Sáng kiến kinh nghiệm Phương pháp chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường THPT Nghi Lộc 2

 SANG KIEN KINH NGHIỆM
 ĐỀ TÀI:
PHƯƠNG PHÁP CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU
 LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 2
 LĨNH VỰC: QUẢN LÝ MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ ...........................................................................................1
1. Lí do nghiên cứu đề tài.........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề...................................................................................2
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài..........................................................2
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ...........................................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu .....................................................................................3
6. Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm ......................................................4
PHẦN II. NỘI DUNG...............................................................................................5
I.CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG 
TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 2................................................................................5
1. Cơ sở lý luận ........................................................................................................5
2. Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................................................6
3. Vị trí, tầm quan trọng của chính lý tài liệu lưu trữ ..............................................6
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ
TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 2................................................................................6
1. Khái quát về Trường THPT Nghi Lộc 2 ..............................................................6
2. Cơ cấu tổ chức hoạt động của Trường THPT Nghi Lộc 2 ..................................8
3. Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Trường THPT Nghi Lộc 2 .. 8
III. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU........9
1. Tổ chức thực hiện các văn bản pháp lý về công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu
lưu trữ......................................................................................................................10
2. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác lưu trữ và chỉnh lý tài liệu
lưu trữ......................................................................................................................10
3. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ...........................11
4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ......................11
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TRƯỜNG
THPT NGHI LỘC 2................................................................................................12
1. Xây dựng kế hoạch.............................................................................................12
1.1. Mục đích..........................................................................................................12
1.2. Yêu cầu............................................................................................................12
1.3. Nguyên tắc chỉnh lý ........................................................................................13
2. Công tác chuẩn bị chỉnh lý tài liệu ....................................................................13
2.1. Giao nhận tài liệu............................................................................................14
2.2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý.............................15 3. Đối tượng khảo sát.............................................................................................31
4. Kết quả khảo sát về sự cấp thiết và tính khả thi của các giải pháp đã đề xuất .... 
31
PHẦN III. KẾT LUẬN...........................................................................................33
1. Quy trình nghiên cứu .........................................................................................33
2. Hiệu quả đề tài...................................................................................................33
2. Ý nghĩa...............................................................................................................33
3. Kiến nghị và đề xuất..........................................................................................33
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................35
PHỤ LỤC PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ
 1. Lí do nghiên cứu đề tài
 Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Phươngpháp chỉnh lỷ khoa học tài liệu lưu trữ 
tại Trường THPTNghi Lộc 2” được thực hiện từ những lý do chính sau đây:
 Thứ nhất, tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự 
nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Trong nhiều năm qua, tài liệu lưu trữ đã góp phần 
tích cực trong việc nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, 
phục vụ đời sống xã hội và gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc. Tài liệu lưu trữ 
góp phần tái hiện quá trình hình thành và phát triển của đất nước qua các thời kỳ lịch 
sử. Ngay sau khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vừa ra đời, Chủ tịch Hồ Chí 
Minh đã trực tiếp ký ban hành Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 và khẳng định: 
Tài liệu lưu trữ là “... tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”. 
Ngày 4 tháng 4 năm 2011 Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh số 
34/2001/PLUBTVQH10 khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị 
về chính trị,kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và 
công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá 
trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tố chức chính trị, tố chức chính trị - xã 
hội, tố chức xã hội - nghề nghiệp, tố chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây 
gọi chung là cơ quan, tố chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên 
cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiên
 Thứ hai, công tác lưu trữ là hoạt động rất quan trọng nhằm bảo quản an toàn và 
tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, để phát huy được giá trị, tài 
liệu lưu trữ cần được tổ chức khoa học, thông qua nhiều nội dung nghiệp vụ của công 
tác lưu trữ, trong đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ có ý 
nghĩa hết sức quan trọng. Bởi vì:
 - Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức khoa học tài liệu hình thành qua hoạt 
động của cơ quan, tổ chức, làm cho tài liệu đó phản ánh trung thực các hoạt động đã 
qua.
 - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ mang tính tổng hợp, kết hợp nhiều 
khâu nghiệp vụ khác như thu thập, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra 
cứu. Vì vậy, thực hiện tốt công tác chỉnh lý rất cần thiết, có ý nghĩa quyết định chất 
lượng của mỗi phông lưu trữ nói riêng và của toàn bộ tài liệu trong mỗi phòng, kho 
lưu trữ nói chung, đồng thời góp phần thúc đẩy các nghiệp vụ lưu trữ khác cùng phát 
triển.
 Thứ 3, Công tác chỉnh lý tài liệu hiện nay ở các khối cơ quan nói chung và 
phông lưu trữ của Trường THPT Nghi Lộc 2 nói riêng đang còn nhiều hạn chế cần 
được khắc phục. Qua khảo sát thực tế công tác lưu trữ tài liệu tại Trường THPT Nghi 
Lộc 2, tài liệu khi nộp vào lưu trữ chưa được lập hồ sơ, một số hồ sơ được - Từ đó, đề tài xuất phát các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh 
lý tại phông lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 2 và có thể vận dụng đối với một số 
cơ quan, trường học khác.
 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
 4.1. ĐỔỈ tượng nghiên cứu
 Trong giới hạn của đề tài, chúng tôi chỉ đi sâu vào công tác chỉnh lý tài liệu 
phông lưu trữ Trường THPT Nghi Lộc 2.
 4.2. Phạm vi nghiêm cứu
 - Về không gian, đề tài khảo sát tài liệu phông lưu trữ Trường THPT Nghi Lộc 
2.
 - Về thời gian, đề tài nghiên cứu các vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu 
phông lưu trữ Trường THPT Nghi Lộc 2 từ năm 2021 về trước.
 - Về nội dung, đề tài nghiên cứu về chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Trường 
THPT Nghi Lộc 2.
 5. Phương pháp nghiên cứu
 Đề tài sáng kiến vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng 
và chủ nghĩa duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề về lý luận và thực tiễn đặt 
ra của công tác lưu trữ. Kết hợp vận dụng một số nguyên tắc mang tính phương pháp 
luận của khoa học lưu trữ như nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên 
tắc toàn diện và tổng hợp khi tiến hành thu thập, bổ sung, phân loại và xác định giá 
trị của tài liệu của phông lưu trữ Trường THPT Nghi Lộc 2.
 Để giải quyết các vẫn đề liên quan nêu lên trong đề tài sáng kiến, chúng tôi đã 
vận dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể chủ yếu sau đây:
 - Phương pháp phân tích - tổng hợp: Trên cơ sở các quy định của pháp luật, các 
thông tin từ những tư liệu tham khảo, đề tài sử dụng phương pháp phân tích được 
vận dụng để đánh giá từng công việc, từng vấn đề của công tác chỉnh lý. Dựa trên 
kết quả phân tích từ đó đánh giá toàn diện về lý luận và thực tiễn nhằm rút ra những 
bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác 
chỉnh lý.
 - Phương pháp lịch sử: Đề tài nghiên cứu quá trình phát triển của đơn vị hình 
thành phông (Trường THPT Nghi Lộc 2) cũng như quá trình tiến hành chỉnh lý tài 
liệu phông lưu trữ Trường THPT Nghi Lộc 2. Do đó, khi nghiên cứu đề tài, chúng 
tôi đã vận dụng phương pháp này khi xem xét các nội dung nghiên cứu theo trình tự 
thời gian từ khi hình thành phông lưu trữ đến nay.
 - Phương pháp so sánh: Được vận dụng để so sánh nhằm làm rõ những điểm 
khác biệt giữa lý luận và thực tiễn, giữa phương pháp chỉnh lý tài liệu giữa các phông 
lưu trữ của các trường khác nhau, để từ đó có thể đưa ra những nhận định khách 
quan, khoa học hơn. PHẦN II. NỘI DUNG
 - Để chỉnh lý được tài liệu ta cần phải phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ 
ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính 
chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
 - Khi phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo 
dõi, giải quyết công việc; sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu;
 - Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của phòng ban, tổ 
chức hình thành ra tài liệu.
 I.CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 
PHÔNG TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 2
 1. Cơ sở lý luận
 Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học, trong 
đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị tài 
liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với khối tài liệu đưa 
ra chỉnh lý.
 Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
 - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;
 - Được xác định thời hạn bảo quản;
 - Hồ sơ được hoàn thiện về hệ thống hóa;
 - Có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị.
 Như vậy, mục đích của chỉnh lý tài liệu nhằm tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của 
Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi 
cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại ra hết 
những tài liệu hết giá trị đề tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng 
và thiết bị, phương tiện bảo quản.
 Quá trình thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý, phân loại tài liệu và nâng cấp chỉnh lý 
tài liệu để tối ưu hóa thành phần các tài liệu lưu trữ.
 Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải giải quyết các vấn đề nghiệp vụ 
chủ yếu:
 - Nghiên cứu xác định lịch sử cơ quan, đơn vị ;
 - Xác định, lựa chọn phương án phân loại phù hợp;
 - Chỉnh sửa hồ sơ hoặc lập hồ sơ cho tài liệu lưu trữ;
 - Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ;
 - Xây dựng công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
 - Xử lý các khâu nghiệp vụ loại ra trong chỉnh lý.