Sáng kiến kinh nghiệm Một vài kinh nghiệm trong việc kiểm soát chi và luân chuyển chứng từ gốc ở trường Mầm non

 A. ĐẶT VẤN ĐỀ
 Trong tình hình hiện nay Việt Nam đang trong quá trình hội nhập kinh tế 
khu vực và thế giới phải chuẩn bị nhiều mặt về kinh tế, xã hội, văn hóa, công 
nghệ thông tin  và một trong những vấn đề được quan tâm hiện nay là vấn đề 
cải cách hành chính trong các đơn vị.Việc kiểm soát chi và luân chuyển chứng 
từ gốc ở trường mầm non còn chưa chặt chẽ, khoa học.
 Sau nhiều năm làm công tác kế toán, tôi nhận thấy rằng thời gian trải 
nghiệm để có kinh nghiệm trong mọi lĩnh vực là cả một quá trình không ít gian 
nan đối với nhà trường. Trong đó lĩnh vực quản lý tài chính thu – chi thì người 
kế toán cũng cần phải sáng tạo, ngoài tính nguyên tắc của tài chính phải nhạy 
bén nhìn nhận thực tế, tâm lý của con người, làm việc gì cũng cần bàn bạc, có kế 
hoạch, phương pháp, quy trình, thời gian và đối tác. Đồng thời phải mang tính 
khoa học khi triển khai cần theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện tốt mối quan 
hệ đa chiều để tạo uy tín cho nhà trường. Hướng đến việc kiểm soát chứng từ 
gốc chặt chẽ, giảm thiểu được sự sai sót trên chứng từ gốc, thực hiện tốt quá 
trình luân chuyển chứng từ đó cũng là một yếu tố quan trọng tham mưu cho hiệu 
trưởng về định mức chi nhằm quản lý và sử dụng tốt các nguồn kinh phí tại đơn 
vị trường học. Để giúp các cơ quan kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ 
chi tiêu đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí là những 
biện pháp phải làm, phải có chế độ HCSN từ đó nâng cáo chất lượng hạch toán 
và hiệu quả của đơn vị HCSN
 Để đảm bảo tính trung thực, rõ ràng, chính xác chi đúng kế toán phải thực 
hiện việc kiểm soát chứng từ trước khi trình duyệt chi. Công việc tuy thật đơn 
giản nhưng không phải đơn giản chút nào. Bởi vì qua một số biên bản thẩm tra 
số liệu quyết toán và các biên bản về thanh tra tài chính đều lặp đi lặp lại tình 
trạng sai sót về mặt chứng từ gốc, trình tự luân chuyển và việc thammưu cho thủ 
trưởng đơn vị về định mức chi tiêu vẫn con hạn chế.
 Chính vì thế làm thế nào để việc kiểm soát chứng từ gốc chặt chẽ, giảm 
thiểu được sự sai sót trên chứng từ gốc, thực hiện tốt quá trình luân chuyển 
chứng từ, đó cũng là một yếu tố quan trọng tham mưu cho thủ trưởng đơn vị về 
quản lý và sử dụng tốt các nguồn kinh phí tại đơn vị, từ đó nâng cao chất lượng 
hạch toán và hiệu quả của các đơn vị HCSN và các đơn vị kế toán chủ đầu tư.Đó 
là lý do tôi chọn đề tài này “Một vài kinh nghiệm trong việc kiểm soát chi và 
luân chuyển chứng từ gốc ở trường Mầm non”. Qua sáng kiến này tác giả 
muốn tham mưu đưa ra một số kinh nghiệm trong việc kiểm soát chi và luân 
chuyển chứng từ gốc ở trường mầm non, sẽ giúp kế toán trường mầm non lưu 
chuyển chứng từ được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả
 1/17 kiểm soát chi trong suốt quá trình ngân sách nhà nước, cụ thể là việc kiểm soát 
chi ở khâu lập dự toán ngân sách, khâu phân bổ dự toán ngân sách, khâu chấp 
hành dự toán ngân sách và khâu quyết toán ngân sách.Theo nghĩa chủ quan, 
kiểm soát chi ngân sách có thể được quan niệm là một loại hành vi pháp luật, do 
chủ thể là các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện trên cơ sở các quy 
định của pháp luật, nhằm làm phát sinh những quan hệ pháp luật giữa nhà nước 
với các chủ thể khác, trong đó chủ yếu là các đối tượng sử dụng ngân sách. 
Hành vi pháp luật này thể hiện sự biểu dương ý chí của chủ thể kiểm soát chi là 
nhà nước.
 Chứng từ kế toán thường xuyên vận động. Sự vận động liên tục kế tiếp 
nhau từ giai đoạn này, sang giai đoạn khác của chứng từ gọi là luân chuyển 
chứng từ. Luân chuyển chứng từ thường được xác định từ khâu lập (hoặc tiếp 
nhận chứng từ bên ngoài) đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ chứng 
từ. Tuỳ theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển thích hợp đảm bảo 
nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại đến công tác kế toán và 
thông tin đơn vị. Vì vậy cần phải xây dựng, hoàn thiện kế hoạch luân chuyển 
chứng từ biểu hiện dưới dạng sơ đồ cho từng loại chứng từ.
 * Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; học nghiệp vụ khai báo hải quan
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình thủ 
trưởng đơn vị ký duyệt;
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
 * Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
Cách kiểm tra chứng từ kế toán
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép 
trên chứng từ kế toán; ke toan san xuat
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên 
chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
 Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, 
chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối 
thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,) đồng thời báo ngay cho thủ 
trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
 3/17 Việc phối kết hợp giữa các bộ phận chưa chặt chẽ, khoa học dẫn đến còn 
sai sót trên chứng từ.
 Chưa thực hiện kiểm soát chứng từ hàng ngày nên không phát hiện sai sót 
sớm nhất để sửa kịp thời.
 III. BIỆN PHÁP THỰC HIỆN.
 1. Biện pháp 1: Thống kê điểm cần lưu ý trong việc kiểm soát chi và 
luân chuyển chứng từ gốc.
 Trong quá trình làm việc tôi thấy rằng việc thống kê lại những điểm cần 
lưu ý trong việc kiểm soát chi và luân chuyển chứng từ gốc ở trường mầm non 
là hết sức cần thiết bởi nếu ta tự thống kê được thì khi làm sẽ tránh được những 
sai sót không đáng có. 
 a. Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những điểm 
sau:
 Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt 
động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần 
cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải 
đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài 
chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết 
tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
 Thứ hai, chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi 
chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các 
liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy 
than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất 
cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội 
dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
 Thứ ba, các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội 
dung quy định cho chứng từ kế toán.
 Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định 
trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký 
điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều 
phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, 
chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký 
trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký 
 5/17 kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát 
hiện có vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ. 
 c. Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý mấy điểm 
sau:
 Thứ nhất, đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội 
dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ 
phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi 
sổ.
 Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên 
chứng từ và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
 Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh mới 
được sử dụng để làm căn cứ ghi sổ.
 d.Đối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý:
 Thứ nhất, chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an 
toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
 Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu 
kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác 
nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp 
hoặc xác nhận.
 Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai 
tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
 Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm 
tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây:
 - Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành 
của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ 
kế toán và lập báo cáo tài chính;
 - Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ 
kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường 
hợp pháp luật có quy định khác;
 - Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa 
quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
 Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, 
tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu 
thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch 
 7/17 (1). Bảng dự trù đồ dùng dạy học của giáo viên đứng lớp hay giáo viên phụ 
 trách bộ môn có xác nhận của tổ trưởng (ghi rõ tên đồ dùng, tiết dạy, bài 
 dạy, số lượng/lớp, số tiền ...) đã được duyệt.
 (2). Giấy đề nghị tạm ứng (nếu có) theo mẫu kế toán
 (3). Hóa đơn tài chính
 (4). Bảng kê (theo mẫu)
 (5). Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu kế toán)
 (6). Hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng, bảng xác nhận
 Lập bảng kê chứng từ thanh toán nếu có từ 2 hóa đơn,bảng kê mua hàng trở 
 lên (theo mẫu kế toán).
 Các mẫu biểu xin liên hệ kế toán.
 (Kèm theo hình ảnh H1-4)
 3. Biện pháp 3: Làm tốt công tác phối kết hợp với các bộ phận trong 
việc kiểm soát chứng từ gốc.
 Trong hoạt động quản lý và thực thi công vụ của bất cứ cơ quan, đơn vị 
nào cũng đều có sự phối hợp giữa cấp trên với cấp dưới, giữa các phòng ban, bộ 
phận và giữa các cán bộ, công chức, viên chức trong cùng cơ quan, đơn vị với 
nhau. Hình thức và nội dung của sự phối hợp quản lý và thực thi công vụ bao 
gồm các hoạt động cung cấp thông tin, trợ giúp vật chất, phương tiện kỹ thuật, 
chia sẻ kinh nghiệm, hỗ trợ nguồn lực, tài chính, xác định nội dung công việc và 
phạm vi trách nhiệm cho tổ chức, cá nhân được phân công thực hiện những 
nhiệm vụ chung; tất cả những nội dung đó đều cần tuân thủ theo nguyên tắc phối 
hợp để đảm bảo đạt hiệu quả cao trong thực thi các nhiệm vụ. Nhận thấy được 
tầm quan trọng của sự phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, tôi xin 
đưa ra các biện pháp phối kết hợp với các bộ phận trong việc kiểm soát chứng từ 
gốc như sau:
 a. Phối kết hợp giữa kế toán với Ban giám hiệu trong việc kiểm soát 
chứng từ gốc:
 Việc sai sót trên chứng từ gốc là thiếu sự kiểm soát thường xuyên, kế toán 
thường xem nhẹ việc này nên dẫn đến nhiều chứng từ gốc bị sai sót, dồn lại cuối 
quý, cuối năm lật từng chứng từ mới thấy sai sót, khi đó thì thật khó bổ sung vì 
chứng từ đã lưu giữ đóng thành tập, người thực hiện công việc đó có khi không 
tìm được.
 9/17 + Kiểm soát tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các yếu tố ghi trên chứng 
từ; sự khớp đúng giữa các liên của một nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
 + Kiểm soát tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong 
chứng từ nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ thể lệ về quản lý kinh tế, tài 
chính; Kiểm soát tính hợp lý (hợp lệ) của nghiệp vụ đảm bảo phù hợp với các 
chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán, định mức kinh tế.
 + Kiểm tra tính chính xác, khớp đúng của các chỉ tiêu số lượng, giá trị ghi 
trong chứng từ.
 + Kiểm soát việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, 
kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính.
 + Kiểm soát việc ghi chép chính xác, kịp thời nghiệp vụ được phản ánh 
trên chứng từ vào sổ sách kế toán.
 Kế toán các đơn vị phải nghiêm chỉnh thực hiện thủ tục kiểm soát chứng 
từ trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
 Tự nghiên cứu kỹ Luật Ngân sách; Luật Kế toán; Chế độ kế toán và hệ 
thống các văn bản hướng dẫn hiện hành để vận dụng tham mưu cho Thủ trưởng 
đơn vị quản lý điều hành thu-chi ngân sách trong đơn vị.
 Trên cơ sở công tác kiểm soát chứng từ kế toán như trên sẽ giúp các đơn 
vị đạt được hiệu quả trong điều hành, quản lý theo các mục tiêu hoạt động, 
quản lý chặt chẽ tình hình tài chính và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tài 
chính của từng đơn vị.
 Để kế toán thực sự là công cụ sắc bén có hiệu lực trong công tác quản lý 
tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện những yêu cầu 
nhiệm vụ chủ yếu sau:
 + Ghi chép và phản ánh, một cách chính xác kịp thời, đầy đủ và có hệ 
thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình 
thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí và kết quả hoạt động dịch vụ công 
tại đơn vị (nếu có)( Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn bộ mọi khoản 
thu, chi, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị).
 + Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, 
tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch sự nghiệp gắn với chỉ tiêu kinh tế tài 
chính và các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước, thông qua việc kiểm tra, quản 
lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu 
 11/17