Sáng kiến kinh nghiệm Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản trong ngành kiểm sát nhân dân tỉnh Bình Định

 CHUYÊN ĐỀ
 NÂNG CAO KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN 
 TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH
 Ths. Trần Văn Sang
 Ths. Phạm Trung Thuận
 Ths. Nguyễn Văn Hải
 LỜI NÓI ĐẦU
 Hiện nay trong hoạt động của cơ quan nhà nước nói chung và Viện KSND nói 
riêng nội dung soạn thảo văn là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được sự quan 
tâm đúng mức. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ tạo điều kiện cho hoạt động 
của cơ quan được diễn ra một cách hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống 
nhất các nội dung chứa đựng bên trong các văn bản trong giải quyết công việc của cơ 
quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm đúng mức đến soạn thảo văn bản sẽ góp 
phần quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả công tác, góp phần hoàn thành xuất 
sắc nhiệm vụ được giao. 
 Trong những năm qua, công tác soạn thảo văn bản của các đơn vị trực thuộc 
Viện KSND tỉnh Bình Định và Viện KSND cấp huyện đã có nhiều chuyển biến tích 
cực góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác thực hành quyền công tố và kiểm 
sát hoạt động tư pháp. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt được vẫn còn một 
số đơn vị còn chưa thực hiện tốt các quy định, hướng dẫn của Ngành và của Chính 
phủ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và các quy định khác có 
liên quan. Đồng thời, vừa qua, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP 
ngày 05 tháng 3 năm 2020 quy định về công tác văn thư với nhiều điểm mới hoàn 
toàn mới so với các quy định trước đây.
 Do đó để giúp cán bộ, công chức trong Ngành nắm vững các quy định về thể 
thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nâng cao khả năng soạn thảo các văn bản và rèn 
luyện kỹ năng trình bày văn bản, đảm bảo tính đúng đắn và hiệu quả trong đề xuất 
tham mưu xử lý công việc chúng tôi đã có ý tưởng tham mưu xây dựng, ban hành kế 
hoạch về tổ chức Cuộc thi “Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản trong Ngành KSND 
tỉnh Bình Định” qua đó bước đầu đã đạt được nhiều kết quả tích cực và đáp ứng 
được yêu cầu thực tiễn công việc đặt ra. 3
 - Phần nội dung: Lần lượt trình bày các nội dung vấn đề phù hợp với chủ đề 
văn bản. Tùy vào từng loại hình văn bản mà phần này được trình bày theo “văn điều 
khoản” hoặc “văn nghị luận”. Nội dung của văn bản quy phạm quy phạm pháp luật 
được trình bày dưới dạng quy phạm pháp luật.
 - Phần kết luận: Nêu các quy định về hiệu lực pháp lý hoặc những yêu cầu 
trách nhiệm thực hiện văn bản.
 Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của mỗi loại hình văn bản để thể hiện nội dung 
từng phần phản ánh tính liên kết với nhau theo chủ đề nhất định, nhằm tạo nên một 
chỉnh thể thống nhất.
 Yêu cầu với phần trình bày: văn phong phải rõ ràng, tường minh, sáng sủa, 
ngắn gọn, xác đáng, hoàn chỉnh, lịch sự, nhã nhặn
 2.2. Phương pháp soạn thảo một số loại văn bản thông dụng
 a. Soạn thảo báo cáo 
 - Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo: Đảm bảo trung thực, chính xác, đầy 
đủ. Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. Báo cáo phải kịp thời.
 - Các loại báo cáo: Báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng, 1 năm, tổng kết giai 
đoạn; Báo cáo bất thường, đột xuất; Báo cáo chuyên đề; Báo cáo hội nghị.
 - Phương pháp viết một bản báo cáo
 + Công tác chuẩn bị:
 * Xác định mục đích, yêu cầu của từng loại báo cáo (báo cáo sơ kết, tổng 
kết,...).
 * Xây dựng đề cương khái quát (như một khung sườn) để thu thập tài liệu, sắp 
xếp, phân tích, tổng hợp. Đề cương thường có 3 phần sau:
 Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
 Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá 
tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
 Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, 
cách tổ chức thực hiện.
 Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo. Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự 
kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. Đánh giá tình hình qua 
tài liệu, số liệu một cách khái quát. Dự kiến đề xuất kiến nghị với cấp trên.
 + Xây dựng đề cương chi tiết:
 Mở đầu: Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về 
chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác 
của đơn vị mình. Đồng thời, nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến 
việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên. 5
 Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, 
phân tích và chứng minh các phương án khả thi).
 Phần 3: Đề xuất, kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, 
tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn. Chẳng hạn, đề nghị lựa chọn một trong các phương 
án để cấp trên phê duyệt, các phương án xếp theo thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có 
thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.
 Trong phần nêu lý do, căn cứ, dùng hành văn để thể hiện được nhu cầu khách 
quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
 (1) Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao, 
nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa 
chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự 
kiện và số liệu chính xác. Nêu rõ các thuận lợi, khó khăn trong việc thực thi các 
phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...
 (2) Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải 
chặt chẽ, nội dung kiến nghị phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp 
phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án 
được đề xuất, kiến nghị trong tờ trình.
 d. Soạn thảo thông báo
 - Xây dựng bố cục thông báo gồm: (1) địa danh, ngày, tháng, năm ra thông báo; 
(2) tên cơ quan thông báo; (3) số, ký hiệu công văn; (4) tên văn bản (thông báo) và 
trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.
 - Trong thông báo: Đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu 
lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần 
giới thiệu các chủ trương, chính sách, thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành 
văn bản đó, trước khi nêu những nội dung khái quát.
 - Lưu ý, trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang 
tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận 
hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục 
đích và đối tượng cần được thông báo. Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ 
xã giao như công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy. 
Phần đại diện ký thông báo không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những 
người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền 
ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.
 e. Soạn thảo biên bản
 - Yêu cầu của một biên bản: Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể. Ghi chép trung 
thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan. Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm. Thủ 
tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn 
giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách 7
 Phần 1: Căn cứ để ra nghị quyết: mục đích làm cho người đọc, người thực 
hiện nhận thức được vì sao phải ban hành nghị quyết.
 Phần 2: Nội dung nghị quyết: Mục đích giúp cho người nghiên cứu thực hiện 
nắm được những quyết định của bản nghị quyết là những vấn đề gì? Yêu cầu người 
ta phải giải quyết phải thực hiện cái gì? Phương hướng phương châm, bước đi. Cách 
trình bày theo tính chất của vấn đề, nếu là vấn đề lớn, phức tạp thì có thể viết thành 
từng mục, mỗi mục có 01 tiêu đề riêng. Nếu là vấn đề không phức tạp thì có thể đi 
thẳng vào vấn đề.
 Phần 3: Biện pháp thực hiện những nội dung nghị quyết đã đề ra: Mục đích 
giúp cho người thực hiện nắm được những biện pháp chính nhằm làm cho nghị quyết 
thực hiện có hiệu quả, yêu cầu nêu biện pháp cần cụ thể, phải quy định những nhiệm 
vụ trách nhiệm của từng cấp, từng đơn vị.
 h. Soạn thảo quyết định
 - Những yêu cầu khi soạn thảo quyết định:
 (1) Phần mở đầu (căn cứ): Nêu căn cứ pháp lý và cơ sở thực tiễn để ban hành 
quyết định. Trong đó: Căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành, viện dẫn văn bản quy 
phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ quan, tổ chức ban hành 
văn bản; Căn cứ vào pháp lý cho nội dung văn bản, viện dẫn các văn bản quy phạm 
pháp luật điều chỉnh trực tiếp đến quyết định; Căn cứ thực tiễn, nêu tên cơ quan, đơn 
vị, cá nhân đề nghị (tại văn bản nào?) hoặc dựa vào cơ sở thực tiễn nào? và thường 
được bắt đầu bằng cụm từ mang tính khuôn mẫu: Xét đề nghị, Xét nhu cầu, Căn cứ 
biên bản họp,..
 (2) Phần nội dung chính của quyết định: Lần lượt trình bày các ý bám sát chủ 
đề của văn bản đã được xác định, được viết dưới dạng điều, khoản (thông thường có 
từ hai đến năm điều), trong đó mỗi điều chứa đựng những nội dung nhất định.
 (3) Phần kết luận (điều khoản cuối cùng): Nêu thời gian có hiệu lực, đối tượng 
có trách nhiệm thi hành văn bản và quy định về xử lý văn bản cũ (nếu có).
 2.3. Một số lưu ý
 - Trong thực tế, để soạn thảo được một văn bản hành chính hoàn thiện và 
chuyên nghiệp, yêu cầu nhân viên văn phòng không chỉ nắm vững các quy định về 
soạn thảo văn bản mà còn phải nắm chắc các kiến thức về tin học cơ bản (Microsoft 
Word).
 - Một văn bản hoàn chỉnh không chỉ yêu cầu trình bày đúng thể thức và nội 
dung mà còn phải đảm bảo tính thẩm mỹ. Do đó, đòi hỏi người soạn thảo cần khéo 
léo trong cách xử lý các tình huống.
 Ví dụ: Khi soạn thảo một văn bản, việc căn chỉnh về thể thức theo quy định 
làm cho văn bản này sang trang một vài dòng, hoặc có những văn bản yêu cầu nội 9
rà soát, sửa đổi hoặc ban hành mới các văn bản phù hợp với quy định của pháp luật 
hiện hành để thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư thuộc phạm 
vi quản lý.
 Tổ chức tập huấn, triển khai các quy định về soạn thảo văn bản cán bộ công 
chức trong toàn Ngành. Từ đó, giúp cán bộ, công chức trong Ngành có khả năng vận 
dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tiễn tại cơ sở, nhằm từng bước nâng 
cao chất lượng hoạt động soạn thảo văn bản tại cơ quan, đơn vị.
 2. Hạn chế, nguyên nhân
 Tuy nhiên, qua công tác kiểm tra thường xuyên về công tác soạn thảo văn bản 
tại các đơn vị trong Ngành kiểm sát nhân dân tỉnh Bình Định, thì chất lượng ban 
hành văn bản vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
 - Vẫn còn xuất hiện các lỗi phổ biến như: kiểu chữ (font) không phải là Times 
New Roman, định dạng lề văn bản, trang in không phải khổ giấy A4, lỗi chính tả, 
dính chữ, chữ ký tắt (hay còn gọi là ký nháy) còn tùy tiện, không thống nhất, dấu 
đóng không trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái,
 - Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản chưa đúng. Một số nội dung và 
hình thức ban hành văn bản hành chính của các đơn vị còn chưa thống nhất, cán bộ, 
công chức chưa xác định được thể loại văn bản cần ban hành trong quá trình soạn 
thảo văn bản. Việc ký thay mặt tại nhiều đơn vị vẫn còn sai sót, có trường hợp các 
văn bản thuộc thẩm quyền riêng của Lãnh đạo Viện nhưng vẫn để Lãnh đạo đơn vị 
trực thuộc hoặc Kiểm sát viên ký thừa lệnh.
 - Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: Một số cán bộ, công chức chưa 
chấp hành nghiêm quy trình ban hành văn bản, với lý do cần giải quyết nhanh công 
việc. Điều này ảnh hưởng một phần đến chất lượng ban hành văn bản. Công tác tự 
kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các đơn vị chưa được tiến hành thường 
xuyên.
 - Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn 
bản hành chính là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn 
bản tại một số địa phương còn chưa tuân thủ đúng quy định về cỡ chữ, kiểu chữ, 
định lề văn bản
 - Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: Vẫn còn tồn tại những lỗi chủ quan 
của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như sử dụng từ chưa đúng tính chất 
văn phong hành chính; phương ngữ; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không 
được rõ ràng; bên cạnh đó, còn một số lỗi viết tắt tùy tiện.
 - Văn bản sau khi soạn thảo ban hành, một số bản gốc lưu tại văn thư chưa 
đóng dấu. Vẫn có tình trạng, cán bộ, công chức không lưu bản chính trong hồ sơ 
công việc.