Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư-Lưu trữ trong trường học

 1
 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
 I. Tên đề tài: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư- 
Lưu trữ trong trường học”.
 II. Lý do chọn đề tài
 Công việc của người làm công tác Văn thư- lưu trữ trông bên ngoài tưởng 
chừng như đơn giản là “Đánh máy” và bảo quản hồ sơ, nhưng nó có những yêu 
cầu thật sự quan trọng mà chỉ có ai làm công tác Văn thư- lưu trữ mới cảm nhận 
hết được. Điều đó, khiến cho tôi làm công tác Văn thư- lưu trữ rất tự hào về vai 
trò, vị trí công việc mình làm đã và đang đảm nhiệm;
 Trong hoạt động của các cơ quan thì công tác Văn thư- lưu trữ không thể 
thiếu được, là một trong những công tác quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ 
chức, chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của 
mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, 
phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại 
những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày;
 Làm tốt công tác Văn thư- lưu trữ là bảo đảm thao tác soạn thảo văn bản, 
cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác 
của các cơ quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của 
các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung 
cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính 
xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, 
phổ biến thông tin mang tính pháp lý;
 Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải 
quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt 
hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ. Nhận thức được 
tầm quan trọng của công tác Văn thư- lưu trữ nên tôi đã chọn nội dung “Một số 
giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư- Lưu trữ trong trường 
học” làm đề tài. Trong đề tài này tôi sẽ tập trung sâu vào lĩnh vực văn thư- lưu 
trữ trong nhà trường. Mong rằng một số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và 
bổ sung thêm trong công tác văn thư hiện nay đang được Nhà nước và các cơ 
quan quan tâm và chú trọng nhất.
 III. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: 
 Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có 
một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị 
chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta 
chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ 3
 Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công 
tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các 
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi 
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
 Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc 
tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích 
của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, 
mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan 
trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.
 PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
 I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
 1. Cơ sở lý luận
 Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ 
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. 
Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, 
quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ 
quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội 
dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: 
Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
 Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo 
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm 
những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài 
liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ 
chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc 
công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.
 Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công 
tác văn thư phải có những kỷ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các 
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi 
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
 Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc 
tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
 Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn 
vướng mắc nêut rên.
 Qua nhiều năm làm công tác văn thư- lưu trữ tôi mạnh dạn viết sáng kiến 
kinh nghiệm “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư- lưu trữ 5
trước khi ký nhận; trong đó, đặc biệt lưu ý đối với những văn bản có độ Hoả tốc, 
Khẩn, Mật. 
 b. Nếu văn bản đến bị thiếu, bị rách, bị bóc, bị mất phong bì, văn bản bên 
trong không đúng với ngoài bì về số, nơi nhận hoặc văn bản được chuyển đến 
muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản đóng dấu Hỏa tốc hẹn giờ), thì 
văn thư phải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý; trường hợp cần 
thiết phải lập biên bản có chữ ký của người đưa văn bản đến. 
 c. Đối với văn bản đến được gửi qua fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư 
phải kiểm tra về số lượng, số trang, nơi gửi, nơi nhận. Nếu phát hiện sai sót phải 
kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm giải quyết. 
 1.2. Phân loại văn bản đến 
 a. Loại không bóc bì: Văn thư không được bóc những loại phong bì sau: 
 - Bì văn bản đến có đóng dấu ký hiệu các độ Mật, nếu văn thư không được 
giao nhiệm vụ bóc bì văn bản Mật. 
 - Bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, đoàn thể và gửi đích danh cho đơn 
vị, cá nhân hoặc có đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì", văn thư đăng 
ký vào Sổ giao nhận số và ký hiệu ngoài bì, sau đó chuyển nguyên bì đến đơn vị 
và cá nhân có tên. Đối với văn bản gửi cho cá nhân nhưng nếu liên quan đến 
công việc chung thì cá nhân nhận văn bản phải có trách nhiệm chuyển đến văn 
thư để đăng ký. 
 b. Loại bóc bì: Văn thư được bóc bì và đăng ký các loại văn bản đến khi 
ngoài bì gửi chung tên đơn vị hoặc ghi chức danh của người đứng đầu (kể cả các 
bì có ký hiệu Mật và Tối mật), nếu được thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ. 
 1.3. Bóc bì văn bản 
 a. Những bì có đóng dấu độ Hoả tốc, Khẩn cần được bóc ngay để giải 
quyết kịp thời. 
 b. Tránh làm hư hại văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, 
tên cơ quan gửi; kiểm tra lại bì để tránh sót văn bản. 
 c. Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. 
Nếu phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết. 
 d. Trường hợp văn bản đến có kèm phiếu gửi, văn thư phải đối chiếu văn 
bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận và gửi trả lại cho nơi gửi. 
 e. Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn bản cần được kiểm tra, xác minh 
hoặc văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng ghi trên văn bản thì giữ lại 
phong bì và đính kèm cùng với văn bản để làm bằng chứng. 7
 b. Lãnh đạo cơ quan sau khi nhận được văn bản do văn thư chuyển đến cho 
ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản. Đối với văn bản liên 
quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân giải quyết thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá 
nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi 
đơn vị, cá nhân. 
 1.6.2. Chuyển giao văn bản đến:
 a. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng, bộ phận văn thư có 
trách nhiệm theo dõi và chuyển ngay văn bản cho chuyên môn, cá nhân hoặc 
đơn vị trực thuộc giải quyết. 
 b.Việc chuyển giao văn bản đến cho chuyên môn, cá nhân có trách nhiệm 
giải quyết phải được thực hiện trong ngày, chậm nhất là vào đầu ngày làm việc 
tiếp theo. 
 c. Khi chuyển giao văn bản phải chuyển đúng người nhận; phải kiểm tra và 
ký nhận đầy đủ. Đối với văn bản đến có đóng dấu "Thượng khẩn","Hỏa tốc" 
phải ghi rõ thời gian giao nhận. Đối với văn bản đến có đóng dấu độ Mật, văn 
thư phải chuyển giao trực tiếp cho người có tên hoặc có thẩm quyền xử lý và 
phải đảm bảo bí mật nội dung văn bản. 
 1.6.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: 
 a. Người có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến thuộc các 
lĩnh vực được phân công phụ trách và phối hợp với các cá nhân khác giải quyết 
kịp thời các văn bản có liên quan. Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn 
vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần sao gửi văn bản 
đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh 
đạo cơ quan) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Đối với văn bản có đóng dấu 
độ khẩn phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ. Các phòng chuyên 
môn và cá nhân sau khi nhận được văn bản đến, có trách nhiệm nghiên cứu, giải 
quyết kịp thời theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Nếu nhận được văn bản không 
thuộc chức năng thì phải trả lại bộ phận Văn thư cơ quan để chuyển tới đơn vị 
khác trong thời gian sớm nhất. 
 b. Sau khi nhận được văn bản đến, Hiệu trưởng căn cứ vào tính chất công 
việc, quy định thời hạn phải hoàn thành, giao cho cán bộ thuộc quyền giải quyết. 
Nếu quá thời hạn mà chưa giải quyết xong thì cán bộ phụ trách công việc phải 
báo cáo Hiệu trưởng biết. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Hiệu 
trưởng theo dõi, đôn đốc các phòng chuyên môn và cá nhân trong việc giải quyết 
văn bản đến. 
 d. Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc giải quyết văn bản đến. Định kỳ 
báo cáo tổng hợp số liệu văn bản đến theo quy định. 9
 2.3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có) 
 a. Đóng dấu cơ quan 
 Văn bản đi, sau khi đã được nhân bản theo số lượng đã định phải 
được đóng dấu cơ quan để xác nhận thủ tục pháp lý trước khi phát hành. 
Dấu đóng phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng; đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký 
về phía bên trái. Dùng mực dấu có màu đỏ tươi theo đúng quy định. Việc đóng 
dấu treo lên các văn bản, Đối với các phụ lục kèm theo bản chính dấu 
được đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. 
Nếu phụ lục có nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo trang đầu phải đóng dấu 
giáp lai cho bản phụ lục đó. Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu do Văn 
thư quyết định; dấu được đóng bên mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu 
của văn bản. Đối với tài liệu là sổ sách, dấu giáp lai được đóng giữa quyển, trùm 
lên hai mép trang của quyển sổ. Khi đóng dấu những văn bản không có bản lưu 
ở văn thư (như hợp đồng, bản kiểm tra, nghiệm thu, các loại giấy chứng nhận 
) cán bộ văn thư phải lập sổ theo dõi riêng. 
 b. Đóng dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có) 
 Dấu chỉ mức độ Khẩn: Đối với văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá 
nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. 
 Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ 
Khẩn theo 3 mức: "Hỏa tốc", "Thượng khẩn" hoặc "Khẩn". 
 Văn thư chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo chỉ 
đạo của thủ trưởng đơn vị (trừ các đề thi, có quy định riêng). 
 2.4. Đăng ký văn bản gửi đi 
 a. Toàn bộ văn bản gửi đi của đơn vị phải được đăng ký tập trung thống 
 nhất tại văn thư. 
 b. Văn bản gửi đi được theo dõi bằng Sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ 
liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính. 
 c. Đối với văn bản đi có độ Mật phải lập sổ riêng theo quy định. 
 2.5. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 
 a. Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, bộ phận văn thư phải chuyển phát 
ngay trong ngày, chậm nhất là vào đầu ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày văn 
bản được ký, ban hành. Đối với văn bản có độ Khẩn phải chuyển phát ngay sau 
khi ký ban hành. 
 b. Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ: Được thực hiện tại văn thư hoặc do 
văn thư chuyển trực tiếp đến đơn vị, cá nhân. Khi chuyển giao văn bản trong nội 
bộ đơn vị, văn thư yêu cầu người nhận ký vào sổ theo quy định.