Sáng kiến kinh nghiệm Một số kinh nghiệm sử dụng phần mềm Vemis_Library để quản lý thư viện theo tiêu chuẩn thư viện 01

 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
 MỘT SỐ KINH NGHIỆM SỬ DỤNG
 PHẦN MỀM VEMIS_LIBRARY ĐỂ
 QUẢN LÝ THƯ VIỆN THEO TIÊU
 CHUẨN THƯ VIỆN 01
 (Tiêu chuẩn của Bộ Giáo Dục và Đào Tạo về tiêu chuẩn thư viện trường phổ 
thông. Ban hành kèm theo Quyết định 01/2003/QĐ/BGD&ĐT
 ngày 02 tháng 01 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo Dục và Đào Tạo)
 Người thực hiện:
 Nguyễn Công Hoàn, Trường THPT Nguyễn Trãi- Biên Hòa- Đồng Nai.
 A. TÓM TẮT ĐỀ TÀI
 Ứng dụng CNTT trong nhà trường là nhiệm vụ quan trọng để nâng cao năng 
lực quản lý và giáo dục, tạo sự chuyển biến sâu sắc về ứng dụng công nghệ thông 
tin trong cán bộ, giáo viên, công nhân viên. Phát huy tác dụng của CNTT trong 
quản lý thư viện phục vụ tốt bạn đọc là việc làm thiết thực và thường xuyên trong 
Thư viện trường THPT Nguyễn Trãi. Để không ngừng nâng cao chất lượng dạy 
và học, với phương châm tự học của học sinh, nhà trường rất coi trọng phát triển 
công tác thư viện. Xây dựng thư viện điện tử là xu thế tất yếu của nền giáo dục 
tiên tiến. Việc Thư viện Nguyễn Trãi ứng dụng Phân hệ quản lý thư viện Library 
vào công tác quản lí mang lại hiệu quả cao trong công việc, có ý nghĩa kinh tế rất 
to lớn, giúp người đọc tiếp cận thông tin nhanh chóng, chính xác. Bên cạnh đó, 
đòi hỏi cán bộ thư viện cũng phải thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn 
của mình, cải tiến phương pháp làm việc, ứng dụng cái hay cái mới để nâng cao 
tính chuyên nghiệp trong thư viện.
 Thư viện nhà trường đã nối mạng internet, có máy vi tính, máy in để làm công 
tác quản lý. Số lượt bạn đọc trong các năm học tăng đáng kể, phát huy nội lực của 
học sinh trong học tập, hình thành thói quen đọc sách để các em bước lên bậc học 
cao hơn; hình thành ý thức tự học suốt đời của mỗi con người. Hình thành nền 
văn hóa đọc giúp cho mỗi cá nhân có một cuộc sống trí tuệ, đẹp đẽ, ý nghĩa, hạnh 
phúc và hài hòa.
 B. GIỚI THIỆU
 - Năm học 2004-2005 thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi đạt danh 
hiệu Thư viện chuẩn 01 do Bộ Giáo Dục & Đào Tạo ban hành.
 - Năm học 2005-2006 đạt danh hiệu Thư viện tiến tiến cấp ngành.
 - Năm học 2011-2012 đạt danh hiệu Thư viện xuất sắc cấp ngành.
Là một trong những thư viện trường học của tỉnh Đồng Nai, ứng dụng tốt công 
nghệ thông tin vào quản lý thư viện; thư viện nhà trường hiện nay sử dụng rất có 
hiệu quả 2 chương trình quản lý thư viện:
 - Phân hệ quản lý thư viện Vemis_Library của Bộ Giáo dục và Đào tạo. tính tương tác cao, liên kết và chạy ổn định, đây là đề án đoi mới quản lý giáo dục 
ở cấp quốc gia do các nhà lập trình tầm cỡ quốc tế biên soạn và thiết kế, sau khi 
đã tham khảo ý kiến của các chuyên gia đầu ngành, Vemis đã được chỉnh sửa và 
nâng cấp nhiều lần cho sát với thực tế, yêu cầu của công việc. Nhưng Vemis khó 
cài đặt, dữ liệu được chuẩn hóa cao nên khó khăn cho người sử dụng. Việc cài đặt 
và sử dụng đòi hỏi phải có trình độ tin học nhất định. Sau khi đã xác định mục 
tiêu xây dựng thư viện xuất sắc lâu dài, tôi tiếp tục ứng dụng LIBRARY VÀO 
QUAN LÝ THƯ VIỆN là hướng đi đúng để nâng cao chất lượng phục vụ bạn 
đọc.
Hình ảnh minh họa cho việc hoàn tất cài đặt chương trình ở thư viện
1. Áp dụng Library để đồng bộ hóa sách báo và tạp chí
Tổng số sách, tài liệu trong thư viện 12022 bản, sách báo được xử lý nghiệp vụ 
và nhập đầy đủ các thông tin vào chương trình Vemis_Library
 a) Sách giáo khoa: 1631 bản.
 b) Sách nghiệp vụ giáo viên: 645
 c) Sách tham khảo: 9556 bản. - Hoàn thiện các loại sổ sách thư viện; ví dụ: Sổ đăng ký cá biệt, dưới đây là 
hình ảnh minh họa cho trang đầu và trang cuối của Sổ đăng ký cá biệt, như vậy 
ta thấy chương trình đã xuất ra 1,912 trang sổ cho 9556 cuốn sách tham khảo có 
trong thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi. - Chương trình lấy danh sách thẻ đọc của học sinh Vemis_Student, có 1335 học 
sinh được cấp thẻ.
 - Mầu thẻ mã vạch kết hợp với số, nếu được trang bị phòng đọc mở, có máy 
quét mã vạch thì thủ thư làm việc sẽ rất thuận tiện trong việc mượn và trả sách ở 
thư viện. - Bạn đọc mượn nhiều nhất
- Và sau đây là số liệu tổng hợp có được từ chương trình Vemis_Library từ ngày 
19/09/2012 đến ngày 08/04/2013 trong thư viện nhà trường.
 Như vậy, một chuyên gia Thư viện- Thiết bị của Sở GD&ĐT tỉnh B, không 
cần phải đi khảo sát tình hình hoạt động của thư viện trường A; mà chỉ cần tập tin 
sao lưu dữ liệu của thư viện gửi qua email cũng nắm chắc hoạt động của thư viện 
trường A, vì Library có cây thư mục từ cấp Bộ đến cấp trường.
 4. Bộ máy tra cứu của Library
 Theo tôi, chương trình Library có bộ máy tra cứu rất tuyệt vời, vì tôi theo 
đoàn kiểm tra Thư viện 01 của Sở GD&ĐT Đồng Nai, các trường sử dụng nhiều 
phần mềm quản lý thư viện khác nhau, từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng chưa có 
phần mềm thư viện nào làm việc ổn định và có bộ máy tra cứu đa dạng như Phân 5. Sao lưu, phục hồi dữ liệu
 - Một kinh nghiệm quí giá khi sử dụng Phần mềm quản lý thư viện, đó là phải 
thường xuyên sao lưu dữ liệu đề phòng sự cố hỏng học...Vemis trang bị một Phân 
hệ Quản lý hệ thống để làm công tác sao lưu, khôi phục dữ liệu.
 Hình dưới: Đăng nhập Quan ly he thong để sao lưu, khôi phục dữ liệu.
 - Anh chị em thủ thư chúng mình nên nhớ, để nhập liệu được vài trăm cuốn 
sách là vô cùng vất vả, cả công sức, mồ hôi đổ ra. Dữ liệu trong Library được 
mô tả khoa học, công phu, mang tính chuyên nghiệp cao.
 - Khi vào Quan ly he thong, ta click trái chuột vào Sao lưu, rồi click trái 
chuột chọn 2 phân hệ (Phân hệ VEMIS_Common, Phân hệ VEMIS_Library). 
Chọn đường dẫn (ổ đĩa lưu) để lưu tập tin. Tên 2 tập tin Hệ thống và Library có 
tên mặc định là ngày tháng năm hiện hành kèm đuôi .bak. Tên chương Xuất xứ Khả năng tổng hợp Ổn định Nâng cấp
trình dữ liệu
Vemis_Library Dự án Cao, từ cấp trường Cài đặt Được nâng cấp thường 
 Srem đến cấp Bộ, chính thành xuyên; download tại: 
 xác, đồng bộ dữ liệucông, vận www.srem.com.vn/ 
 hành trơn Không phải mất tiền 
 tru, mua bản quyền
 không 
 phát sinh 
 lỗi
CTQLTV của Nhà Xu ất Không có khả năng Phát sinh Mua xong, phát sinh lỗi 
Nhà XB GD VN bản Giáo tổng hợp ở cấp sở lỗi không có người bảo trì, 
Chi nhánh Đà dục Việt và bộ vì Không có sửa chữa
Nằng Nam-ĐN cây thư mục cấp 
 trường, sở, bộ,
 - Một số chương trình khác khi ứng dụng vào thực tế công việc thua xa 
Library.
 - Qua việc thu thập dữ liệu, khai thác chương trình, đối chứng và so sánh 
tôi thấy, việc quản lí thư viện bằng công nghệ thông tin Phần mềm 
Vemis_Library đã nâng cao hiệu suất công tác bạn đọc rõ rệt. Toàn bộ sách báo 
trong thư viện Nguyễn Trãi đã được nhập liệu vào chương trình Library. Việc in 
ấn sổ sách, báo cáo đều theo qui chuẩn do Bộ GD&ĐT ban hành. Quản lí sách 
cho mượn, sách đã trả bằng công nghệ thông tin rất tiện lợi, trong ngày có thể biết 
được số lượng sách đã mượn, số sách, số lượng sách đã trả.
 IV. ĐƯA DỮ LIỆU TỪ EXCEL SANG CHƯƠNG TRÌNH
 VEMIS_LIBRARY’
 Một vấn đề lớn được đặt ra là: Phân hệ Vemis_Library do Bộ Giáo dục và 
Đào tạo mới triển khai, thế thì lâu nay các thư viện sử dụng phần mềm quản lý 
thư viện khác nhau, dữ liệu đã nhập đầy đủ, bây giờ nhập lại ư? Với một thư viện 
có số đầu sách lớn như thư viện Trường THPT Nguyễn Trãi có 12022 cuốn sách 
đã nhập vào Chương trình quản lý thư viện do cán bộ thư viện thiết kế; bây giờ 
biên mục lại quả là mất rất nhiều thời gian (để có được dữ liệu 12022 cuốn sách 
thì thủ thư đã phải làm việc vất vả từ rất nhiều năm nay). Trong lúc đó 
Vemis_Library chỉ cho phép chuyển dữ liệu từ Excel qua được mấy trường dữ 
liệu (cột) như: Ngày vào sổ, Số phiếu, Nhan đề, Số lượng, Giá tiền, Thành tiền, 
còn lại ta phải Biên mục để bảo toàn tính thống nhất của dữ liệu. Nhìn vào b ảng 
nhập liệu ta thấy rất nhiều cột mô tả, rắm rối. + Sau khi vào được SLQ Server 2005, click trái chuột vào Databases để bung 
các phân hệ của Vemis, rồi chọn phân hệ VEMIS_LIBRARY. Khi click trái 
chuột vào Tables của Library nó sẽ bung các dbo ra.
 + Ta chọn 3 dbo: dbo.library_dang_ky_ca_biet, dbo.library_danh_muc, 
dbo.library_nhap_an_pham.
 + Mở 3 dbo trên ra bằng cách nhấn phải chuột vào dbo để mở. 
 Ví dụ: Ta chọn dbo.library_dang_ky_ca_biet, click phải chuột -> Open Table 
-> bảng dữ liệu dbo.library_dang_ky_ca_biet sẽ được mở ra.
 + Khi bảng dbo mở ra ta nhấn chuột chọn toàn bộ dữ liệu mẫu trong bảng + Tiếp tục làm như trên cho 2 dbo còn lại là: dbo.library_dang_ky_ca_biet, 
dbo.library_danh_muc; thế là xong! Sau đó ta khởi động Phân hệ Library để sửa 
chữa lại dữ liệu cho hoàn chỉnh.
Hình dưới: Dòng Null đã ngả sang xanh nhạt (đã chọn).
 V. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ SỬ DỤNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ THƯ 
VIỆN
 - Vemis là bộ phần mềm trọn gói gồm 7 phân hệ, dữ liệu được đồng bộ hóa, 
chạy ổn định, khả năng tổng hợp cao, hoàn thiện cây thư mục từ Bộ đến cấp cơ 
sở. Việc triển khai áp dụng cho toàn ngành là rất thiết thực.
 - Quyết định số 558/QĐ-BGDĐT ngày 13/02/2012 của Bộ GD&ĐT về việc 
triển khai sử dụng thống nhất hệ thống phần mềm quản lý trường học trong các 
trường phổ thông; Kế hoạch số 223/KH-SGDĐT ngày 20/02/2012 của Sở 
GD&ĐT Đồng Nai về kế hoạch triển khai hệ thống Vemis trong năm 2012 của 
ngành GD&ĐT Đồng Nai, thể hiện sự quyết tâm chỉ đạo thống nhất, cần thiết, 
quan tâm sâu sắc tới việc áp dụng Vemis trong ngành của cấp trên.
 - Trong các phân hệ, tôi thấy Phân hệ Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Pmis 
là sử dụng thành công nhất, hiện tại Pmis đã có phiên bản mới Version 3.4.9. Vậy 
thì tại sao ta lại không sử dụng Phân hệ Library vào quản lý thư viện, trong lúc 
đó nhiều trường còn loay hoay tìm phần mềm cho thư viện, các phần mềm đã có 
trước đây đều không đáp ứng cho công viện quản lý của thủ thư.
 - Phân hệ quản lý thư viện Library, qua việc cài đặt và một năm sử dụng, tôi