Sáng kiến kinh nghiệm Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học

 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
 Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học
 LỜI NÓI ĐẦU
 Công việc của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trông bên ngoài tưởng 
chừng như đơn giản là “Đánh máy” và bảo quản hồ sơ, nhưng nó có những yêu 
cầu thật sự quan trọng mà chỉ có ai làm công tác Văn thư – Lưu trữ mới cảm nhận 
hết được. Điều đó, khiến cho tôi làm công tác Văn thư – Lưu trữ rất tự hào về vai 
trò, vị trí công việc mình làm đã và đang đảm nhiệm;
 Trong hoạt động của các cơ quan thì công tác Văn thư – Lưu trữ không thể 
thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ 
chức, chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của 
mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, 
phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những 
sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày;
 Làm tốt công tác Văn thư là bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần 
nâng cao năng suất, chất lượng công tác của của các cơ quan. Thông tin càng đầy 
đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, 
bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong 
đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn 
bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháplý;
 Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải 
quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt 
hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ.Nhận thức được 
tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ. Cho nên tôi đã chọn nội dung 
“Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học” làm đề tài. 
Trong đề tài này tôi sẽ tập trung sâu vào lĩnh vực văn thưlưu trữ trong nhà trường. 
Mong rằng một số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong 
công tác văn thư hiện nay đang được Nhà nước và các cơ quan quan tâm và chú 
trọng nhất.
 Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ 
góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông 
suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc 
đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Mỗi cơ quan hành 
chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công 
tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác 
văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng 
cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường.
 II. Mục đích nghiên cứu:
 Hiện nay, hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác 
văn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. 
Người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng 
để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu 
quả tối ưu nhất.
 Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công 
tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các 
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi 
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
 Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc 
tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích 
của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, 
mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan 
trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.
 III. Đối tượng nghiên cứu
 Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một 
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỉ, 
ngăn nắp và phải khoa học
 Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: 
Năng xuất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan, nếu làm không tốt công tác văn 
bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều 
hành của cơ quan, tổ chức và bộ máy nhà nước nói chung và trường học nói riêng.
 Công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp 
thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, 
nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất 
lượng và hiệu quả công viêc của mỗi cơ quan, tổ chức. 
 B. PHẦN NỘI DUNG
 I.CƠ SỞ LÝ LUẬN
 1. Công tác văn thư lưu trữ.
 Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ 
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công 
tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý 
văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, 
đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công 
việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, 
chính xác, bí mật, hiện đại.
 Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo 
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm 
những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài 
liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ 
chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc 
công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.
 Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công 
tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các 
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi 
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
 Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quảnlý, giảng dạy và học tập thì việc 
tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
 Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn 
vướng mắc nêu trên.
 Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ tôi mạnh dạn viết sáng kiến 
kinh nghiệm “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học”. 
Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ ở các trường tiểu 
học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm 
công tác Văn thư- Lưu trữ.
 * Nội dung và nhiệm vụ của công tác vănthư.
 1.1.Nội dung của công tác vănthư - Phần mở đầu:
 + Những căn cứ có tính pháp lý.
 + Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích 
những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.
 - Phần nội dung:
 + Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ 
thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.
 + Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp 
dụng.
 + Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biệ pháp cần 
khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.
 + Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.
 - Phần kết thúc:
 + Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực 
hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết
 * Mẫu của một loại Tờ trình:
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT 
PHÒNG GD&ĐT..
 NAM
 TRƯỜNG 
 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
THCS..
 Số: /TTR-THCS Hà Nội, ngày . Tháng  năm 20
 TỜ TRÌNH
 .
 Căn cứ  + Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.
+ Những kiến nghị với cấp trên.
+ Nhận định những triển vọng
* Mẫu của một loại báo cáo:
 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA 
PHÒNG GD&ĐT..
 VIỆT NAM
TRƯỜNG THCS.. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /BC-THCSHà Nội, ngày . Tháng  năm 20
BÁO CÁO
..
Căn cứ: 
Căn cứ: 
 I. Đặc điểm tình hình:
1. Nhận xét về khái quát tình hình cơ quan, đơn vị về:
- Tổ chức về bộ máy, nhân sự.
- Trình độ văn hóa, kỹ thuật của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức.
- Tình hình nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác.
 2. Khó khăn và thuận lợi:
- Thuận lợi
- Khó khăn đến và trình Hiệu trưởng phê duyệt chuyển cho các bộ phận. Đây là phương pháp 
lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh.
 Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo 
nhà trường thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối 
hợp thực hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài. Do 
vậy, việc quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác.
 Công văn đến bao gồm các loại như: Công văn chỉ đạo chuyên môn của 
ngành, công văn chỉ đạo quản lý, chỉ thị, thông tư, kế hoạch, báo cáo.. của các 
ban nhành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.
 * Trình tự theo dõi
 - Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung 
và yêu cầu của văn bản.
 - Đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của văn bản và vào sổ theo 
dõi công văn đến (theo mẫu quy định)
 Chuyển giao cho hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao cho ai 
quản lý và sử dụng. Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản.
 * Mẫu sổ đăng ký văn bản đến
 - Trang bìa của sổ trình bày như sau: - Cấu tạo bên trong của sổ gồm 9 cột
 Tên Đơn 
 Ngày
 Số Tác Số, Ngày loại và vị hoặc Ký Ghi 
 đến đến giả ký hiệu tháng trích yếu người nhận chú
 nội dung nhận
 1 2 3 4 5 6 7 8 9
 Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một 
loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào nhận.
 d. Công văn đi
 Công văn đi bao gồm nhiều loại văn bản như: Báo cáo, thông báo, kế hoạch, 
tờ trình, quyết định được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện 
chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong 
và ngoài cơ quan.
 Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản: 1 bản gửi 
đi, 1 bản để lưu công văn đi, có số ký hiệu riêng của cơ quan, ghi rõ ngày tháng 
phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ 
công văn đi.
 Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể 
thức và thủ tục.
 Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng lúc nào văn thư cũng phải 
vào sổ chuyển công văn đi, người nhận công văn có thể qua hộp thư điện tử hoặc 
nhận trực tiếp bảng cứng. Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ 
công văn đi (theo mẫu quy định)
 *Thủ tục quản lý văn bản đi bào gồm các bước sau:
 Bước 1: Đánh máy, kiểm tra thể thức trình bày văn bản
 Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản
 Bước 3: Đăn ký văn bản