Sáng kiến kinh nghiệm Thực hiện các giải pháp trong công tác quản lý chứng từ, hồ sơ sổ sách kế toán tại trường Mầm non

 THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ 
 CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG MẦM NON
 I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
 Chứng từ, sổ sách kế toán là một trong các loại hồ sơ quan trọng, là minh 
chứng thể hiện tình hình thu - chi của đơn vị. Đồng thời, còn là điều kiện để lưu 
trữ, làm cơ sở thanh toán, quyết toán với Phòng Giáo Dục - Đào Tạo. Từ đó, là căn 
cứ để theo dõi những phát sinh về tiền lương và các khoản chi hoạt động thường 
xuyên và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ 
cho công tác chăm sóc giáo dục trẻ của nhà trường đầy đủ và kịp thời đúng quy 
định.
 Trong nghiệp vụ kế toán thiết lập chứng từ, hồ sơ sổ sách là một công việc 
rất quan trọng vì công việc này thể hiện hoạt động tài chính của nhà trường. Chứng 
từ, sổ sách kế toán là một loại giấy tờ có giá trị tương đương với tiền , nó phản ảnh 
tình hình thu chi của nhà trường. Chính vì thế, công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế 
toán tốt là một trong những biện pháp quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản 
lý tài chính của đơn vị. 
 Qua nhiều năm công tác làm kế toán tại trường, tôi nhận thấy việc bảo quản, 
quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là một vấn đề rất khó khăn nên tôi đã tìm hiểu, 
học hỏi và nghiên cứu để tìm ra những giải pháp hay, cách làm mới đạt hiệu quả 
cao mà đã tồn tại trong những năm qua mà tôi còn vướng phải nhằm nâng cao chất 
lượng bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán đúng theo nguyên tắc tài chính. 
Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, bản thân tôi chọn đề tài “Thực hiện các giải 
pháp trong công tác quản lý chứng từ, hồ sơ sổ sách kế toán tại trường Mầm 
non”.
 II. NỘI DUNG:
 1.Thực trạng
 Trường Mầm non Hương Sen tại ấp 19, xã Phong Thạnh, Thị xã Giá Rai, 
tỉnh Bạc Liêu, là trường vùng nông thôn của Thị xã Giá Rai. Gồm có 01 điểm 
trung tâm và 02 điểm lẻ được đặt tại ấp 19A và ấp 23. 3
bạc như học phí, tiền hỗ trợ ăn trưa, hỗ trợ chi phí học tập cho học sinh là các 
khoản chủ yếu sẽ rút tiền mặt qua ngân hàng. Sau khi thực hiện đầy đủ các chứng 
từ theo quy định về nguồn kinh phí muốn rút như giấy rút ,bảng kê, danh sách. Kế 
toán sẽ làm giấy rút dự toán ngân sách có đầy đủ chữ ký của kế toán, hiệu trưởng 
sau đó thủ quỹ nhà trường đi rút tiền mặt từ ngân hàng về kế toán làm phiếu thu có 
chữ ký của kế toán, thủ quỹ, Hiệu trưởng ký nhận rồi mới được nhập quỹ tiền mặt, 
hàng tháng tôi sẽ kiểm tra lại tính chính xác, đầy đủ của các chứng từ này và sắp 
xếp theo thứ tự từng tháng thực hiện công việc. 
 Sau khi kết thúc quý tôi sẽ đóng quyển và ghi sổ theo từng quý I, II, III, IV. 
Khi hết năm tài chính tôi sẽ tổng hợp thành bảng xem trong năm đó đã rút thực chi 
tiền mặt hết bao nhiêu tiền, từ nguồn nào, còn bao nhiêu tiền để cân đối ngân sách. 
Cuối cùng tôi sẽ lưu vào tủ hồ sơ để bảo quản lâu dài.
 * Chứng từ chi của đơn vị.
 Chứng từ chi bằng tiền mặt của nhà trường là các phiếu chi, giấy đề nghị 
thanh toán, hóa đơn cho các cửa hàng nơi mua hàng hóa vật tư phục vụ cho các 
hoạt động của nhà trường, cho phụ huynh khi nhận tiền từ các khoản hỗ trợ của trẻ 
trong năm học sau khi rút tiền mặt từ ngân hàng chúng tôi sẽ tiến hành chi trả tiền 
mặt, khi chi trả tiền mặt tôi yêu cầu phụ huynh phải ký nhận người nhận tiền, ghi 
rõ ngay tháng năm và kèm theo giấy chứng minh nhân dân. Khi chi trả xong, 
chúng tôi sẽ tập hợp các phiếu chi theo từng quý, từng năm tài chính, đóng quyển 
lưu trữ vào tủ hồ sơ.
 * Kiểm tra chứng từ gốc hằng ngày trước khi lưu trữ
 Cuối ngày kế toán kiểm tra lại chứng từ gốc, chứng từ nào có thiếu sót thì 
bổ sung ngay, sau đó sắp xếp theo thứ tự lưu trữ vào tủ hồ sơ.
 Kiểm tra trên chứng từ gốc như sau:
 Số tiền thanh toán từ chi tiết đến tổng hợp (bằng số, bằng chữ)
 Ngày, tháng chứng từ.
 Tên người mua, người bán.
 Địa chỉ người mua, người bán.
 Chữ ký người mua,người bán, người nhận. 5
 Sau khi thực hiện chi trả bằng hình thức chuyển khoản tôi sẽ kiểm tra các 
chứng từ sau đó đóng quyển sắp xếp theo từng quý I, II, III, IV ghi sổ và lưu trữ 
phục vụ công tác thanh kiểm tra sau này.
 Đối với các khoản chuyển bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp hàng tháng sau 
khi chuyển xong tôi sẽ tập hợp các chứng từ theo từng tháng và từng quý vào một 
sơ mi và lưu vào tủ hồ sơ.
 *Chứng từ thu sự nghiệp của đơn vị.
 Đơn vị chúng tôi có hai lần thu học phí của học sinh trong năm học vào học 
kỳ I và học kỳ II. Sau khi thu tiền của phụ huynh học sinh chúng tôi sẽ ra phiếu thu 
đầy đủ, sau đó thủ quỹ nhà trường mang nộp cho kho bạc vào tài khoản tiền gửi 
của đơn vị, rồi tập hợp các chứng từ này đóng quyển riêng.
 * Phân loại chứng từ:
 Để tổng hợp tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp thuận 
lợi cho vịêc kiểm tra, kiểm soát các khoản thu - chi quản lý tài chính của đơn vị tốt 
cần đảm bảo kịp thời đầy đủ chính xác và khoa học.
 Khi tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán quý, ngoài việc cập nhật ghi 
chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội dung các mục chi để 
tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp vụ thanh toán khác nhau phải theo đúng 
luật ngân sách Nhà nước cụ thể như mục được chi tiết như sau:
 Ví dụ:
 Mục 600 Tiền lương
 Tiểu mục 6001: Lương theo ngạch, bậc
 Tiểu mục 6003: Lương hợp đồng theo chế độ
 Mục 6550 Vật tư văn phòng
 Tiểu mục 6551: Vật tư văn phòng
 Tiểu mục 6552: Mua sắm công cụ, dụng cụ văn phòng
 Tiểu mục 6599: Vật tư văn phòng khác
 Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng kẹp bướm 
kẹp ở phần đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi đã tổng hợp. Làm như vậy sẽ 
giúp chúng ta kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ, lên biểu mẫu báo cáo quyết toán 7
thuận lợi hơn. Khi sử dụng phần mềm Misa và ứng dụng công nghệ thông tin vào 
công việc tôi thấy chất lượng công việc được nâng cao,nhanh hơn, cụ thể hơn so với 
trước rất nhiều. Việc làm lương và kiểm soát việc sử dụng ngân sách được tiến hành 
thuận lợi nhanh chóng chính xác, đúng mẫu theo quy định. Việc tính toán được nhanh 
chóng chính xác do các công thức tính toán đã được cài đặt sẵn trong phần mềm qua 
đó tránh được việc sai số do làm không đúng công thức. 
 Qua đó việc quản lý hồ sơ chứng từ tài chính cũng được nhanh chóng thuận lợi 
chính xác hơn. Trước khi các hồ sơ kế toán đó được lưu thì nhân viên kế toán phải 
kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ, sổ sách đó. Đối với các công việc 
thực hiện trên máy tính và các phần mềm thì phải in ra có đầy đủ chữ ký của các 
bên liên quan và của thủ trưởng đơn vị, có dấu đỏ của nhà trường, kho bạc.. 
Tránh tình trạng làm trên máy tính và phần mềm không in ra giấy mà lưu luôn trên 
máy, khi xảy ra mất máy tính hoặc hỏng máy tính phần mềm thì sẽ không có các 
chứng cứ chứng minh cho việc thu chi, mua bán. Khi làm việc trên máy tính cũng 
cần phải tránh việc bị Virut làm mất các thông tin số liệu, do đó trên máy tính của 
tôi cài đặt phần mềm diệt virut có bản quyền và thường xuyên diệt vi rút, đảm bảo 
cho máy tính tránh được sự xâm nhập và phá hủy dữ liệu của virut một cách tối 
đa.. 
 2.4 Giải pháp thực hiện đạt hiệu quả các loại báo cáo, sổ sách kế toán 
đúng theo nguyên tắc tài chính đến công tác tài chính.
 Thực hiện đầy đủ các biểu mẫu báo cáo quyết toán của quý, năm theo quy 
định.
 Ví dụ : Báo cáo quyết toán : Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động, thuyết 
minh báo cáo quyết toán ,báo cáo chi tiết từ nguồn NSNN và nguồn phí được khấu 
trừ để lại.
 Báo cáo tài chính: Báo cáo tình hình tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, 
thuyết minh báo cáo tài chính, bảng đối chiếu dự toán.
 Hàng tháng, quý tôi phải làm các báo cáo tài chính, báo cáo liên quan điến 
việc tăng giảm bảo hiểm xã hội khi có người nghỉ ốm đau, thai sản. Các loại báo 
cáo này cũng được tôi tập hợp theo từng tháng từng quý, lưu trữ lâu dài. Báo cáo 9
các phần mềm như phần mềm kế toán Misa, phần mềm thực hiện các khoản thu 
khả năng ứng dụng công nghệ thông tin đạt hiệu quả thực hiện nhiệm vụ kế toán 
kịp thời, chính xác. Tôi đã thực hiện đầy đủ các chứng từ, sổ sách kế toán và thanh 
quyết toán kịp thời đúng thời gian qui định của cấp trên, theo từng năm tài chính, 
năm học. Đáp ứng Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp mới theo Thông tư 
107/2017/TT-BTC.Thực hiện xuất khẩu bộ Báo cáo tài chính, Báo cáo quyết 
toán theo Thông tư 107/2017 phục vụ công tác tổng hợp báo cáo về các cấp Lãnh 
đạo theo quy định.
 4. Bài học kinh nghiệm:
 Để tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả 
cao cho đơn vị. Đòi hỏi trước tiên bản thân của nhân viên kế toán phải không 
ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh 
hoạt hoàn cảnh thực tế của đơn vị nên công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu 
quả cao.
 Bản thân phải tìm tòi, học hỏi từ đồng nghiệp kịp thời sửa chữa các lỗi kỹ 
thuật, sắp sếp hồ sơ cho khoa học nhằm giúp nâng cao chất lượng quản lý công tác 
tài chính.
 Làm công tác kế toán phải nắm rõ thực trạng của đơn vị, xác định tầm quan 
trọng của chứng từ, sổ sách kế toán từ đó đề ra chương trình hoạt động bảo quản 
cho phù hợp và đề ra biện pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang tính khả 
thi.
 5. Khả năng ứng dụng
 - Được áp dụng cho công tác kế toán tại trường Mầm non Hương Sen và cho 
các đơn vị trường học khác trong thị xã.
 III. Kết luận:
 1. Kết quả ứng dụng:
 Được sự quan tâm của Lãnh đạo và bộ phận tài vụ Phòng Giáo Dục – Đào 
Tạo Thị Xã Giá Rai và được sự phối hợp tốt với các bộ phận có liên quan nhiệt 
tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.