Sáng kiến kinh nghiệm Một số kinh nghiệm về công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán

 PHẦN MỘT: THÔNG TIN TÁC GIẢ SÁNG KIẾN.
 - Họ và tên tác giả sáng kiến:
 - Ngày, tháng, năm sinh: 
 - Chức vụ, đơn vị công tác: 
 - Trình độ chuyên môn: 
 - Đề nghị xét công nhận sáng kiến: Cấp trường
 - Lĩnh vực áp dụng: “ Một số kinh nghiệm về công tác quản lý chứng từ, 
sổ sách kế toán”.
 PHẦN HAI: NỘI DUNG SÁNG KIẾN
 CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
1. Khái quát đặc điểm tình hình của nhà trường.
 * Đặc điểm tình hình nhà trường: 
 Trường THCS bàn Trường được thành lập từ năm đến nay (năm học 
2016-2017) nhà trường đã có bề dày truyền thống dạy và học. Năm học 2016-
2017, trường trung học cơ sở có 16 lớp (4 lớp 6, 4 lớp 7 học theo mô hình 
trường học mới và 4 lớp 8, 4 lớp 9 học theo mô hình hiện hành) với tổng học 
sinh và 33 cán bộ giáo viên, nhân viên. Các đồng chí cán bộ giáo viên, nhân viên 
của trường đều có trình độ chuyên môn đạt chuẩn và trên chuẩn, nên thuận lợi 
cho công tác giảng dạy. Tuy nhiên xã , trình độ dân trí chưa cao, công việc lao 
động chủ yếu theo nghề nông nên điều kiện kinh tế còn rất nhiều khó khăn, địa 
bàn còn nhiều phức tạp về vấn đề xã hội, cũng gây ảnh hưởng đến hiệu quả 
giảng dạy của nhà trường.
 Vượt qua những khó khăn trên, trong những năm gần đây, nhà trường 
đang có những bước tiến nhiều khởi sắc: Năm học 2014 – 2015 nhà trường đạt 
tập thể lao động tiên tiến; Năm học 2015 - 2016 trường đạt tập thể lao động tiên 
tiến và có 5 giáo viên đạt giáo viên dạy giỏi cấp huyện, 4 chiến sỹ thi đua cấp cơ 
sở, 22 giáo viên đạt danh hiệu LĐTT. Có được những thành tích đó là do nhà 
trường luôn được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của các cấp lãnh đạo Đảng ủy, 
 1 chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được 
đầy đủ và kịp thời đúng qui định.
 Chứng từ sổ sách kế toán là một bằng chứng để chứng minh cho việc thu - 
chi tài chính của đơn vị. Đồng thời nó còn góp phần thúc đẩy cho mọi hoạt động 
của đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo ở địa phương.
 Từ thực tiễn trên cho chúng ta thấy việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán 
là lâu dài và rất quan trọng. Là chứng từ minh bạch cho việc thu - chi tài chính ở 
đơn vị và cho chính bản thân kế toán. Do đó việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế 
toán là phải được bảo quản cụ thể như sau:
 - Đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên 
không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính năm (như 
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi không lưu trong tập chứng 
từ kế toán của phòng kế toán; báo cáo kế toán hàng ngày, tháng, quý...) lưu trữ 
tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán. 
 - Tất cả tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo 
Tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, quy định cụ thể như sau:
 + Tài liệu kế toán thuộc niên độ kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi kết 
thúc niên độ kế toán;
 + Tài liệu kế toán của các đơn vị Chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán 
của các niên độ kế toán, tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án 
hoàn thành: lưu trữ 20 năm tính từ khi báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn 
thành được duyệt;
 + Tài liệu kế toán về tài sản cố định kể cả tài liệu kế toán liên quan đến 
thanh lý, nhượng bán TSCĐ: lưu trữ 20 năm tính từ khi hoàn thành việc thanh 
lý, nhượng bán TSCĐ;
 + Biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến 
tiêu huỷ tài liệu kế toán: lưu trữ 20 năm tính từ khi lập biên bản, 
 3 phải lưu trữ chung với tủ lưu trữ văn bằng, học bạ của học sinh, tủ hồ sơ để 
chung với phòng đội. Tất cả chứng từ kế toán của một năm tài chính đều được 
để chung trong cùng một hộp hồ sơ, chưa được sắp xếp phân loại theo từng 
nhóm, từng loại chứng từ. Do đó việc bảo quản hồ sơ, chứng từ kế toán còn gặp 
rất nhiều hạn chế.
 Trước những vấn đề như vậy bản thân tôi nhận thấy cần có sự thay đổi 
trong công tác quản lý, bảo quản hồ sơ sổ sách, chứng từ kế toán cũng như việc 
sắp xếp phân loại chứng từ, sổ sách kế toán của nhà trường.
2. Nội dung kinh nghiệm:
2.1. Giải quyết vấn đề:
a. Khái niệm quản lý:
 “Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến 
đối tượng quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt 
được mục đích của tổ chức”.
b. Khái niệm về chứng từ sổ sách kế toán:
 Luật Kế toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang 
tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ 
ghi sổ kế toán “. Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống 
chứng từ. 
Đồng thời chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản 
ánh tình hình thu - chi của đơn vị, nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, 
làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính.
 Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong một 
cơ quan đơn vị. Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài 
chính, là điều kiện thiết yếu của quá trình thu - chi tài chính. Đồng thời còn tác 
động đến mọi hoạt động của cán bộ, giáo viên, nhân viên, là yếu tố tác động đến 
chất lượng giáo dục và đào tạo ở địa phương.
 Từ những khái niệm trên cho thấy sự quan trọng của việc quản lý chứng 
từ, sổ sách kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp, nó đóng góp một vai trò vô 
cùng quan trọng ở một đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo.
 5 Muốn làm tốt được công tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán thì trước 
hết kế toán phải sắp xếp chứng từ cho khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, 
đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh 
mục, mục lục ngân sách Nhà nước và cho vào hộp, kẹp niêm phong theo thứ tự 
từng tháng, từng quý, từng năm và ngoài bìa hộp, kẹp phải ghi mã nguồn, 
chương, loại, khoảnđể dễ phân biệt và tiện lợi khi ta cần thiết đến chứng từ 
nào đó ta dễ dàng lấy ra nhanh chóng, chính xác và kịp thời, tránh mất thời gian 
và xáo trộn chứng từ. Đồng thời ta cũng lưu trữ những danh mục, và ký hiệu 
theo dõi trong hệ thống máy tính.
 Hàng tháng, quý, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát 
chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt. Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện 
pháp xử lý kịp thời. Nếu không thì niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại như cũ.
Hàng quý kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào trong tủ đựng 
chứng từ, sổ sách kế toán của mình không để mối mọt vào và khóa cửa tủ cẩn 
thận. Nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán như trên thì 
đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, đồng thời tạo được niềm tin 
cho các cấp Lãnh đạo.
 2.2. Khả năng áp dụng: 
 Áp dụng cho tất cả các trường học trong huyện không riêng gì trường 
THCS 2.3. Phạm vi áp dụng:
 Trường THCS An Thịnh
2.4. Hiệu quả lợi ích thu được từ kinh nghiệm:
 Đầu năm bản thân tôi xây dựng kế hoạch sắp xếp và bảo quản chứng từ, 
sổ sách kế toán trình Lãnh đạo phê duyệt. Để từ đó thực theo kế hoạch đã đề ra, 
đồng thời phối hợp với các bộ phận có liên quan làm tốt các mặt công việc 
không để tồn đọng và kéo dài thời gian.
 Qua nhiều năm làm làm kế toán chứng từ được sắp xếp gọn gàng, ngăn 
nắp, sạch đẹp, có khoa học, không bị mối mọt, không bị rách, dơ, không bị thất 
lạc, từ đó đến nay luôn bảo quản tốt.
 7 lý tài chính cao hơn nữa trong các năm tới để phục vụ tốt hơn nữa cho sự nghiệp 
giáo dục mà chúng ta đã chọn.
 2. Kiến nghị
 * Đối với Phòng giáo dục:
 - Thường xuyên tổ chức các hội thảo trao đổi kinh nghiệm, bàn luận rút ra 
những kỹ năng tối ưu, tích cực để nâng cao chất lượng cho toán kế toán tại các 
đơn vị trường học.
 * Đối với nhà trường: Cần quan tâm hơn nữa đến công tác quản lý, lưu trữ 
hồ sơ, chứng từ kế toán của đơn vị.
 Trên đây là một số biện pháp mà bản thân tôi đã rút ra và áp dụng 
tại Trường THCS ..... đạt được những thành công như đã nêu. Tôi tin chắc rằng 
còn nhiều biện pháp hay hơn mà tôi chưa làm được, rất mong Hội đồng khoa 
học các cấp góp ý, để sáng kiến kinh nghiêm này được áp dụng rộng rãi trong 
ngành giáo dục & đào tạo của huyện thuộc địa bàn vùng sâu, vùng xa, vùng khó 
khăn rất hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng công việc./.
 “Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đến 
đối tượng quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức đó vận hành và đạt 
được mục đích của tổ chức”.
b. Khái niệm về chứng từ sổ sách kế toán:
 Luật Kế toán đã chỉ rõ: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang 
tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ 
ghi sổ kế toán “. Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống 
chứng từ. 
Đồng thời chứng từ, sổ sách kế toán là một loại giấy có giá trị như tiền, nó phản 
ánh tình hình thu - chi của đơn vị, nó còn là điều kiện, là phương tiện để lưu trữ, 
làm cơ sở thanh toán, quyết toán với cơ quan tài chính.
 Chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong một 
cơ quan đơn vị. Là yếu tố cần thiết để làm cơ sở thanh quyết toán với cơ quan tài 
chính, là điều kiện thiết yếu của quá trình thu - chi tài chính. Đồng thời còn tác 
 9 Kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn 
vị để mọi người cùng phối hợp thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người năng 
động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, có lề lối 
làm việc khoa học là người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu 
đặt ra, luôn ý thức trước được công việc của mình.
 Muốn làm tốt được công tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán thì trước 
hết kế toán phải sắp xếp chứng từ cho khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, 
đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh 
mục, mục lục ngân sách Nhà nước và cho vào hộp, kẹp niêm phong theo thứ tự 
từng tháng, từng quý, từng năm và ngoài bìa hộp, kẹp phải ghi mã nguồn, 
chương, loại, khoảnđể dễ phân biệt và tiện lợi khi ta cần thiết đến chứng từ 
nào đó ta dễ dàng lấy ra nhanh chóng, chính xác và kịp thời, tránh mất thời gian 
và xáo trộn chứng từ. Đồng thời ta cũng lưu trữ những danh mục, và ký hiệu 
theo dõi trong hệ thống máy tính.
 Hàng tháng, quý, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát 
chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt. Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện 
pháp xử lý kịp thời. Nếu không thì niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại như cũ.
Hàng quý kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào trong tủ đựng 
chứng từ, sổ sách kế toán của mình không để mối mọt vào và khóa cửa tủ cẩn 
thận. Nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán như trên thì 
đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, đồng thời tạo được niềm tin 
cho các cấp Lãnh đạo.
 2.2. Khả năng áp dụng: 
 Áp dụng cho tất cả các trường học trong huyện không riêng gì trường 
THCS 2.3. Phạm vi áp dụng:
 Trường THCS An Thịnh
2.4. Hiệu quả lợi ích thu được từ kinh nghiệm:
 Đầu năm bản thân tôi xây dựng kế hoạch sắp xếp và bảo quản chứng từ, sổ 
sách kế toán trình Lãnh đạo phê duyệt. Để từ đó thực theo kế hoạch đã đề ra, 
đồng thời phối hợp với các bộ phận có liên quan làm tốt các mặt công 
 11 .............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
.............................................................................................................................
.............................................................................................................................
 13