Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp hoàn thiện quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn tại văn phòng đăng ký đất đai TP. HCM

 Sáng kiến kinh nghiệm: Một số giải pháp hoàn thiện quản lý hồ sơ, tài liệu 
 lưu trữ chuyên môn tại văn phòng đăng ký đất đai TP. HCM
 1. ĐẶT VẤN ĐỀ
Ở nước ta khi bước vào thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, nhu cầu sử dụng 
thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức, 
của các nhà nghiên cứu ngày càng lớn và đa dạng. Công tác quản lý hồ sơ lưu trữ 
nhằm đảm bảo lưu trữ theo hệ thống thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ cho 
hoạt động quản lý của cơ quan, đề ra chủ trương, chính sách, nêu kiến nghị với 
cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể đều phải dựa vào các nguồn thông 
tin có liên quan. Khi quản lý tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu 
suất và chất lượng công tác chuyên môn của cơ quan, tổ chức.
Quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn về đất đai lại càng tối quan trọng. Bởi đất đai 
là tài nguyên của quốc gia vô cùng quý giá, là tư liệu sản xuất đặc biệt, là thành 
phần quan trọng hàng đầu của môi trường sống, là địa bàn phân bố các khu dân 
cư, xây dựng các cơ sở kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh và quốc phòng.
Cụ thể hiện nay tại các cơ quan quản lý về đất đai trong đó công tác quản lý hồ 
sơ, tài liệu lưu trữ chưa được quan tâm đúng so với vai trò và giá trị của hồ sơ, tài 
liệu mang lại. Tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh, qua khảo 
sát trực tiếp về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn (hồ sơ đăng 
ký) vẫn còn những hạn chế, bất cập nhất định. Tại Văn phòng đăng ký đất đai 
Thành phố Hồ Chí Minh do khối lượng hồ sơ lớn, tài liệu đăng ký là một loại 
hình tài liệu chuyên môn đặc thù có giá trị hiện hành rất cao khác với các loại hồ 
sơ, tài liệu khác, chính vì vậy cần có những quy định và cách thức quản lý riêng, 
thống nhất cho loại hình hồ sơ, tài liệu này. Thứ tư, hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn tại kho lưu trữ Văn phòng đăng ký đất 
đai Thành phố qua các thời kỳ đều được bảo quản tương đối tốt, mức độ hoàn 
thiện của phông lưu trữ khá đầy đủ.
Thứ năm, được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo nên các chế độ chính sách cho 
viên chức, người lao động làm công tác lưu trữ được quan tâm như: Chế độ trợ 
cấp độc hại bằng tiền trợ cấp độc hại bằng hiện vật; được trang bị khẩu trang khi 
làm việc trong kho.
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên 
môn tại Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố còn tồn tại một số hạn chế sau:
Thứ nhất, một số bộ phận hạ tầng công nghệ thông tin đang sử dụng cũ và lạc 
hậu. Việc ứng dụng vào các khâu nghiệp vụ lưu trữ còn quá thấp. Hiện tại kho 
lưu trữ chưa có phần mềm dùng chung nên gây khó khăn trong công tác thống 
kê, công tác tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Chưa áp dụng công nghệ thông tin vào 
số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ là lập dữ liệu số (hồ sơ số).
Thứ hai, đối với một cơ quan như Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố là đơn 
vị chuyên môn thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, nhưng được giao nhiệm vụ 
là quản lý kho lưu trữ cơ quan, hàng năm khối lượng hồ sơ, tài liệu được thu thập 
về kho lưu trữ cơ quan có số lượng rất lớn, tuy nhiên công tác lập kế hoạch và 
đầu tư trang bị cơ sở vật chất chưa được chú trọng, quan tâm kịp thời.
 Việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn tại Văn phòng đăng ký đất 
đai Thành phố đang cần có một chính sách hoạch định trong quản lý tổng thể kho 
lưu trữ và hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn đặc thù. Cần khắc phục những tồn 
tại hạn chế như đã phân tích ở trên. Áp dụng khoa học kỹ thuật tiên tiến trong 
quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn là nhu cầu cấp thiết đối Văn phòng 
đăng ký đất đai Thành phố hiện nay.
2.2. Giải pháp hoàn thiện quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn tại Văn 
phòng đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh
2.2.1. Nhóm giải pháp hoàn thiện về quản lý hồ sơ chuyên môn tại Văn phòng 
đăng ký đất đai Thành phố
Một là, nâng cao nhận thức của lãnh đạo Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố 
về quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên môn.
Trên cơ sở các quy định hướng dẫn của các Bộ, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ 
Chí Minh, Sở Nội vụ, Sở Tài nguyên và Môi trường cho thấy Văn phòng đăng ký 
đất đai Thành phố trong thời gian tới phải thực hiện đồng bộ các giải pháp sau: Một là, nâng cao chất lượng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu chuyên 
môn. 
 Hàng năm phòng hành chính - tổng hợp phối hợp với phòng lưu trữ tham mưu 
cho giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố ban hành các văn bản hướng 
dẫn nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ phải đảm bảo chất lượng, gắn với 
thực tiễn của hồ sơ tài liệu.
 Hàng năm, phải chủ động xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn, đào tạo, 
bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đội ngũ lãnh đạo, viên chức và người 
lao động trong toàn hệ thống. Công tác tổ chức thực hiện phải được chi tiết cụ thể 
hóa từng nội dung, như: Công tác xây dựng kế hoạch, tổ chức tập huấn, đào tạo, 
bồi dưỡng nghiệp vụ phải được thực hiện định kỳ hàng năm; tập huấn và đào tạo 
bồi dưỡng phải chọn nơi đào tạo uy tín, đảm bảo mời chuyên gia, nhà khoa học 
uy tín tham gia tập huấn, đào tạo, truyền thụ kiến thức và giải đáp những khó 
khăn vướng mắc trong chuyên môn nghiệp vụ mà viên chức người lao động đang 
bị vướng.
Ngoài ra, hàng năm với khối lượng hồ sơ, tài liệu thu thập vào kho lưu trữ cơ 
quan rất lớn nhưng công tác lập kế hoạch luôn bị động, đầu tư trang bị trang thiết 
bị phục vụ công tác lưu trữ còn quá chậm. Bên cạnh đó, việc khai thác giá trị 
thông tin của hồ sơ, tài liệu luôn mang lại nguồn thu rất lớn cho cơ quan nhưng 
các quy định hướng dẫn chưa chặt chẽ, dẫn đến việc cán bộ viên chức khi áp dụng 
các quy định để cung cấp thông tin gặp rất nhiều khó khăn. 
Hai là, tăng cường kiểm tra, hướng dẫn và đa dạng các hình thức thi đua khen 
thưởng về quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chuyên môn.
 Với thực tiễn và yêu cầu đặt ra cho công tác kiểm tra, hướng dẫn trong thời 
gian tới cần phải được thực hiện đồng bộ như sau:
 Xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ định kỳ ít nhất một năm 
một lần hoặc kiểm tra đột xuất để đảm bảo tính nghiêm túc, khách quan, minh 
bạch, nội dung kiểm tra phải cụ thể có trọng tâm, trọng điểm. Qua khảo sát tại 
các Chi nhánh nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện cho thấy một thực 
trạng là công việc lập hồ sơ công việc của cán bộ, viên chức chưa thực hiện đúng 
qua định hiện hành về công tác lập hồ sơ. Trong công tác kiểm tra cần phân tích, 
đánh giá để có hướng dẫn khắc phục, để đảo bảo sau kiểm tra công việc phải tốt 
hơn, 
Bên cạnh việc kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ, việc xây dựng chế 
độ khen thưởng, xử phạt, kỷ luật trong lưu trữ cũng rất quan trọng. Cán bộ viên 
chức làm công tác quản lý hay làm nghiệp vụ lưu trữ có trách nhiệm cao trong 
công việc và đạt được nhiều kết quản tốt cần được biểu dương, khen thưởng tại 3. KẾT LUẬN
Trên cơ sở những phân tích và đánh giá về công tác lưu trữ tài liệu chuyên môn 
đặc thù của Văn phòng đăng ký đất đai Thành phố, việc tích cực đề xuất giải pháp 
có tính khả thi nhằm hoàn thiện quản lý tốt hơn cho khối hồ sơ, tài liệu lưu trữ 
chuyên môn hiện nay là rất cần thiết. Các biện pháp này tập trung vào một số vần 
đề cơ bản như: nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn về công tác lưu trữ 
cho cán bộ viên chức cơ quan; đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công 
tác lưu trữ tài liệu; thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của công tác lưu trữ, ứng 
dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu.
 Việc thực hiện đồng bộ các biện pháp và được sự đồng thuận, nhất trí cao của 
cán bộ, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến nhân viên sẽ góp phần giúp Văn phòng đăng 
ký đất đai Thành phố giữ gìn, bảo quản an toàn được khối tài liệu này cũng như 
khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý nhà 
nước về đăng ký và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở 
và tài sản khác gắn liền với đất. Tài liệu lưu trữ địa chính nói chung và hồ sơ, tài 
liệu lưu trữ về đăng ký đất đai nói riêng có ý nghĩa lịch sử, kinh tế, văn hóa và 
quản lý rất to lớn trong tiến trình phát triển của cơ quan, ngành địa chính của 
Thành phố Hồ Chí Minh và trong cả nước./.