danh muc co ban ---> Đơn vị công tác ---> Thi hành
 Click New để đăng ký đơn vị 
 làm việc. 
- Đăng ký đơn vị làm việc. 
* Chú ý: Một đơn vị chỉ đăng ký 1 lần và không được trùng nhau. Nếu đã có không 
đăng ký nữa.
 Bước 2. Khai báo đơn vị làm việc.
- Chọn: Danh muc ---> Thong tin don vi
 Nhập đơn vị cấp trên
 Tìm chọn đơn vị của mình 
 đã đăng ký ở bước 1
 Nhập thông tin địa chỉ; điện thoại; mã số sử 
 dụng ngân sách của đơn vị làm việc
 Bước 3. Kiểm tra, khai báo bổ sung một số danh mục phù hợp với đơn vị làm 
việc.
- Danh muc ---> Danh muc co ban ---> 
 9 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tiền lương
 Thực hiện nhập lao động cần quản 
 lý lần lược từ 1 đến hết danh sách. 
 Chú ý mã quản lý không được 
 trùng nhau.
 Trong quá trình nhập sai hoặc dữ liệu của lao động có sự thay đổi ta có thể chọn 
đối tượng đó và chỉnh sửa luôn.
- Chọn: Cap nhap ---> Nhap moi - Chinh sua du lieu
 Chọn lao động cần 
 chỉnh sửa và thực 
 hiện thao tác sửa.
 Bước 2. Kiểm tra dữ liệu
- Chọn: Kiem tra, chinh ---> lần lược chọn những nội dung cần kiểm tra
 II.4.1.3Hướng dẫn in báo cáo lương hàng tháng
Hàng tháng nhiệm vụ của kế toán tiền lương:
Một là phải lập bảng đăng ký lương cho cơ quan cấp trên hoặc cơ quan quản lý về mặt 
tiền lương ký xác nhận.
Hai là lập bảng ký nhận lương cho người lao động.
Ba là lập các biểu liên quan đến công tác chi trả tiền lương qua tài khoản(nếu có) 
 Bước 1. In bảng đăng ký lương tháng hiện hành
- Chọn: Cap nhap ---> Dang ky luongA ---> Chọn mẫu thích hợp ---> Thi hành
 11 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tiền lương
 Tháng không chọn được mà 
 nó được nhận biết bởi đồng 
 hồ máy tính
 Với mục đính chuyển dữ liệu của tháng hiện hành lưu trữ lại và chạy bảng 
lương chi trả cho người lao động.
 Bước 4. In bảng chi trả tiền lương cho người lao động, và các biểu mẫu ngân 
hàng
- Bao cao All ---> Bao cao chi tra A ---> Thi hành
 Tháng có thể được chọn tùy theo 
 người dùng
- In thanh toán A
- In thẻ nội bộ
 13 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tiền lương
 Bước 5: Chuyển thông tin về tiền lương của tháng đó cho người lao động thông 
qua hộp thư điện tử hoặc công bố trên trang Web của đơn vị.
 II.4.2 Hướng dẫn đơn vị cấp trên.
- Bao cao cap tren All ---> Thi hành
 Phần dành cho đơn vị cấp trên tổng hợp các đơn vị cấp dưới và nhận thông tin 
từ đơn vị cấp dưới. phần này sẽ hướng dẫn ngay trên phần mềm trong quá tình sử 
dụng. 
 II.5. Công thức được lập trình:
- Mức tiền lương cơ bản = Hệ số lương * Mức lương tối thiểu 
- Mức tiền lương phụ cấp chức vụ = Hệ số phụ cấp chức vụ * Mức lương tối thiểu
- Mức tiền lương phụ cấp khu vực = Hệ số phụ cấp khu vực * Mức lương tối thiểu .
- Mức tiền lương phụ cấp ưu đãi= Mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp chức vụ lãnh 
đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung(nếu có)* Tỷ lệ % phụ cấp ưu đãi được hưởng. 
- Mức tiền lương phụ cấp thu hút= Mức lương hiện hưởng cộng phụ cấp chức vụ lãnh 
đạo và phụ cấp thâm niên vượt khung(nếu có)* Tỷ lệ % phụ cấp thu hút được hưởng. 
 15 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự tiền lương
- Mức trừ nghỉ ốm(người lao động)= Tổng Mức lương hiện hưởng; phụ cấp chức vụ 
lãnh đạo; phụ cấp thâm niên vượt khung; phụ cấp thâm niên nghề (nếu có)/26* số 
ngày nghỉ.
 II.6. Những phiên bản đã qua sử dụng:
 - Phiên bản 01 (01/08/2009): Quanlyluong2009 – Phiên bản này việc trừ BHYT 
có tính cho hệ số phụ cấp khu vực.
 - Phiên bản 02 (15/12/2009): QlyluongND62BHYT - Phiên bản này việc trừ 
BHYT không tính cho hệ số phụ cấp khu vực - Thay đổi DATA_LUONG
 - Phiên bản 03 (01/01/2010): Qlyluong2010 – Phiên bản đầu năm 2010 tăng 
mức đóng BH. Nâng cấp phần mềm và đóng gói phần mềm Setup_CTQLy_Luong03. 
 - Phiên bản 04 (01/10/2010): Qlyluong2010 Phiên bản 04 – thêm một số biểu 
mẫu theo thông tư 185/2010/TT-BTC bổ sung cho quyết định 19
 - Phiên bản 05.01 (01/09/2011): Qlyluong2011 Phiên bản 05.01. Thay đổi 
DATA_LUONG. Bổ sung vào bảng lương thêm ba cột: Thâm niên ngành; phụ cấp 
công vụ; phụ cấp lâu năm.
 Thay đổi tên tập tin đóng gói : Setup_Quan lyluong2011
 CD Key setup: 25-07-2007-0914461968
 II.7. Hướng phát triển của phần mềm trong tương lai
- Trong tương lai phần mềm sẽ chạy theo kiểu kết nối seve qua hệ thống đường truyền 
intenet, dữ liệu được phân quyền cho các đơn vị sử dụng.
- Thông tin đưa vào từ máy đơn (máy đơn vị trực thuộc 1; 2; n)
- Máy chủ nhận thông tịn từ máy con, kiểm tra, lưu trữ, phân tích in tổng hợp 
 Sơ đồ mô phỏng:
 Máy đơn vị cấp dưới 1
 Máy đơn vị cấp dưới n ..
 Máy tính chủ - Máy trung tâm 
 Máy đơn vị cấp dưới 2 nhận dữ liệu, điều hành
III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC TỪ PHẦN MỀM
- Qua quá trình ứng dụng phần mềm quản lý tiền lương và nhân sự trong 2 năm từ 
thực tế hiện nay có 32 đơn vị trực thuộc Phòng Giáo dục Khánh Vĩnh đang sử dụng và 
 17