Sáng kiến kinh nghiệm Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở trường THPT

 SSỞỞ GIÁOGIÁO DỤCDỤC VÀVÀ ĐÀOĐÀO TẠOTẠO 
 TRƯỜNGTRƯỜNG THPTTHPT ......
 ------- -------
 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
 “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở trường 
 THPT”
 Lĩnh vực : Nhân viên
 Người thực hiện :
 Tổ : Văn phòng
 Trường :
1 PHẦN I: MỞ ĐẦU
 Bất kì một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, trường học nào muốn duy trì hoạt 
động của mình đều phải có một bộ phận để thực hiện chức năng của một Văn phòng. 
Văn phòng được hiểu là Bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ 
quan, trường học bao gồm rất nhiều công việc cụ thể như: tổ chức – văn thư, thông 
tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo, 
quản lý và công tác giảng dạy, học tập của nhà trường.
 Để thực hiện tốt nhiệm vụ nói trên, công việc văn phòng có thể giao cho một 
hoặc nhiều người tùy theo qui mô của từng cơ quan, đơn vị. 
 Hoạt động của bộ phận văn phòng các trường học nói chung và ở trường THPT 
 nói riêng có ý nghĩa quan trọng là giúp việc chỉ đạo, điều hành của Ban giám hiệu 
đối với công tác giáo dục, đào tạo và các công tác khác của nhà trường. Vì vậy, cải 
tiến công tác của bộ phận văn phòng là đòi hỏi cấp thiết mang tính thường xuyên 
nhằm đáp ứng giải quyết nhiệm vụ của nhà trường.
 Trường THPT  trong nhiều năm qua có phong trào dạy tốt, học tốt, được Sở 
Giáo dục – Đào tạo và UBND thành phố Hà Nội đánh giá là trường tiên tiến xuất sắc. 
Tỉ lệ học sinh khá giỏi cao, tỉ lệ đỗ tốt nghiệp luôn đạt trên 99%, nhiều học sinh được 
giải trong các kỳ thi học sinh giỏi cấp thành phố. Góp phần làm nên thành tích chung 
đó có sự phấn đấu và cải tiến công tác của bộ phận văn phòng. Phát huy truyền thống 
của nhà trường trong những năm học qua, Chi ủy và Ban giám hiệu nhà trường đã có 
nhiều chủ trương đúng đắn, kịp thời cho bộ phận văn phòng để có những cải tiến 
trong hoạt động. 
 Nhận thức được đầy đủ về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn phòng, 
qua nhiều năm làm việc tại trường THPT , tôi đã không ngừng học hỏi, nghiên cứu 
những tài liệu, văn bản và mạnh dạn thực hiện đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác 
văn phòng ở trường THPT” và bước đầu thu được một số kết quả khả quan. Chúng 
tôi mong nhận được những nhận xét và ý kiến đóng góp của các bạn đồng nghiệp để 
công việc văn phòng đạt hiệu quả cao hơn.
3 - Giúp lãnh đạo nhà trường các hoạt động như quản lý, điều hành việc giảng dạy 
 và học tập của giáo viên, học sinh; tham quan, đón tiếp cấp trên hoặc các đơn vị bạn 
 đến giao lưu, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm.
- Thu chi học phí theo quy định để đảm bảo nhiệm vụ giáo dục của nhà trường.
- Tham gia giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật 
 chất cho hoạt động của nhà trường và Ban giám hiệu; giúp lãnh đạo trường ký kết và 
 thực hiện các hợp đồng xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị đồ dung 
 giảng dạy, học tập của nhà trường (việc này do kế toán nhà trường đảm nhiệm).
 Để thực hiện các nhiệm vụ trên cần phải có đội ngũ cán bộ làm công tác văn 
 phòng quen việc, tháo vát. Do đặc điểm về nhân sự nên ở trường THPT  có 8 
 người biên chế thuộc bộ phận văn phòng. Trong năm học vừa qua, bộ phận văn 
 phòng đã có nhiều nỗ lực, phát huy sáng kiến, cải tiến ở các khâu nên đã đạt được kết 
 quả khả quan.
 II/ Kết quả của công tác văn phòng ở trường THPT  năm học 2011 – 2012.
 Năm học 2011 – 2012, bộ phận văn phòng nhà trường đã thực hiện tôt nhiệm vụ 
 của mình, giúp nhà trường thực hiện tốt nhiệm vụ giảng dạy, học tập, duy trì nề nếp 
 làm việc, xây dựng cảnh quan môi trường sư phạm xanh, sạch, đẹp; giúp lãnh đạo 
 nhà trường điều hành tốt công tác chuyên môn. 
 Trong thực tế, hàng ngày, các bộ phận chức năng, các tổ chuyên môn luôn cần 
 cung cấp thông tin để triển khai, giải quyết các nhiệm vụ được giao một cách kịp thời 
 và chính xác. Nếu bộ phận văn phòng làm tốt công tác chuẩn bị và cung cấp thông tin 
 sẽ giúp cho các bộ phận quản lý và các tổ chuyên môn giải quyết công việc nhanh 
 chóng, hiệu quả. Ngược lại, nếu thông tin do bộ phận văn phòng cung cấp không đáp 
 ứng được yêu cầu thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của lãnh đạo và tập thể 
 nhà trường.
 Có thể nói, việc chuẩn bị, cung cấp thông tin là nhiệm vụ cơ bản và hết sức quan 
 trọng của công tác văn phòng. Trong năm học vừa qua, chúng tôi đã cố gắng cải tiến 
 hoạt động của mình để nắm vững nhu cầu về thông tin của lãnh đạo và các bộ phận, 
 đồng thời xác định rõ các loại thông tin cần thu thập, nguồn cung cấp thông tin đó. 
 Đối với các văn bản, công văn giấy tờ của cấp trên, chúng tôi làm theo quy trình:
1. Xây dựng chương trình hoạt động hàng tuần, hàng tháng.
 5 Do làm tốt các công việc nêu trên nên hoạt động của tổ Văn phòng năm qua đã 
góp phần duy trì tốt các hoạt động của nhà trường với hiệu quả cao. Thu chi học phí 
theo quy định để đảm bảo thực hiện nhiệm vụ giáo dục của nhà trường.
 Nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động thu chi tài chính trong trường học 
nên năm học qua, chúng tôi đã có nhiều cố gắng, cải tiến trong hoạt động nên đã đảm 
bảo tính pháp quy, phù hợp với tình hình thực tiễn của nhà trường.
 Trên cơ sở nguồn thu học phí, các khoản chi được bộ phận văn phòng, kế toán, 
thủ quỹ thực hiện một cách nghiêm túc, đảm bảo chi đúng đối tượng, kịp thời, tạo 
không khí phấn khởi, yên tâm trong cán bộ giáo viên; thực hiện tốt nhiệm vụ tiền 
lương, các khoản phụ cấp cho cán bộ, giáo viên trong trường, không để lương chậm, 
kịp thời giải quyết tốt BHYT, BHTT với mức bồi thường cao nhất, nhanh nhất, đảm 
bảo cho quyền lợi của giáo viên và học sinh trong trường.
III/ Nguyên nhân thành công
 1. Nguyên nhân khách quan:
 Những kết quả đạt được của trường THPT  trong công tác của bộ phận văn 
phòng là nhờ sự hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên của Ban giám hiệu nhà 
trường cũng như của cấp trên. Ngay từ đầu năm học, Sở Giáo dục và Đào tạo  đã 
có những cuộc điều tra tuyển sinh, kiểm tra cơ sở vật chất nhà trường và các lĩnh vực 
khác của nghiệp vụ văn phòng, đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhà trường chúng tôi 
chỉ đạo bộ phận văn phòng thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả.
 Những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến giáo dục trên 
tất cả các lĩnh vực. Vì vậy, cơ sở, trang thiết bị của nhà trường ngày càng được nâng 
cao, tạo điều kiện thuận lợi để bộ phận văn phòng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. 
Hiện nay, tất cả các công việc của bộ phận văn phòng đều được thực hiện và quản lý 
trên máy tính. Các bảng biểu, thống kê hay văn bản vì thế cũng được rõ ràng, chính 
xác, thuận tiện.
 2. Nguyên nhân chủ quan
 Chi bộ Đảng nhà trường đã có sự lãnh đạo thường xuyên, định hướng cho công 
tác văn phòng mà đặc biệt là đồng chí Hiệu trưởng kiêm Bí thư chi bộ nhà trường đã 
dành sự quan tâm đặc biệt cho công tác văn phòng, thường xuyên chỉ đạo, nhắc nhở, 
7 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ
 Từ thực tiễn hoạt động của bộ phận văn phòng, chúng tôi mạnh dạn đưa ra một 
vài kết luận sau:
- Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, mọi cán bộ cần nắm vững các văn 
bản của Nhà nước, của Sở Giáo dục và Đào tạo trên mọi lĩnh vực, trong đó chú trọng 
đến các văn bản về thu chi học phí, công tác tuyển sinh, các hoạt động thanh tra, kiểm 
tra. Các văn bản đó chứa đựng đường lối, chỉ thị, hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, 
là hành lang pháp lý cho hoạt động văn phòng. Phải nắm vững các văn bản đó, công 
tác văn phòng mới đảm bảo yêu cầu chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác 
quản lý, thanh tra, kiểm tra của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Đảm bảo sự lãnh đạo của Ban giám hiệu nhà trường đối với toàn bộ hoạt động 
của nhà trường trong đó có công tác văn phòng. Đầu mỗi năm học, nhà trường có 
nghị quyết đề ra chủ trương đối với công tác văn phòng, nhất là công tác tuyển sinh, 
thu chi học phí và các loại hồ sơ của học sinh.
- Xây dựng tốt mối quan hệ, phối hợp tốt công tác của bộ phận văn phòng và các 
tổ nhóm chuyên môn trong việc quản lý học tập của học sinh. Đây là điểm mấu chốt 
để phát huy tính dân chủ, đảm bảo công bằng giữa giáo viên và bộ phận văn phòng.
- Do bộ phận văn phòng liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau nên năm qua, 
Ban giám hiệu đã phân công công việc cụ thể cho từng người, động viên mọi người 
thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, đồng thời sẵn sang hỗ trợ đồng nghiệp khi cần 
thiết, điều phối linh hoạt công việc cho phù hợp với tình hình thực tế.
- Đối với công tác tuyển sinh vào lớp 10, ngay đần năm, sau khi ổn định sĩ số 
của lớp, trong sổ điểm mỗi em đều có hai thông tin cần thiết là điểm tuyển và số thứ 
tự trong danh sách tuyển sinh, từ đó tra cứu được thông tin học sinh một cách nhanh 
chóng.
- Đối với công tác hồ sơ học sinh, hồ sơ cần được sắp xếp gọn gàng, đánh số thứ 
tự theo sĩ số, để riêng rẽ từng lớp để dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm.
 Tuy đã đạt được một số kết quả nhưng công tác văn phòng vẫn bộc lộ những 
hạn chế cần khắc phục để công tác này ngày càng hoàn thiện hơn. Nhân đây, chúng 
tôi xin kiến nghị:
9 Mục lục
Lời cảm ơn 1 
Phần I: Mở đầu 2
Phần II: Nội dung 4 
I/ Khái quát chung 4
II/ Tình hình và kết quả của công tác văn phòng 
ở trường THPT  
năm học 2011 – 2012. 5
III/ Nguyên nhân thành công 8 
Phần III: Kết luận và đề nghị 10 
Mục lục 12 
11 SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM
 BIÊN BẢN TỰ KIỂM TRA 
 GIỮA HỌC BẠ VÀ SỔ ĐIỂM
 LỚP 12 . GVCN..
STT HỌ VÀ TÊN SAI LỆCH ĐIỂM CÁC SAI 
 SÓT KHÁC
 Môn HK I HK II Cả năm
 Học Sổ Học Sổ Học Sổ 
 bạ điểm bạ điểm bạ điểm
1
2
3
4
5
.
 Hà Nội, ngày tháng năm 2012
 GVCN
 (ký, ghi rõ họ tên)
13 SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO HÀ NỘI
TRƯỜNG THPT CAO BÁ QUÁT – GIA LÂM
 BIÊN BẢN TỰ KIỂM TRA XẾP LOẠI HẠNH KIỂM
 GIỮA HỌC BẠ VÀ SỔ ĐIỂM
LỚP 12 . GVCN..
STT HỌ VÀ TÊN SAI LỆCH ĐIỂM CÁC SAI 
 SÓT KHÁC
 HK I HK II Cả năm
 Học Sổ Học Sổ Học Sổ 
 bạ điểm bạ điểm bạ điểm
1
2
3
4
5
.
 Hà Nội, ngày tháng năm 2012
 GVCN
 (ký, ghi rõ họ tên)
15