Sáng kiến kinh nghiệm Một số ứng dụng của công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư trong trường mầm non

 MỤC LỤC
1.MỞ ĐẦU:
1. Lý do chọn đề tài nghiên cứu. 
 02
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu02 
 – 03
3. Nhiệm vụ nghiên cứu 
 ..03
4. Mục đích nghiên 
 cứu....03
5. Đối tượng nghiên 
 cứu...04
6. Phương pháp nghiên 
 cứu......04
7. Phạm vi nghiên cứu ..04 
 – 05
8. Tính mới đề tài nghiên cứu05 
 – 06
 1. NỘI DUNG
1. Vài nét khái quát về trường06 – 07 
 – 08
2. Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên 
 cứu....08
3. Cơ sở thực tiễn...08 – 09 
 – 10
4. Một số biện pháp tổ chức và làm quen với 
 CNTT....10
5. Kết quả nghiên 
 cứu....10
 1. KẾT LUẬN
1. Kết luận 
 chung......11
2. Kiến 
 nghị...11
 Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư là một phương pháp 
mới đa hình thức và đang được mọi người quan tâm. Vì vậy tôi mong rằng trong 
thời gian tới nhà trường, Phòng GDĐT cũng như Sở giáo dục Tỉnh nhà có những 
buổi học, tập huấn cũng như trao dồi thêm kiến thức cho nhân viên văn thư tại 
các trường học thuộc Tỉnh ta.
Luôn cập nhật những văn bản quy định mới về công tác văn thư để nhân viên văn 
thư có hành trang vững vàng nhất trong quá trình soạn thảo, sao lưu và ứng dụng 
vào công tác văn thư.
4. Mục đích:
Văn thư trường sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến 
hành lưu công văn đi vào sổ lưu công văn đi. Quản lý công văn đến: các công văn 
đến được đăng ký vào sổ thống nhất tại văn thư của trường theo đúng thủ tục vào 
sổ đăng ký công văn đến thì tiến hành sao các công văn này ra một bản đẻ lưu 
vào sổ lưu công văn đến. Sau khi đã thực hiện xong các thủ tuc cần thiết về đăng 
ký công văn đến thì nhân viên văn thư tiến hành ngay việc chuyển văn bản đến 
lãnh đạo trường và các phòng ban có trách nhiệm, chức năng thực hiện, đồng thời 
tiến hành theo dõi và kiểm tra việc thực hiện.
 • Công tác lập hồ sơ công việc: Hồ sơ công việc của trường chủ yếu là các 
 tập lưu công văn, được sắp sếp theo trình tự thời gian, Công tác văn thư 
 truyền thống của trường trước khi ứng dụng CNTT thì có những hạn chế 
 nhất định như: việc soạn thảo văn bản diễn ra chậm và mất nhiều thời gian, 
 việc chuyển giao văn bản va theo dõi việc thực hiện văn bản không được 
 nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện văn bản và báo cáo công 
 việc. Theo phương pháp truyền thống thì văn thư cơ quan mất nhiều thời 
 gian hơn và việc tra tìm tài liệu cũng mất nhiều thời gian hơn.
5. Đối tượng nghiên cứu:
Tất cả các loại văn bản đi – đến, sao lưu và quản lý các văn bản gốc đều được 
đưa vào áp dụng, thí nghiệm để có được kết quả cao nhất.
6. Phương pháp nghiên cứu:
a. Phương pháp nghiên cứu lý luận:
Nghiên cứu phân tích tổng hợp, khái quát đưa ra các ví dụ củ thể, những tài liệu 
có liên quan đến công tác chuyên môn để giúp cho nhân viên văn thư có thể làm 
quen và thành thạo hơn với công nghệ thông tin, giải quyết nhanh công việc
b. Phương pháp thực tiễn: Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông 
qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa 
luôn quan hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản. Quản 
lý văn bản: Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư . 
Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục 
đóng dấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền 
ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi vì thế 
công việc này được tiến hành rất nhanh và khẩn trương.
Đó là lý do vì sao cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn 
thư. Đây là một thế mạnh của trường nhưng trước hết chúng ta cần hiểu thế nào 
là công nghệ thông tin. Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi đó là sự hội 
tụ của các công nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyền thông đại chúng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý thông tin được nhanh 
chóng trong tình hình thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện nay do số lượng 
văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không ngừng tăng nhanh. 
Trong mỗi cơ quan, văn phòng được coi như “trái tim” của cả cơ quan, là trung 
tâm thông tin của cơ quan. Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý, tìm kiếm và cung 
cấp thông tin để giúp cho lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp 
thời nhất. Trong thơi đại thông tin như hiện nay nếu công tác văn thư chỉ giải 
quyết công việc bằng phương pháp thủ công thì sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc 
đáp ứng kịp thời và đầy đủ những nhu cầu tìm tin của các cán bộ trong cơ quan, 
cũng như nhu cầu trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác. chính vì vậy, 
công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò to lớn trong công tác văn thư, gúp nâng cáo 
hiệu quả công việc trong công tác văn thư. Chính vì thế việc ứng dụng công nghệ 
thông tin vào công tác văn thư tại trường là một yêu cầu tất yếu.
 II. NỘI DUNG:
 1. Vài nét khái quát về trường:
 1. Về đặc điểm:
 * Giáo viên:
 - Hiện tại nhà trường có 23 CBGV – NV trong đó:
 + Ban giám hiệu: 3 đ/c nghiệp vụ, hiện nay tỷ lệ trên chuẩn đạt 73,9%. Bên cạnh đó Nhà trường 
cũng luôn tạo điều kiện cho giáo viên tham gia tập huấn của Sở, Phòng tổ 
chức. Nhà trường thường xuyên tổ chức các hội thi nhằm nâng cao chất 
lượng
* Về công tác xã hội hóa giáo dục:
Trường đã tham mưu với lãnh đạo địa phương về cơ sở vật chất, vận động 
xã hội đóng góp và ủng hộ nhà trường về vật chất, trang thiết bị sinh hoạt, 
đồ dùng đồ chơi phục vụ các cháu, nhằm nâng cao chất lượng giáo dục. 
Trong nhiều năm qua Nhà trường luôn đạt danh hiệu trường tiên tiến và 
tiên tiến xuất sắc.
2. Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu:
Để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả cao thì 
phải có quy trình ứng dụng. Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì nhà 
trường sẽ đạt được mục đích của mình, việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu 
quả cho công việc. Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng CNTT vào công 
tác văn thư là phải phân tích và thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn thư. 
Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta nắm vững được đặc điểm của 
các đối tượng cần xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL). Nó giúp ta nắm được 
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định 
được đúng thành phần và nội dung CSDL văn thư. Mục đích của việc phân 
tích hệ thống là ta có thể thiết kế hệ thống CSDL quản lý và tra tìm tài liệu 
văn thư. Thiết kế hệ thống phải đạt yêu cầu đưa toàn bộ các văn bản có giá 
trị vào một tổ chức chặt chẽ để quản lý và tra tìm chúng.
 3. Cơ sở thực tiễn:
Toàn bộ việc phân tích và thiết kế hệ thống diễn ra theo quy trình sau: Bước 
1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cuả cơ quan để xác định các loại tài 
liệu hình thành và khối khối lượng cuả nó. Bước này nhằm xác định được 
những văn bản nào có thể đưa vào CSDL quản lý và tra tìm tài liệu trong 
văn thư . Chúng ta làm như vậy bởi vì trong quá trình hoạt động của cơ 
quan sẽ có rất nhiều loại tài liệu, nhưng không phải thông tin nào cũng đưa 
vào CSDL mà chỉ có những văn bản phản ánh về chức năng, nhiệm vụ của 
cơ quan. Còn những tài liệu tham khảo hay những văn bản gửi đến để biết.. 
thì không là thành phần tài liệu đưa vào CSDL. Bước 2: Thống kế nhu cầu 
khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu chính là đặt yêu cầu khai thác vào 
CSDL. Mục đích của việc day dựng CSDL được xác định là phục vụ quản 
lý và tra tìm các văn bản. quản lý văn bản bằng máy tính sẽ thay thế dần 
các sổ đằng ký văn bản đi -đến, đồng thời có thể theo dõi việc chuyển giao 
và giải quyết van bản, tra tìm văn bản trên máy. Muốn vậy đòi hỏi khi ứng Thường xuyên đăng tải các thông tin, văn bản hướng dẫn nên Website của 
trường, tạo link đường truyền cho toàn thể cán bộ giáo viên biết và tham 
khảo.
Luôn luôn có thái độ kiên trì và học tập trau dồi kiến thức để đáp ứng và 
bắt kịp sự phát triển của thời đại
Yêu cầu giáo viên cùng nhân viên cơ quan đều tạo Gmail để thu thập được 
thông tin đầy đủ nhất
5. Kết quả nghiên cứu:
Sáng kiến kinh nghiệm “Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công 
tác văn thư”phần nào giải quyết được một số vấn đề vướng mắc cho quá 
trình sao, lưu và chuyển văn bản đi đến của nhà trường.
Tạo thêm lòng tin cho nhân viên văn thư cùng toàn thể CBGV - NV mạnh 
dạn ứng dụng chuyên đề công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư 
và giảng dạy của giáo viên trong điều kiện trường không có đủ trang thiết 
bị hiện đại cho hoạt động này. 
Vận dụng toàn bộ những gì sẵn có để làm tư liệu, phục vụ cho công tác văn 
thư.
Giải pháp có tích lũy rất nhiều kinh nghiệm triển khai và thực thi các 
phương pháp luận về quản lý văn bản của Nga, đồng thời luôn được phát 
triển cập nhật các công nghệ mới trên thế giới. Bên cạnh đó, giao diện hiện 
nay lại hoàn toàn bằng tiếng Việt, do vậy ngay cả những người sử dụng 
bình thường ở Việt Nam cũng có cơ hội tiếp cận với các giải pháp công 
nghệ tiên tiến.
Giải pháp cho phép nhanh chóng xây dựng kho “lưu trữ điện tử” bằng cách 
kết hợp các thiết bị phần cứng như máy quét (Scanner), công nghệ nhận 
dạng chữ, in và nhận diện mã vạch và có thể thực hiện một cách đồng loạt.
 III. KẾT LUẬN:
1. Kết luận chung:
Nói chung nhờ sự phát triển của CNTT mà mọi ngành nghề cũng như mọi 
công việc được giải quyết hết sức nhanh chóng. Và công tác văn thư trong 
trường học cũng không nằm ngoại lệ trong sự phát triển ấy. NHẬN XÉT CỦA TỔ
................................................................................................................................
.......................................................................
................................................................................................................................
.......................................................................
Đạt................................ Điểm
Xếp loại...................................