Sáng kiến kinh nghiệm Phương pháp số hóa để xác lập hồ sơ kiểm sát trong giai đoạn sơ thẩm

 VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH
 VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ MỸ
 SÁNG KIẾN CÔNG TÁC
 PHƯƠNG PHÁP SỐ HÓA ĐỂ XÁC LẬP
 HỒ SƠ KIỂM SÁT TRONG GIAI ĐOẠN SƠ THẨM
 Người thực hiện: LÊ THANH BÌNH
 Đơn vị: Viện kiểm sát nhân dân huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định.
 Năm 2019
 1 Đề tài sáng kiến: 
 PHƯƠNG PHÁP SỐ HÓA ĐỂ XÁC LẬP
 HỒ SƠ KIỂM SÁT TRONG GIAI ĐOẠN SƠ THẨM
 PHẦN CHUNG
 Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ 
thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu 
trữ. Số hóa tài liệu hồ sơ vụ án thành dữ liệu lưu trữ điện tử là biện pháp tối ưu, với 
số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, trích xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông 
tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm tối đa cho việc chi phí để xác lập hồ sơ kiểm sát, 
quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra, số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể tái sử 
dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau 
trong tương lai. 
 I- MỤC ĐÍCH
 Số hóa để xác lập hồ sơ kiểm sát là nhằm chuyển các dữ liệu trên giấy tờ 
(thủ tục tố tụng, tài liệu, chứng cứ vụ án) từ hình ảnh bản cứng trên giấy thành 
dữ liệu hình ảnh, file PDF lưu trữ trên máy tính, điện thoại thông minh thông qua 
một chiếc máy scan hoặc máy ảnh, điện thoại smartphone, nhằm bảo quản một 
cách gọn gàng, cẩn thận để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết hay phòng trừ trường 
hợp bị thất lạc, thuận lợi cho việc tìm kiếm và lưu trữ, giảm bớt chi phí cho việc 
xác lập hồ sơ kiểm sát. Hơn nữa, nếu đã lưu vào máy tính, điện thoại thông minh 
bằng thẻ nhớ thì Kiểm sát viên có thể trích xuất bất cứ lúc nào khi cần thiết để đọc, 
nhớ các tình tiết vụ án hoặc phục vụ kịp thời cho công tác kiểm sát điều tra, truy tố 
và xét xử đối với vụ án.
 Mặt khác, nhằm phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo xử lý án đối với lãnh 
đạo cơ quan.
 II- YÊU CẦU
 - Kiểm tra viên, Kiểm sát viên được phân công xác lập hồ sơ kiểm sát đối 
với án hình sự, dân sự, hành chính phải tự học hỏi, nghiên cứu để nâng cao trình độ 
công nghệ, tin học, sử dụng thành thạo máy vi tính, máy chụp hình, máy scan hoặc 
điện thoại thông minh để số hóa hồ sơ được thuận lợi.
 - Thành quả của việc số hóa tài liệu là vô cùng to lớn, góp phần quan trọng 
vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn bản gốc tài liệu, tạo ra phương thức mới về khai 
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Song, số hóa tài liệu cũng tiềm ẩn nguy cơ về sự sai 
lạc thông tin so với bản gốc và đặc biệt có nguy cơ cao về việc để mất cơ sở dữ 
liệu. Vì vậy, đòi hỏi phải bảo quản, sử dụng kho dữ liệu số rất cẩn thận.
 - Hồ sơ sau khi tiếp nhận được số hóa dưới dạng file PDF và lưu vào folder 
theo thứ tự thời gian và theo đối tượng nên bắt buộc phải ghi đầy đủ các cột mục 
trong file word: Mục lục hồ sơ. Sau khi kết thúc giải quyết vụ án thì tiến hành số 
hóa toàn bộ hồ sơ nén lại thành tập tin để lưu trữ theo quy định của pháp luật, tránh 
sửa chữa, thất lạc.
 3 Bước 1: Tạo folder trên máy tính
 Căn cứ số người tham gia tố tụng trong vụ án để tạo folder cho phù hợp.
 Trước tiên, chúng ta tạo folder: HỒ SƠ VỤ ÁN.. (H) (Nguyễn Văn A, 
Điều 134 BLHS)
 Trong folder (H) này chúng ta tiếp tục tạo ra các folder cụ thể như sau: 
 + Tạo folder: THỦ TỤC TỐ TỤNG (H1)
 + Tạo folder: BỊ CAN (H2). Nếu vụ án có nhiều bị can thì tạo nhiều 
folder và ghi tên bị can đầu vụ và folder ghi tên từng bị can khác.
 Để dễ trích xuất hồ sơ thì trong folder (H2) này chúng ta tiếp tục tạo thêm 
các folder khác và đặt tên như: folder: Tài liệu trước khởi tố (H2.1), folder: Tài 
liệu nhận ngày. (H2.2) (ví dụ 30/3/2019), folder: Tài liệu nhận ngày. (H2.3) 
(ví dụ 05/4/2019) (nhận tài liệu ngày nào ta tạo folder lưu ngày đó để dễ theo dõi, 
dễ nhớ).
 + Tạo folder: BỊ HẠI (H3) (nếu nhiều bị hại thì tạo folder cho từng bị hại).
 Tiếp theo folder (H3), chúng ta tạo ra nhiều folder cụ thể như folder: Tài liệu 
có trước khởi tố (H3.1), folder: Tài liệu có sau khởi tố (H3.2).
 + Tạo folder: NHÂN CHỨNG (H4)
 Tiếp theo folder (H4), ta tạo tiếp nhiều folder cụ thể như folder: Tài liệu có 
trước khởi tố (H4.1), folder: Tài liệu nhận ngày.(H4.2) (ngày nhận được tài liệu)
 + Tạo folder: NGUYÊN ĐƠN DÂN SỰ (H5)
 + Tạo folder: BỊ ĐƠN DÂN SỰ (H6)
 + Tạo folder: TÀI LIỆU VẬT CHỨNG (H7)
 Tiếp tục folder (H7) chúng ta tạo ra nhiều folder cụ thể khác như folder: Tài 
liệu có trước khởi tố (H7.1), folder: Tài liệu có sau khởi tố (H7.2).
 + Tạo folder: TÀI LIỆU TRUY TỐ (H8).
 + Tạo folder: TÀI LIỆU XÉT XỬ (H9).
 Lưu ý: Tạo folder nhiều hay ít là do cách sắp xếp lưu trữ của Kiểm sát viên, 
miễn sao dễ nhớ và dễ truy cập là tốt. Nhiều folder thì dễ truy tìm tài liệu hơn ít 
folder nhưng không thế mà chúng ta tạo nhiều folder quá.
 Bước 2: Tạo 3 file word trong folder: HỒ SƠ VỤ ÁN (H):
 - Tạo file word 1: BẢNG TRÍCH CỨU HỒ SƠ VỤ ÁN
 PHẦN THỦ TỤC TỐ TỤNG
 Tên tài liệu Nội dung cần 
 Ngày trích Tên folder 
 trích cứu hồ trích cứu hồ Số PDF Số bút lục Ghi chú
 cứu hồ sơ lưu trữ
 sơ sơ
 Ngày 
 03/9/2018 
 tôi có dùng 
 cây tre đánh 
 anh B bị 
 Biên bản lấy 
 thương tích 
 lời khai Pdf (sau khi có 
 21/3/2019 ở đầu, tôi đã BỊ CAN A
 Nguyễn Văn 003456 ghi sau)
 bồi thường 
 A
 cho anh B 3 
 triệu đồng 
 nhưng anh B 
 không nhận 
 mà một mực 
 5 PHẦN BỊ ĐƠN DÂN SỰ
Ngày 
 Tên tài liệu Nội dung cần 
trích Tên folder 
 trích cứu hồ trích cứu hồ Số PDF Số bút lục Ghi chú
 cứu lưu trữ
 sơ sơ
hồ sơ
 PHẦN TÀI LIỆU LIÊN QUAN
Ngày 
 Tên tài liệu Nội dung cần 
trích Tên folder 
 trích cứu hồ trích cứu hồ Số PDF Số bút lục Ghi chú
 cứu lưu trữ
 sơ sơ
hồ sơ
 - Lập file word 2: NHẬT KÝ KIỂM SÁT ĐIỀU TRA
 - Kiểm sát 
 Ngày Nội dung Những mâu 
 viên Kết quả
 tháng yêu cầu điều thuẫn cần Kiến nghị Ghi chú
 - Kiểm tra Điều tra
 năm tra làm rõ
 viên
 Nội dung ĐTV phải Ngày 
 làm rõ số A và H khai làm rõ các 4/4/2019 
 lần trộm tài sản trộm nội dung theo KSV tham 
 Bản yêu cầu 
30/3/2019 Lê Văn V cắp ở Mỹ cắp bán cho yêu cầu và gia hỏi cung 
 điều tra
 Thắng người khác làm rõ người bị can H, A 
 ĐTV chưa nhau tiêu thụ tài cùng với 
 làm rõ sản trộm cắp ĐTV.
 - Lập file word 3 : MỤC LỤC HỒ SƠ VỤ ÁN
 FOLDER THỦ TỤC TỐ TỤNG
 Ngày nhận Tên tài liệu, Tên folder 
STT Số PDF Số bút lục Ghi chú
 tài liệu chứng cứ lưu trữ
 01 09 (Bút lục 
(ghi sau sau khi kết 
 Quyết định 
khi hoàn thuc điều tra, THỦ TỤC 
thành số 20/3/2019 khởi tố vụ án Odf 00345
hóa toàn KSV đối TỐ TỤNG
bộ hồ sơ hình sự
bàn giao chiếu rồi ghi 
lưu trữ) sau)
 7 Kiểm tra viên, Kiểm sát viên cần lưu ý vấn đề gì thì mở file word: NHẬT KÝ 
ĐIỀU TRA ra ghi vào nhật ký để thực hiện tiếp theo. Thực hiện xong các thao tác 
ở file word 1,2,3 như đã nêu trên, Kiểm sát viên tiến hành đóng dấu kiểm sát điều 
tra vào tài liệu, chứng cứ và thực hiện số hóa tài liệu, chứng cứ đó để xác lập hồ sơ 
kiểm sát và lưu trữ trong các folder tương tứng.
 Lưu ý: 3 file word nêu trên bắt buộc Kiểm sát viên, Kiểm tra viên kiểm sát 
điều tra phải cập nhật đầy đủ thông tin trước khi tiến hành đóng dấu kiểm sát điều 
tra và số hóa tài liệu, chứng cứ để nắm chắc nội dung vụ án, định hướng điều tra và 
có cơ sở để trích xuất hồ sơ vụ án.
 Bước 4: Số hóa các tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ án trong giai đoạn 
phê chuẩn 
 Số hóa tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ bằng cách dùng máy scan, máy 
chụp hình, điện thoại thông minh, máy quét. để sao chụp các tài liệu, chứng cứ 
có trong hồ sơ có tại thời điểm để chuyển tài liệu, chứng cứ bằng giấy thành file 
PDF lưu vào các folder cụ thể đã tạo trong folder HỒ SƠ VỤ ÁN trên máy tính 
tương ứng với từng loại tài liệu, chứng cứ, đối tượng theo các folder cụ thể. Để 
tránh nhầm lẫn, sai sót trong quá trình lưu trữ thì trước khi số hóa tài liệu (scan, 
chụp hình) chúng ta phải định hướng, sắp xếp tài liệu theo thứ tự đã vào file: MỤC 
LỤC HỒ SƠ, mỗi trang giấy, mặt giấy khi scan hay chụp hình là một số và sau khi 
số hóa (có số) chúng ta phải ghi số đó vào cột “số PDF” trong file word: MỤC 
LỤC HỒ SƠ để làm căn cứ trích xuất về sau. Tài liệu, chứng cứ khi đã số hóa thì 
lưu trữ dưới dạng file PDF (ảnh) nên không thể sửa chữa hay tẩy xóa được. Muốn 
đọc tài liệu Kiểm sát viên phải mở file word Mục lục hồ sơ ra xem để biết tên 
folder lưu và số PDF để cập nhật. Ví dụ muốn đọc lời khai của bị can trước khi 
khởi tố thì mở file word Mục lục hồ sơ ra xem lưu ở folder nào (BỊ CAN), PDF số 
mấy (3456) rồi mở folder: TÀI LIỆU TRƯỚC KHỞI TỐ (trong folder BỊ CAN) sẽ 
trích xuất ra tài liệu dưới dạng số hóa để xem, còn việc ghi chép tài liệu chúng ta 
đã ghi trích cứu hồ sơ rồi. 
 Lưu ý: Trước khi ghi vào Mục lục hồ sơ vụ án chúng ta cần sắp xếp văn bản 
tố tụng theo trình tự tố tụng và theo thứ tự thời gian để số hóa và lưu vào folder: 
THỦ TỤC TỐ TỤNG được liên tục. Tương tự, sắp xếp các tài liệu, chứng cứ đã có 
trong hồ sơ theo từng đối tượng (bị can, bị hại, người nhân chứng) để vào mục 
lục hồ sơ và sau khi số hóa lưu vào folder tương ứng của từng đối tượng và lưu vào 
folder: TÀI LIỆU CÓ TRƯỚC KHI KHỞI TỐ để dễ trích xuất. 
 Bước 5: Số hóa hồ sơ sau khi phê chuẩn
 Cũng thực hiện như số hóa trước phê chuẩn, sau khi chúng ta nhận hồ sơ của 
Cơ quan điều tra chuyển đến theo quy định tại Điều 88 BLTTHS (Biên bản lấy lời 
khai bị hại, nhân chứng, Biên bản hỏi cung bị can,) thì Kiểm sát viên thực hiện 
thao tác đọc, nghiên cứu, trích cứu, ghi vào mục lục hồ sơ rồi tiến hành số hóa và 
lưu vào các folder tương ứng (folder: TÀI LIỆU NHẬN NGÀY.), để thuận lợi 
trong việc kiểm sát điều tra vụ án và trích xuất. Cứ thế, chúng ta số hóa hồ sơ và 
lưu trữ đến khi kết thúc điều tra vụ án. Số lượng folder chúng ta tạo ra không hạn 
chế, miễn sao chúng ta lưu dễ hiểu, dễ nhớ và trích xuất nhanh nhất là được.
 Đối với file: NHẬT KÝ KIỂM SÁT ĐIỀU TRA, Kiểm sát viên thường 
xuyên cập nhật để phục vụ cho hoạt động kiểm sát điều tra.
 9