Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ kế toán

 ĐỀ TÀI:
NĂM HỌC 2019 - 2020 liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một hồ sơ nào đó 
thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. 
 Trong quá trình công tác với nhiệm vụ là kế toán tôi đã đúc kết ra 
những biện pháp nhằm tránh thất lạc và sử dụng chúng trong quá trình giải 
quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính xác và kịp thời, 
đồng thời các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách được phân loại và sắp 
xếp một cách khoa học, vì vậy tôi viết sáng kiến kinh nghiệm với đề tài: 
 “MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
 CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ KẾ TOÁN”
 2. Phạm vi triển khai thực hiện: 
 Công tác quản lý hồ sơ ở cơ quan nhà nước nói chung và đơn vị trường 
học nói riêng là rất quan trọng song việc sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán đặc 
biệt quan trọng hơn, hồ sơ kế toán không phải lưu trữ 5 năm, 10 năm mà 
phải lưu trữ 20 năm, 30 năm và lâu hơn nữa. Sáng kiến kinh nghiệm này 
được triển khai trong trung tâm và có thể nhân rộng, áp dụng với phạm vi 
trong toàn ngành giáo dục .
 II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
 Để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán mang lại hiệu quả cao thì đây 
là một vấn đề khá nan giải, mà chúng ta muốn quản lý sắp xếp hồ sơ tốt thì cần 
phải có những biện pháp thiết thực và hiểu được hồ sơ sổ sách là gì? Ý nghĩa 
tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là như thế nào? 
 1. Khái niệm hồ sơ sổ sách kết toán
 Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhau 
nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình 
thành trong quá trình giải quyết công việc, nghiệp vụ thanh toán, tổng hợp, 
bao cáo nhằm thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước.
 2. Ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt
- Lập hồ sơ kế toán là khâu rất quan trọng;
- Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho cấp trên quản lý tài chính tốt; LUÔN NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ KẾ TOÁN d. Phân loại chứng từ:
 Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung 
cấp các thông tin kế toán tài chính cần thiết thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát 
các khoản thu – chi quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ 
chính xác khoa học. Chẳng hạn khi tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán quý, 
ngoài việc cập nhật ghi chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội 
dung các mục chi để tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp vụ thanh toán khác 
nhau phải theo đúng luật ngân sách Nhà nước cụ thể mục 0129 (6000) chi thanh 
toán cho cá nhân được chi tiết như sau: 
Mục 6000: Chi tiền lương
 6001: Lương theo ngạch bậc
 6003: Lương hợp đồng 
 6049: Lương khác 
 .. 
 Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng note kẹp ở 
đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi để tổng hợp. Làm vậy sẽ giúp chúng ta 
kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ lên biểu mẫu báo cáo quyết toán không bị bỏ sót 
chứng từ, sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo 
từng quý, năm.
 Tủ hồ sơ cần phải có ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng quý, 
hàng năm gọn gàng, ngăn nắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn 
vào chúng ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra 
dễ dàng, thuận lợi, không mất thời gian tìm kiếm.
 e. Công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế toán:
 Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế toán đa phần bằng công nghệ khoa học 
hiện đại song cũng không hẳn được vẹn toàn chúng ta phải thường xuyên diệt virus 
để nó không phá hủy hồ sơ  Công tác này rất cần thiết nhưng chúng ta cũng 
không thể bỏ qua công tác vệ sinh và bảo quản hồ sơ kế toán thủ công. III. KẾT LUẬN
 1. Kết quả, hiệu quả mang lại
 Trên đây là một số giải pháp mà bản thân tôi đã đúc kết được từ thực tế trong 
công tác nhiều năm và qua nghiên cứu tài liệu mà tôi tập hợp lại để cùng trao dổi 
với đồng nghiệp, tuy không phải là những chuẩn mực tuyệt đối song tôi nghĩ đó là 
những việc làm thiết thực đối với bản thân tôi nói riêng và đối với mỗi người làm 
kế toán nói chung bởi khi tôi áp dụng những biện pháp trên bản thân tôi đã thu 
được những hiệu quả tối ưu, đó là bản thân luôn hình thành cho mình thói quen 
ngăn nắp, tỉ mỉ, xử lý công việc nhanh, gọn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được 
giao. Sau khi ứng dụng, hồ sơ luôn sắp xếp khoa học ngăn nắp đảm bảo độ chính 
xác, đầy đủ kịp thời khi báo cáo và luôn giữ được hồ sơ mới không bị thất lạc hay 
rách nát giúp cho việc thanh kiểm tra thuận lợi, quản lý tài chính chặt chẽ hơn.
 2.Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến 
 Với sự phát triển mạnh mẽ khoa học và công nghệ thông tin đã tác động đến 
mọi lĩnh vực trong xã hội. Song sáng kiến này có thể áp dụng rộng rãi vì nó rất 
thiết thực không tốn kém, không sợ virus phá hủy mà cùng với sự phát triển mạnh 
mẽ của khoa học công nghệ thông tin chúng ta luôn có ý thức sắp xếp vệ sinh bảo 
quản tốt hồ sơ và muốn quản lý tài chính tốt, lưu trữ hồ sơ được lâu dài. 
 3. Kiến nghị, đề xuất 
 Rất mong nhận được sự hỗ trợ của Ban giám đốc Trung tâm GDTX Tiếng Hoa 
cũng như những góp ý của đồng nghiệp để các giải pháp quản lý hồ sơ kế toán của 
tôi ngày càng tốt hơn nữa.
 TP.Hồ Chí Minh, ngày 13 tháng 5 năm 2019 
 Người viết