Sáng kiến kinh nghiệm Một vài biện pháp để quản lý tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trong trường Tiểu học

 PHẦN A. ĐẶT VẤN ĐỀ
 Trong sự nghiệp đổi mới quản lý và cải cách hành chính nước ta, công tác 
hành chính có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ 
chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn 
vị lực lượng vũ trang nhân dân. 
 Thực hiện tốt công tác này không những góp phần vào công cuộc đổi mới 
quản lý nhà nước và cải cách hành chính, hoàn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm 
thông tin cho lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý, mà còn giúp cho việc 
lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quý giá được hình thành trong 
quá khứ.
 Công tác văn thư của nhà trường luôn gắn liền với lãnh đạo cơ quan, ảnh 
hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác của đơn vị. Hồ sơ sổ sách của một đơn 
vị làm toàn bộ những văn bản hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ 
năm học, được lưu trữ hàng năm. Bởi vậy làm bất cứ một việc hay tổ chức một 
hoạt động nào cũng phải có kế hoạch cụ thể cho đến việc triển khai thực hiện, 
báo cáo kết quả.
 Công tác văn thư lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối 
quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản 
lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
 1. Lý do chọn đề tài:
 Công tác văn thư lưu trữ là một lĩnh vực quản lý Nhà nước, nó bao gồm tất 
cả các vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học tài 
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác 
quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Đòi hỏi khách quan, công 
tác văn thư lưu trữ ra đời nhằm quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để 
phục vụ xã hội. Vì thế công tác văn thư lư trữ là một mắt xích không thể thiếu 
trong hoạt động của bộ máy Nhà nước. 
 Xã hội ngày càng phát triển, tư duy con người ngày càng phong phú đa 
dạng, do đó mà nhu cầu quản lý, lưu trữ tài liệu một cách hợp lý là cần thiết 
trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Qua quá trình công tác trong nhà trường, 
việc tổ chức quản lý và giải quyết các loại văn bản bằng phương pháp khoa học 
 1/19 Muốn thực hiện vai trò của một trạm thông tin, văn phòng phải thực hiện 
một số biện pháp nghiệp vụ: Tiếp nhận, ghi nhớ, truyền đạt, theo dõi và phối 
hợp công việc nhằm giúp cho Hiệu trưởng quản lý nhà trường có hiệu quả và 
đưa mọi hoạt động vào nề nếp.
 Do đó việc xác định giá trị hồ sơ phải được tiến hành một cách thận trọng, 
đảm bảo những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để quản lý tốt 
hồ sơ, đó là tầm quan trọng mà tôi chọn đề tài: “Một vài biện pháp để quản lý 
tốt hồ sơ sổ sách văn phòng trong trường Tiểu học”
 3/19 tạo.
Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi đã suy nghĩ không biết làm thế nào 
để thực hiện công việc của mình đạt hiệu quả, lại vừa tìm và tra cứu hồ sơ tài 
liệu một cách nhanh chóng khi có người cần đảm bảo tính khoa học, mỹ quan. 
Cuối cùng tôi đã tìm ra cách cải tiến phương pháp làm việc là: Lập hồ sơ sổ sách 
trong việc quản lý hành chính. 
 3. Phương pháp nghiên cứu:
 Công tác văn thư, công tác lập hồ sơ sổ sách, công tác lưu trữ là những nội 
dung công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Để công tác văn thư hành 
chính đạt chất lượng, hiệu quả, hiệu trưởng cần thực hiện đồng bộ các biện pháp 
sau: 
 - Công tác kế hoạch:
 + Xây dựng kế hoạch hoạt động công tác văn thư hành chính phù hợp với 
điều kiện cụ thể của nhà trường. 
 + Cụ thể hoá kế hoạch hoạt động công tác văn thư hành chính thành kế 
hoạch tháng 
 - Công tác tổ chức: 
 + Xây dựng, củng cố bộ máy
 + Xây dựng quy chế làm việc, quy định chức năng công việc cụ thể 
 + Phân công công việc phù hợp
 - Công tác chỉ đạo:
 + Theo dõi, chỉ đạo công tác học sinh – giáo viên 
 + Theo dõi, chỉ đạo văn phòng, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ 
 + Khen thưởng, phê bình
 - Công tác kiểm tra:
 + Kiểm tra nội dung thực thi công tác văn thư hành chính 
 + Kiểm tra tiến độ và quy trình làm việc
 Tác dụng Công tác văn thư – lưu trữ có tác dụng rất lớn trong hoạt động 
của nhà trường, làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của 
các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ Công văn giấy tờ là phương tiện quản 
lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan qua công văn giấy tờ 
chỉ đạo được chính xác, hiệu quả, không sót việc, chậm việc. Ngược lại công tác 
 5/19 quan, cá nhân, theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa 
học và các giá trị khác, việc đánh giá này phải căn cứ vào các nguyên tắc là có 
tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn kiện, vị trí văn 
kiện đối với chức năng của nhà trường.
 Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học 
sinh, học bạ, hồ sơ giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng 
chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại 
trường.
 Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ 
sơ là phải gọn nhẹ, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác.
 Công tác hành chính văn thư là phương tiện giúp Hiệu trưởng thực hiện 
nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan điểm, 
đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà trường, công tác hành chính còn là 
điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục bằng môi 
trường, cảnh trí
 Công tác văn thư - lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học 
những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của 
nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
 Công tác văn thư - lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhà 
trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt 
một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ.
 Công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp 
thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt 
hồ sơ học sinh và giáo viên.
 Công tác văn thư - lưu trữ trong nhà trường rất nhiều việc như: Lưu trữ hồ 
sơ, học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm, các loại văn bản, báo cáo và các tư liệu thống 
kê gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và cũng cố bổ sung hồ 
sơ theo từng thời gian nhất định.
 II. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU VÀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI 
LIỆU VÀO LƯU TRỮ:
 1. Xác định giá trị tài liệu: 
 7/19 BẢNG DANH MỤC LƯU TRỮ
 VÀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ TRONG NHÀ TRƯỜNG
 Ký Tên nhóm Số Nơi 
hiệu hồ sơ, tài thứ ND các tài liệu phổ biến Thời gian lưu 
 liệu tự trữ
 A Tài liệu tổng Đề án VT, 
 1 Vĩnh viễn 
 hợp HT
 Hồ sơ hội nghị sơ, tổng kết hàng 
 năm của trường: 
 Vĩnh viễn VT, 
 2 
 - Tổng kết HT
 5 năm
 - Sơ kết
 Hồ sơ báo cáo công tác hàng năm 10 năm VT, 
 3 
 lên cấp trên HT
 Biên bản các cuộc họp (Trường, 10 năm TKHĐ, 
 4 
 Đảng, Đoàn thể) HT
 B Tài liệu quy Kế hoạch, báo cáo công tác quy 
 hoạch, kế hoạch, kế hoạch thống kê phát triển 
 hoạch, đào tạo VT, 
 thống kê 5 HT 
 - Dài hạn Vĩnh viễn
 - Hàng năm 20 năm
 Kế hoạch nhiệm vụ hàng năm cấp 20 năm VT, 
 6 
 trường HT
 Kế hoạch nhiệm vụ tổ chuyên môn 10 năm VT, 
 7 
 HT
 Báo cáo thực hiện KH năm, kỳ của 20 năm VT, 
 8 
 đơn vị HT
 Hồ sơ chỉ đạo kiểm tra thực hiện 20 năm VT, 
 9 
 KH HT
 Thống kê chất lượng đào tạo hàng Vĩnh viễn VT, 
 10 
 năm HT
 Thống kê số liệu học sinh bỏ học 10 năm VT, 
 11 
 HT
 C Tài liệu tổ Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức VT, 
 chức, cán bộ cán bộ HT
 12 
 - Dài hạn, hàng năm 20 năm
 - 6 tháng, 9 tháng 5 năm
 Kế hoạch chỉ tiêu biên chế 20 năm KT, 
 13 
 HT
 9/19 G 
G1 Tài liệu về 36 Quy chế làm việc về văn thư, lưu trữ 20 năm VT 
 hành chính, Kế hoạch, báo cáo công tác hành 20 năm VT
 văn thư, lưu 37 chính, công tác văn thư lưu trữ hàng 
 trữ năm
 Hồ sơ cải cách hành chính của cơ 20 năm VT
 38 
 quan
 Hồ sơ danh mục bí mật Nhà nước Vĩnh viễn VT
 39 
 của pháp luật, cơ quan
 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và 20 năm VT
 40 
 tài liệu lưu trữ
 Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt 10 năm VT
 41 động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, 
 chỉnh lí, khai thác sử dụng )
 42 Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu 20 năm VT 
 43 Sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan Vĩnh viễn VT 
 44 Số đăng ký văn bản đến 20 năm VT 
 45 Tập văn bản lưu trữ công văn đi 10 năm VT 
 46 Tập văn bản lưu trữ công văn đến 10 năm VT 
 47 Sổ điểm các lớp học sinh Vĩnh viễn VT 
 Hồ sơ học bạ học sinh, các văn bằng, Vĩnh viễn VT
 48 giấy chứng nhận (lưu văn bản tồn 
 đọng)
 Sổ theo dõi học sinh chuyển trường, 10 năm VT
 49 
 học sinh nghỉ học
 50 Sổ đăng bộ Vĩnh viễn VT 
 Sổ báo giảng, sổ chủ nhiệm, sổ đầu 5 năm VT
 51 
 bài
G2 Tài liệu Quy chế làm việc; Quy chuẩn đạo 20 năm VT, 
 quản trị 52 đức, quy tắc ứng xử của viên chức HT 
 công sở giáo dục
 Hồ sơ hôi nghị cán bộ viên chức 20 năm VT, 
 53 
 hàng năm HT
 Hồ sơ xây dựng cơ quan có đời sống 10 năm VT, 
 54 
 văn hóa tốt HT
 Hồ sơ công tác an ninh trật tự; công 10 năm HT
 55 tác bảo vệ cơ quan; hồ sơ công tác 
 PCCC.
 Hồ sơ cấp phát đồ dùng văn phòng 5 năm VT
 56 
 phẩm
 57 Hồ sơ về công tác y tế học đường 10 năm Y TẾ 
 H Tài liệu lĩnh 58 Kê hoạch, báo cáo thực hiện công 20 năm PHT 
 11/19