Sáng kiến kinh nghiệm Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán

 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
 TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
A.ĐẶT VẤN ĐỀ
 Trong cuộc sống tất bật hiện nay, mọi việc đều được đơn giản và tối ưu hóa thời gian 
thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý các công việc hàng ngày. CNTT đã 
và đang phát triển, có mặt ở hầu hết tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội, không có lĩnh vực 
nào, không có nơi nào không có mặt của CNTT. Không nằm ngoài sự phát triển đó hầu như 
trong các tổ chức, cơ quan ban ngành nói chung và đơn vị trường học nói riêng thì việc ứng 
dụng CNTT trong công tác dạy học, quản lý điều hành đơn vị lại được chú trọng và ứng 
dụng rất nhiều đặc biệt là trong công tác kế toán. 
 Kế toán là bộ phận quan trọng không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, đơn vị, tổ chức nào 
nói chung và trường học nói riêng, kế toán là bộ phận tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực 
hiện chức năng tổ chức, quản lý trong công tác Tài chính – Kế toán theo chế độ Nhà nước 
ban hành.Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính 
thường xuyên, kịp thời và chính xác của thông tin. Theo đà phát triển của công nghệ thông 
tin hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong công tác kế toán là vô cùng cần thiết và mang tính 
thiết yếu, không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận 
lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ 
máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán. Đó cũng là lý do tôi chọn đề tài “Ứng dụng công 
nghệ thông tin trong công tác kế toán”. 
B. NỘI DUNG
I. THỰC TRẠNG
1. Thuận lợi
 - Luôn được sự quan tâm và chỉ đạo sâu sát của bộ phận kế toán Phòng GD-ĐT TX 
Giá Rai.
 - Được trang bị khá đầy đủ hệ thống máy vi tính, máy in và đường truyền Internet 
nhằm hiện đại hóa trong trao đổi thông tin và cũng để đáp ứng nhu cầu học tập, nâng cao 
trình độ chuyên môn nghiệp vụ. 
 1 nhanh nhất từ nhiều người. Tạo một Google trang tính trên Google drive để lấy số liệu từ 
giáo viên, sau khi gửi mẫu này đi thì giáo viên nhập xong là ta có bảng dữ liệu khá hoàn 
chỉnh. Sau đây tôi xin chia sẽ ứng dụng google trang tính để thu thập danh sách học sinh có 
thẻ BHYT thuộc đối tượng được nhà nước hỗ trợ 100% từ giáo viên để làm báo cáo lên cấp 
trên. Cụ thể các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào Google drive 
- Trên giao diện gmail đăng nhập vào Google drive
 1.Nhấp vào 
 các ô chấm
 2.Chọn mục 
 Drive
Bước 2: Tạo mẫu trực tiếp trên Google trang tính hoặc tải các biểu mẫu từ Excel lên 
Google drive rồi lưu dưới dạng google trang tính
 • Tạo mẫu trực tiếp trên Google trang tính:
 3 • Tải các biểu mẫu từ Excel lên Google drive:
- Từ giao diện như hình bên dưới ta không chọn google trang tính mà ta chọn mục “Thư 
 mục” để tạo thư mục chứa tệp tải lên
 Chọn thư mục
 5 Chọn mới
- Xuất hiện hộp thoại sau
 Chọn tải tệp lên
 7 • Lưu ý: Để chia sẽ dữ liệu ta nên mở tệp Excel dưới dạng google trang tính và lưu 
 Google drive 
- Double click vào tệp Excel vừa tạo xuất hiện cửa sổ sau:
 1.Sổ nút mũi tên xuống
 2.Click chọn google trang tính
- Xuất hiện hộp thoại sau
 1. Click vào Tệp
 2.Chọn Lưu dưới dạng google trang tính
 9 Nhấp mở trang tính
- Tiếp theo người được chia sẽ tiến hành nhập trực tiếp lên gmail vừa mở mà không cần 
 phải tải về (hoặc nếu không muốn nhập trực tiếp lên google trang tính ta có thể nhập lên 
 Excel rồi copy dán lên trang tính)
 Người được chia sẽ tiến hành nhập 
 dữ liệu bình thường như trên Excel
Bước 5: Tiến hành khóa trang tính và tải trang tính về để tổng hợp báo cáo
• Khóa trang tính: 
 - Sau khi hết thời hạn nhập báo cáo ta vào lại google trang tính đã chia sẽ để khóa trang 
tính sau: 
 11 Nhấn lưu
 - Sau khi chuyển từ chế độ Người chỉnh sửa sang Người xem thì lúc này người được 
 chia sẽ chỉ được xem chứ không thể nhập liệu vào google trang tính.
 • Tải trang tính: 
 Sau khi thực hiện khóa trang tính thì ta tải trang tính về để dưới dạng Excel để tiến hành 
lập và gửi báo cáo .
 - Vào google trang tính đã chia sẽ ta thực hiện các thao tác sau;
 1. Nhấp vào tệp
 3.Chọn Microsofl Excel
 2.Nhấp chọn tải 
 xuống
 13 Là một nhân viên kế toán thì việc thống kê và nhập số liệu vào file Excel là chuyện khá 
thường xuyên, và tôi nghĩ là chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đều chán ngán với những con 
số, hay tên họ và các thông tin dữ liệu ngày tháng năm....với hàng tá thông tin cần cập nhật, 
đôi khi gặp nhiều sai xót, nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu vì thế tôi đã tạo Form nhập liệu 
trên Microsoft Excel, nó hỗ trợ tôi thiết lập các thông tin trong bảng tính được chính xác và 
dễ dàng hơn. Qua đó nâng cao hiệu suất làm việc trên ứng dụng Excel của mình và quan 
trọng hơn là hạn chế thấp nhất việc nhầm lẫn khi nhập liệu. Sau đây tôi xin chia sẽ cách tạo 
Form cũng như nhập liệu trên Form như sau:
Bước 1: Thiết lập công cụ tạo From ra ngoài Menu Tab Excel
 - Mở ứng dụng Excel lên và thiết lập các tiêu đề mình cần có trong bảng tính như hình 
 dưới. Sau đó quét chọn/ bôi đen vùng tiêu đề => rồi click chọn Tab Insert => và 
 chọn Table. 
 2.Vào Insert 
 3.Chọn table
 1.Tô đen tiêu đề
 -Xuất hiện hộp thoại sau
 15 2.Sổ nút mũi tên xuống chọn 
 Commands not in the Ribbon 
 1.Vào Customze
 4.Chọn Add
 3. Lăn thanh trượt chọn Form
 5. Chọn OK
Bước 2: Nhập liệu trên From Excel
 - Chọn vùng tiêu đề => sau đó click vào Form.
 2.Vào Form
 1. nhấp vào tiêu đề
 17 1. Nhấn new để nhập tiếp tục
- Và đây là kết quả bảng tính Excel mà tôi nhập lên từ From.
 19 trên.... Giáo viên có thể áp dụng Form Excel để nhập danh sách học sinh hoặc kết quả học 
tập của học sinh... 
IV. BÀI HỌC KINH NGHIỆM:
 - Trang bị máy tính và hệ thống Internet với dung lượng lớn. 
 - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là hết sức cần thiết, Kế toán cần 
trang bị kiến thức về tin học. Có thể học qua sách, Internet, qua những đồng nghiệp giỏi tin 
học...
 - Thường xuyên đọc các bài viết về những ứng dụng tin học trong công tác kế toán 
trên các trang mạng để có thể học hỏi, áp dụng chúng cho công việc của mình.
 - Luôn luôn trau dồi học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, Tìm tòi tài 
liệu, sách báo, internet....
 - Những ứng dụng CNTT nào cần có sự phối hợp của đội ngũ giáo viên thì phải tổ 
chức hướng dẫn cho giáo viên cách thực hiện.
 - Tham gia đầy đủ các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên môn do ngành đề ra.
 - Tham gia đầy đủ các lớp tập huấn sử dụng phần mềm MISA, phần mềm quản lý tài 
sản, và những ứng dụng CNTT nhiều hoat động khác...
C. KẾT LUẬN
 Cùng với phần mềm kế toán MISA được ngành trang bị thì việc ứng dụng CNTT 
giúp cho tôi phần nào giảm bớt thời gian, gánh nặng và sự bộn bề trong công tác kế toán đặc 
biệt là công việc thu thập dữ liệu và nhập liệu đó là một khâu chiếm nhiều thời gian và công 
sức nhất. Đông thời cũng nhờ chính sự nổ lực không ngừng và tin thần tự học hỏi của bản 
thân đã phần nào giúp tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công. Tuy nhiên, không dừng 
lại ở đó tôi sẽ không ngừng tìm tòi học hỏi, tích lũy kinh nghiệm để từng ngày trang bị thêm 
những kiến thức và kinh nghiệm mới cho mình để thực hiện thật tốt nhiệm vụ được giao.
 21