Sáng kiến kinh nghiệm Phương pháp lập, phân loại và lưu trữ hồ sơ trong công tác kiểm định chất lượng giáo dục

 I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
1. Lý do chọn đề tài:
 Để xây dựng trường mầm non Phúc Lợi đạt kiểm định chất lượng giáo dục theo Thông 
tư số 19/2018/TT - BGDĐT ngày 22 tháng 08 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ giáo dục và Đào 
tạo ban hành theo qui định về kiểm định chất lượng Giáo dục và công nhận đạt chuẩn quốc gia 
đối với trường mầm non là việc làm khó khăn đối với nhà trường. Trong những khó khăn đó 
thì khó khăn lớn nhất, khó thực hiện nhất là việc thiết lập danh mục hồ sơ, phân loại và lưu trữ 
hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD&ĐT quy định. Đây là công việc đòi hỏi người làm công 
tác văn thư - lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy 
đủ và sử dụng đạt hiệu quả. Hiện nay, các trường học đang còn nhiều khó khăn và lúng túng 
trong quá trình lập hồ sơ. Để góp phần thúc đẩy các nhà trường thực hiện tốt công tác xây dựng 
“Trường đạt kiểm định chất lượng giáo dục theo Thông tư số 19/2018/TT - BGDĐT” thì công 
việc này đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng công việc, từng giai 
đoạn mà thiết lập hồ sơ vì trong thời đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh như 
thế nào nhưng không thể thiếu những hồ sơ minh chứng.
 Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ là giáo dục toàn diện học sinh trong 
độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn chấp hành chỉ đạo của phòng GD&ĐT và có 
mối quan hệ với các tổ chức, cơ quan, ban ngành các cấp thường xuyên nên trong quá trình 
thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi phải có những quy định về thủ tục hành 
chính văn thư - lưu trữ. Do đó để đảm bảo thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự 
quản lý khoa học, có sự cải cách thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng nhất là công tác 
lập và lưu trữ hồ sơ, đây là một yêu cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực hiện.
 Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi là một nhân viên phụ trách công việc văn 
thư lưu trữ nhà trường rất băn khoăn, trăn trở làm sao để thực hiện công việc này đạt kết quả 
cao. Hồ sơ được sắp xếp, phân loại và lưu trữ khoa học, nhanh chóng khi tìm kiếm để thuận 
lợi trong công việc hàng ngày, nhất là trong công tác kiểm định chất lượng giáo dục của nhà 
trường sắp tới. Đó là lý do tôi chọn đề tài: “Phương pháp lập, phân loại và lưu trữ hồ sơ 
trong công tác kiểm định chất lượng giáo dục” để nghiên cứu.
2. Thời gian, đối tượng, phạm vi nghiên cứu:
- Thời gian nghhiên cứu đề tài: Từ tháng 8/2022 đến tháng 3/2023
- Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp lập, phân loại và lưu trữ hồ sơ tại trường mầm non Phúc 
Lợi, quạn Long Biên, TP Hà Nội.
- Phạm vi nghiên cứu: Lập, phân loại và lưu trữ hồ sơ để xây dựng nhà trường đạt chuẩn kiểm 
định chất lượng giáo dục.
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1.Cơ sở lý luận:
1.1 Cơ sở lý luận khoa học.
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn 
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 19/2018/TT - BGDĐT ngày 22 tháng 08 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ giáo 
dục và Đào tạo ban hành theo qui định về kiểm định chất lượng Giáo dục và công nhận đạt 
chuẩn quốc gia đối với trường mầm non;
Căn cứ Kế hoạch số 05/KH – MNPL ngày 21/03/2018 về kế hoạch phát triển trường mầm non 
Phúc Lợi đến năm 2020;
Căn cứ Hướng dẫn số 105/PGD ngày 31/08/2018 về hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ giáo dục 
mầm non năm học 2018 – 2019;
Căn cứ Kế hoạch số 05/KH - MNPL ngày 18/09/2018 về kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm 
học 2018 – 2019 của trường mầm non Phúc Lợi; lập hồ sơ quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không ít nghĩ rằng 
những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ những 
tài liệu đó, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các tổ nhóm chuyên môn hoặc không lưu giữ đầy 
đủ.
Chính từ những khó khăn đã thúc đẩy tôi một nhân viên văn thư phải tìm ra tìm giải pháp thực 
hiện một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để hoàn thành tốt công việc được giao cũng 
như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.
3. Giải pháp thực hiện:
 3.1. Lập danh mục hồ sơ theo quy định:
- Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản một cách khoa học, giữ được đầy đủ và 
có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày 
có năng suất, chất lượng và hiệu quả đồng thời tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, 
nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng 
và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ 
nói riêng, của nhà trường nói chung.
 - Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và 
nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của nhà trường, biết được những hồ sơ 
tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất 
lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của nhà trường.
- Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ, do đó 
nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các 
yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của nhà trường.
- Danh mục hồ sơ được lập theo 02 cách:
Cách 1: Do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặc công tác lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi 
gửi xuống các phòng, ban đơn vị có liên quan góp ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các 
đơn vị, văn thư cơ quan điều chỉnh, bổ sung và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành.
Cách 2: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh 
mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thư hoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ 
bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành danh mục hồ sơ của toàn cơ quan, trình thủ trưởng cơ 
quan duyệt và ký ban hành. Bản danh mục sẽ được sao in thành nhiều bản gửi xuống các đơn 
vị để thực hiện.
Vào đầu năm, văn thư cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và 
tiêu đề hồ sơ lên bìa và giao cho đơn vị hoặc cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ đó. Trong quá 
trình giải quyết công việc, người lập sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành liên quan đến hồ 
sơ và bìa hồ sơ (kể cả tài liệu tham khảo để giải quyết sự việc đó). Sau khi sự việc đã kết thúc 
(vào cuối năm), thì làm một số công việc cần thiết để hoàn thiện hồ sơ, gồm những nội dung 
dưới đây:
- Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
- Văn thư sao chụp danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân có liên quan để 
thực hiện lập hồ sơ theo danh mục. Trong quá trình thực hiện có hồ sơ dự kiến chưa sát với 
thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá 
nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ 
của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
 3.2. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học
Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với 
một người làm công tác văn phòng và phải kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ hồ sơ. Vì thế, phân 
loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai 
cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình 
tự sau:
Chọn tủ hồ sơ:
 Không nên đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào 
quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:
+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:
Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích 
thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:
Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ 
treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
Phân loại hồ sơ:
 Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc 
kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
+ Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: 
báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị
+ Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ 
như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
Sắp xếp hồ sơ:
 Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp 
xếp theo cách như sau:
+ Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp 
trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
+ Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T 
sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc 
lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu 
từ điển.
+ Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật
- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong
3.3. Quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu của nhà trường.
Sơ đồ lưu hồ sơ
Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu
 BM - 01
 Lập danh mục hồ sơ của các tổ chuyên môn
Các tổ chuyên môn 
 BM - 02
Văn thư nhà trường Tổng hợp danh mục hồ sơ sở
 Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản 
liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, 
quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số đến số để dễ truy tìm.
+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg?w=900, 
đánh số để lưu trữ hồ sơ.
+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ: có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên 
kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng 
ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
Riêng đối với hồ sơ lưu trữ văn thư phải lập sổ sử dụng bản lưu khi có cá nhân hoặc bộ phận 
nào đó cần mượn để khai thác và sử dụng. Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ 
ngày 01/01/đầu năm đến hết 31/12/cuối năm dương lịch. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, 
 bắt đầu từ ngày 01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
 Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định  theo thứ tự thời 
gian, ta dùng kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía bên có ghi tờ danh mục 
mã hóa.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
Ví dụ: Lưu trữ Hồ sơ Cán bộ công chức. 
 Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của CBCC 
bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất đạo đức, trình 
độ năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội.Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng tôi quản 
lý mảng này, nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học mới quản lý được đầy đủ và chính 
xác thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy 
định.
Thành phần hồ sơ CBCC gồm.
- Tập lí lịch - Sơ yếu lí lịch - Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng cấp bản tự kiểm 
điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có) - Phiếu đánh giá công chức hàng năm - các bì 
kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhận xét đánh giá đơn thư - bảng kê thành phần tài 
liệu có trong hồ sơ ).
Trên đây mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau khi xem xét chứng 
kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên tắc buộc phải có, hoặc cho đó là sự 
rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế đây là hồ sơ minh chứng về nhan sự của nhà trường 
trong việc xây dựng nhà trường chuẩn kiểm định chất lượng. Là việc làm có ý nghĩa rất lớn 
cho công tác lưu trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau này khi cần thiết.
4. Hiệu quả của SKKN:
Đề tài là giải pháp cơ bản, hợp lý có tính thực tiễn có thể áp dụng cho các nhân viên làm công 
tác văn thư lưu trữ ở các cơ quan hành chính sự nghiệp nhất là tất cả khối trường học.
Đề tài đã được tổ chức triển khai tại trường mầm non Phúc Lợi và đã được các tổ, khối ứng 
dụng thực hiện công việc chuyên môn nghiệp vụ được phân công đều đạt hiệu quả cao..
Mang tính hiệu quả cao làm cho nhận thức của cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên về công 
tác văn thư lưu trữ nâng lên rõ rệt.
Khả năng soạn thảo văn bản của CBGVNV trong nhà trường có bước tiến bộ rõ rệt về phông 
chữ, kỹ thuật thể thức trình bày, nội dung văn bản.
Các hồ sơ được hình thành trong hoạt động hàng ngày được kẹp trong từng bìa hồ sơ, sắp xếp 
theo các nhóm tài liêu lưu đã quy định.
III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
1. Ý nghĩa của sáng kiến kinh nghiệm:
 Qua việc “lập, phân loại và lưu hồ sơ theo quy định” của bản thân tôi, ngoài việc giúp 
cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà còn giúp cho cán bộ quản lý sắp xếp công