Sáng kiến kinh nghiệm Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ cán bộ

 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI 
 TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ TỈNH ĐỒNG NAI 
 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ 
 Người thực hiện: Dương Quốc Hội 
 Lĩnh vực nghiên cứu: 
 - Quản lý giáo dục  
 - Phương pháp dạy học bộ môn: ..... 
 - Lĩnh vực khác:....................  
 Có đính kèm: 
  Mô hình  Phần mềm  Phim ảnh  Hiện vật khác 
 Năm học: 2012 - 2013 
 I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 
 Như chúng ta đã biết hồ sơ cán bộ, công chức (gọi chung là hồ sơ cán bộ) 
là tài liệu pháp lý phản ảnh đầy đủ, trung thực các mặt chủ yếu về nguồn gốc, 
quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách và các mối quan hệ gia 
đình, xã hội của người cán bộ. 
 Hồ sơ cán bộ là tài liệu quan trọng của Đảng, Nhà nước cũng như đối với 
bất kỳ một tổ chức, đoàn thể, cơ quan nào; nó là sự phản ảnh khá trung thực của 
bản thân người cán bộ, vì vậy hồ sơ cán bộ cần được quản lý chặc chẽ, khoa học 
đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất. 
 Xuất phát từ những vấn đề với tính chất quan trọng nêu trên chính vì vậy 
việc quản lý hồ sơ cán bộ là một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý cán 
bộ hiện nay và mãi sau này. 
 Vậy thực trạng hiện nay việc quản lý hồ sơ cán bộ ở các đơn vị cơ sở ra 
sao? Việc sắp xếp, bảo quản và khai thác thông tin phục vụ cho công tác cán bộ 
có đạt kết quả không? Và từ đó chúng ta có những biện pháp hữu hiệu nào để có 
thể sắp xếp, bảo quản, cập nhật thông tin kịp thời và khai thác có hiệu quả nhất? 
 Với phạm vi của một đơn vị giáo dục, với kinh nghiệm của bản thân, đề 
tài này tôi không có tham vọng trình bày ở một lĩnh vực rộng trong việc bảo 
quản hồ sơ cán bộ mà chỉ xin nêu một số kinh nghiệm thu lượm được trong quá 
trình công tác của chính bản thân mình mà thôi- Ở góc độ của một Trường 
THPT. 
 - Thực trạng hiện nay 
 + Các bản sơ yếu lý lịch: 
 Trong một số trường hợp cần thiết cơ quan quản lý cán bộ có thể yêu cầu 
cá nhân khai tóm tắt lý lịch theo mẫu 2a-BNV/2007. 
 + Các bản bổ sung lý lịch: 
 Mỗi cán bộ khi tiến hành khai lý lịch đều có một giai đoạn lịch sử bản 
thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định, chính vì thế việc bổ 
sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng thời điểm là việc 
làm không thể xem nhẹ. Việc này có làm thường xuyên thì việc quản lý cán bộ 
mới thật sự có hiệu quả. 
 + Các quyết định có liên quan đến nhân sự như: quyết định thuyên 
chuyển, điều động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, vv. 
 + Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm : Đi kèm 
theo nó là bản kết luận, đánh giá của cấp có thẩm quyền đối với cán bộ thuộc 
thẩm quyền. 
 + Các tài liệu khác bao gồm như: sổ BHXH, bản sao giấy khai sinh, văn 
bằng, chứng chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận 
chính trị, nghiệp vụ và tình trạng sức khoẻ. 
 + Các đơn thư có liên quan đến bản thân của cá nhân cán bộ (nếu có) 
 Một điều cũng cần phải quan tâm đến là mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ 
đều phải làm theo mẫu thống nhất do Ban Tổ chức Trung ương ban hành và 
hướng dẫn thực hiện (sự thống nhất mẫu hồ sơ hiện nay đã góp phần khắc phục 
dần những khuyếm khuyết trong cách quản lý hồ sơ cán bộ trước đây). 
 Vấn đề thứ hai cũng không kém phần quan trọng mà tôi muốn được trình 
bày là: 
 2) Việc tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ: 
 a- Phần tổ chức: 
sơ cũng đã góp phần làm cho việc tập hợp các thông tin của một cá nhân không 
được đầy đủ. 
 Để đảm bảo hồ sơ cán bộ đầy đủ theo nguyên tắc nêu trên không thể ngày 
một ngày hai là chúng ta có thể có được, quá trình tập hợp lại những thông tin 
thất lạc này đòi hỏi phải có một thời gian nhất định với lòng nhiệt tình của 
người quản lý hồ sơ cán bộ. 
 Chính vì vậy khi tiếp nhận hồ sơ cán bộ phải kiểm tra tình trạng tài liệu, 
lập danh mục kê khai tất cả các loại tài liệu hiện có trong hồ sơ, nếu trong quá 
trình tiếp nhận hồ sơ không đầy đủ thì người quản lý hồ sơ phải kê khai tất cả 
các danh mục tài liệu cần bổ sung và yêu cầu cá nhân phải có trách nhiệm bổ 
sung đầy đủ, kịp thời. Một điều cũng cần lưu ý khi tiếp nhận hồ sơ cũ của một 
cá nhân chuyển từ nơi khác đến là phải có đầy đủ niêm phong, người tiếp nhận 
phải kiểm tra và ghi vào sổ theo dõi ngày giờ hồ sơ đến để theo dõi và quản lý. 
 b-Phần quản lý : 
 Đây cũng công việc phần không kém phần quan trọng , đòi hỏi người làm 
công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải có lòng «nhiệt tình» với « nghề ». Đến một 
cơ quan nào đó nếu tiếp cận hồ sơ cán bộ để nắm lấy thông tin mà không gặp 
một trở ngại nào thì ta có thể hiểu ngay được cách quản lý của cơ quan đó- Là 
một cơ quan biết sắp xếp hồ sơ cán bộ có ngăn nắp, khoa học. 
 Phần quản lý hồ sơ cán bộ theo tôi phải thoả mãn được tiêu chí sau: « Sắp 
xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản ». 
 Trong bảo quản hồ sơ cán bộ, tuỳ thuộc từng đơn vị mà ta có thể có những 
cách sắp xếp, bảo quản hồ sơ khác nhau. Ở đây tôi xin nêu hai cách sắp xếp, bảo 
quản mà ta thường thấy ở các đơn vị : 
 * Sắp xếp theo vần A, B, C, ...(hay theo mã số hồ sơ) 
 * Sắp xếp theo tổ chuyên môn. 
nhưng dù chung hay riêng việc bảo quản hồ sơ vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt 
các điều kiện sau: phòng để hồ sơ phải cao ráo, thoáng mát, xa nơi có chất nổ, 
chất cháy, cần được trang bị các phương tiện phòng chống cháy, nổ, chống mối, 
mọt, chuột, dán,vv. 
 Tất cả hồ sơ cán bộ đã được sắp xếp ngăn nắp, khoa học, nhưng nếu 
chúng ta không có kế hoạch làm vệ sinh, thường xuyên kiểm tra,vv, thì tất cả 
những điều đã làm đều trở nên vô nghĩa. Việc tấn công của các yếu tố khách 
quan bên ngoài đối với hồ sơ là luôn luôn thường trực vì vậy đây là một việc 
phải làm thường xuyên và có kế hoạch hẳn hoi. Cần lưu ý một điều những tài 
liệu nào bị phai mờ, rách nát phải sao chép lại và được lưu đồng thời với bản cũ. 
Việc huỷ bỏ tài liệu trong hồ sơ phải được cơ quan quản lý cán bộ quyết định, 
việc huỷ bỏ hồ sơ phải được lập biên bản cụ thể và ghi rõ người cho phép huỷ 
bỏ hồ sơ, biên bản này phải được lưu trong bì hồ sơ của cá nhân. 
 Đồng thời với việc bảo quản hồ sơ cán bộ chúng ta cần phải thường xuyên 
bổ sung các mặt thay đổi về bản thân cũng như gia đình cán bộ, các nghị quyết 
điều động, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, các bản kiểm điểm đánh 
giá công tác hàng năm, các bản thẩm tra xác minh, các đơn thư tố giác đã kết 
luận  đều phải kịp thời đưa vào hồ sơ. Các tài liệu bổ sung này chủ yếu do cán 
bộ tự khai theo quy định hoặc do cán bộ tổ chức thu thập, sưu tầm nhưng phải 
ghi rõ họ tên người hoặc cơ quan nào cung cấp tài liệu, ngày và nơi trích sao tài 
liệu, trích sao từ văn bản nào 
 Trong phần quản lý hồ sơ, một vấn đề cũng khá quan trọng mà người làm 
công tác bảo quản hồ sơ cũng cần phải nắm vững là: với từng loại đối tượng 
khác nhau như về hưu, thôi việc, chết, chuyển đi, vv thì loại đối tượng nào 
được nhận, trả, chuyển hồ sơ,  .Những vấn đề này đã được quy định trong quy 
chế 01/QCTC/TW của Ban Tổ chức Trung ương nên trong phạm vi đề tài này 
Đây là một vấn đề có tầm vĩ mô yêu cầu các nhà quản lý phải tiếp tục nghiên 
cứu, đề xuất. Nhưng dẫu gì đi chăng nữa tính ưu việt của việc ứng dụng CNTT 
vào công tác quản lý hồ sơ cán bộ đã thật sự giúp cho người làm công tác quản 
lý bớt đi phần nào sự vất vả. Nếu chúng ta biết kết hợp cả hai cách quản lý thì 
việc khai thác thông tin về bất kỳ một người nào thuộc quyền quản lý sẽ đơn 
giản hơn nhiều. 
 Hiện nay, đối với Trường PTDT Nội Trú Tỉnh Đồng Nai đã áp dụ-ng kế 
hoạch triển khai việc ứng dụng chương trình PMIS của Sở giáo dục, đã trang bị, 
Việc sử dụng chương trình này giúp cho việc quản lý hồ sơ cán bộ ở nhà trường 
đỡ bớt vất vả, nhưng vấn đề quan trọng hơn là các thông tin về cán bộ sẽ đảm 
chính xác hơn. Hàng năm với gần 70 biên chế, sự thay đổi các thông tin về nhân 
sự ( như: nâng lương, thuyên chuyển, thay đổi về mặt quan hệ gia đình, đánh giá 
CC-VC hàng năm,vv) đã làm cho người trực tiếp quản lý và sử dụng phần 
mềm này không còn có thời gian. Khi người quản lý hồ sơ đã tiếp cận với 
chương trình, với quy định báo cáo dữ liệu theo định kỳ, việc chuyển dữ liệu 
thông tin từ các đơn vị về Phòng tổ chức Cán bộ Sờ giáo dục sẽ làm cho các 
công tác quản lý hồ sơ cán bộ sẽ đỡ vất vả và tốn thời gian hơn. 
 Dù quản lý bằng khoa học công nghệ nhưng một điều cần lưu ý mà chúng 
ta không thể không nhắc đến một lần nữa là: mọi cách tổ chức, bảo quản hồ sơ 
cán bộ bằng CNTT cũng không khác gì quản lý bằng hồ sơ giấy như đã nêu ở 
trên. Mọi nguyên tắc, biện pháp khai thác, sử dụng, bảo quản đều không có gì 
khác biệt ở hai cách quản lý đã nêu. 
 4-Kết quả đem lại: 
 Việc đem kinh nghiệm trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ trao đổi với 
các CBQL trường học đã được sự đồng tình, nhất trí cao. Thành công trong việc 
quản lý hồ sơ được thể hiện cụ thể và khá rõ nét nhất. 
và khai thác hồ sơ cán bộ. Có thể đâu đó trong thực tế có những kinh nghiệm 
quản lý hồ sơ hay hơn nữa mà ta chưa bắt gặp 
 Trảng Bom, ngày 15 tháng 05 năm 2013 
 Người viết đề tài 
 DƯƠNG QUỐC HỘI