Sáng kiến kinh nghiệm Một số giải pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng tại trường Tiểu học

 1
 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
 I. Lí do chọn đề tài
 Đối với lĩnh vực giáo dục, công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò quan trọng 
hơn bao giờ hết. Hàng năm các nhà trường phải tiếp nhận và xử lí nhiều loại văn 
bản khác nhau từ Bộ GD & ĐT, Sở GD & ĐT cũng như của các sở, ban, ngành, 
các tập thể và cá nhân có liên quan. Với khối lượng công việc lớn như vậy, để 
tránh quá tải cho công tác văn thư lưu trữ rất cần nhân viên văn phòng có kinh 
nghiệm xử lí, tiếp nhận thông tin để tránh mất thời gian cho các bên và nhất là 
đảm bảo tính an toàn, hiệu quả. Công việc của nhà trường được tiến hành nhanh 
hay chậm, thiết thực hay quan liêu, tiết kiệm hay lãng phí, chính xác hay đại 
khái đều do công tác văn phòng, công văn giấy tờ làm có tốt hay không, các loại 
hồ sơ được lưu trữ có cẩn thận, có sắp xếp bài bản hay không. Các loại hồ sơ, sổ 
sách, giấy tờ được lưu trữ trong văn phòng nhà trường là cơ sở pháp lí của nhà 
trường để giải quyết tất cả các vụ việc có liên quan đặc biệt là các vấn đề của 
giáo viên và học sinh. Chính bởi vậy, có thể khẳng định rằng: công tác văn 
phòng, văn thư lưu trữ của nhà trường tốt sẽ có vai trò thúc đẩy, góp phần nâng 
cao chất lượng công tác quản lí của nhà trường, đưa các hoạt động diễn ra quy 
củ và đi vào nề nếp để từ đó nâng cao chất lượng giáo dục học sinh, khẳng định 
vị thế của nhà trường trong mắt các bậc phụ huynh học sinh và các nhà quản lí 
giáo dục. 
 Qua thời gian 12 năm làm công tác Văn phòng tại trường Tiểu học, hiểu rõ 
vai trò và tầm quan trọng của một nhân viên văn phòng nên tôi đã chọn đề tài 
“Một số giải pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng tại trường Tiểu học”. 
Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác Văn phòng ở các trường tiểu học 
về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm qua.
 II. Mục đích nghiên cứu.
 Mọi cơ sở giáo dục đều có các loại văn bản giấy tờ, các thủ tục hồ sơ theo 
quy chuẩn chung của Bộ GD&ĐT nhưng khi quy mô nhà trường ngày càng lớn, 
số lượng học sinh ngày càng nhiều (không chỉ là vài trăm học sinh mà cả nghìn 
học sinh), số lượng giáo viên cán bộ công nhân viên cũng tăng lên theo mức tỉ lệ 
thuận, quan hệ xã hội của nhà trường ngày càng được mở rộng điều đó cũng 
đồng nghĩa với việc khối lượng công việc của văn phòng cũng tăng lên đáng kể. 
Rất nhiều người làm công tác văn phòng trong nhà trường bị quá tải trong công 
việc, một phần cũng bởi bản thân sắp xếp chưa thật hợp lí và nắm bắt các loại 
công văn, giấy tờ chưa thực sự nhanh nhạy dẫn đến chậm tiến độ của nhà trường 
và gây áp lực cho bản thân. Thực tế làm việc đã cho thấy nếu công tác văn thư 
lưu trữ trong trường học được diễn ra bài bản sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời 3
 Những kinh nghiệm này được tôi đúc rút trong quá trình 12 năm công tác. 
Thông qua đề tài “Một số biện pháp để thực hiện tốt công tác văn phòng ở 
trường Tiểu học”, tôi mong muốn những chia sẻ về công việc của mình có thể 
giúp ích phần nào cho các bạn đồng nghiệp để cùng nâng cao hiệu quả, hoàn 
thành tốt trách nhiệm được giao, phần nào tránh được những áp lực không đáng 
có và hi vọng chúng ta sẽ yêu nghề mà mình đã lựa chọn.
 IV. Phương pháp nghiên cứu.
 - Khảo sát thực tế.
 - Lập quy trình thu thập, phân loại.
 - Chuẩn bị đầy đủ những trang thiết bị cần.
 V. Phạm vi nghiên cứu.
 - Đề tài sáng kiến chỉ tập trung nghiên cứu trong phạm vi Văn phòng 
trường Tiểu học Nam Trung Yên.
 VI. Thời gian nghiên cứu.
 - Thời gian thực hiện trong năm học 2020-2021. 5
hộp thư đến để nắm bắt những chỉ đạo mới một cách kịp thời và báo cáo với Ban 
giám hiệu để nhận chỉ đạo thực hiện. Công tác này được tiến hành đều đặn 
hàng ngày và tuyệt đối giữ bí mật mật khẩu hòm thư điện tử của nhà trường để 
đảm bảo tính an toàn của thông tin.
- Với các văn bản và hướng dẫn chung có tính công khai nên in ấn và treo vào 
bảng tin công tác để tất cả cán bộ giáo viên, công nhân viên nhà trường nắm bắt 
thực hiện đúng. Ngoài ra để tiết kiệm thời gian và chi phí, nhà trường đã đăng kí 
mỗi người một tài khoản thư điện tử riêng dành cho cán bộ giáo viên, công nhân 
viên nhà trường (ai cũng biết mật khẩu để tiện cho việc tra cứu bất cứ lúc nào, 
có thể download về máy tính cá nhân để tiện sử dụng)
- Đánh máy các loại văn bản hành chính của trường như báo cáo, quyết định, 
công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch,...khi được sự phân công của ban giám 
hiệu, vào sổ đủ, đúng qui định, gửi đi nhanh, kịp thời, đúng địa chỉ.
- Photo các loại tài liệu khi được sự phân công của ban giám hiệu như: đề và đáp 
án các bài kiểm tra học kì thuộc các bộ môn, bản tự đánh giá cá nhân cho cán bộ 
giáo viên công nhân viên hàng tháng,...
- Tham gia hỗ trợ đắc lực cho các công tác liên quan đến học sinh như: tuyển 
sinh, thi học kì, kiểm tra giữa kì, in ấn học bạ,...
- Quản lí sĩ số học sinh, tiến trình học tập của học sinh trong nhà trường thông 
qua sổ đăng bộ, có sổ lưu học sinh chuyển đi, học sinh chuyển đến với các giấy 
tờ theo quy định kèm theo như đơn xin chuyển trường, giấy xác nhận tiếp nhận 
của cơ sở giáo dục...
- Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác khi 
hiệu trưởng yêu cầu. Ghi cụ thể số giấy giới thiệu khi vào sổ, phát đúng người 
được ban giám hiệu phân công.
- Quản lí các loại con dấu của nhà trường, không được mang con dấu ra ngoài 
nhà trường, không được để mọi người tùy tiện sử dụng con dấu,chỉ đóng vào 
văn bản khi đã có chữ ký của thủ trưởng đơn vị (không đóng dấu khống chỉ) .
- Quản lý và lưu trữ các loại hồ sơ về học sinh như: học bạ, hồ sơ chuyển đi, 
chuyển đến và phát cho học sinh đúng quy trình khi học sinh ra trường.
- Quản lý và bảo quản và giữ gìn các loại hồ sơ liên quan đến công tác giảng dạy 
và quản lí học sinh trong mỗi năm học như: sổ dự giờ, lịch báo giảng, sổ SHCM 
- Làm công tác hậu cần mỗi khi nhà trường tổ chức Hội nghị, sự kiện và thường 
trực đón các đoàn thanh, kiểm tra hàng năm về nhà trường.
=> Qua những trình bày trên, mọi người đều có thể dễ dàng nhận thấy 
công tác văn phòng trong nhà trường không hề đơn giản và nhẹ nhàng mà rất 7
 2. Khó khăn:
- Với số lượng 1746 học sinh và 67 cán bộ giáo viên công nhân viên nên khối 
lượng công việc tương đối nhiều. Đặc biệt trong những thời gian cao điểm của 
năm học như cuối học kì I, cuối học kì II, tuyển sinh vào lớp 1, chuẩn bị hồ sơ 
cho học sinh lớp 5 thi vào lớp 6 nên đôi lúc không tránh khỏi hiện tượng quá tải.
- Có rất nhiều loại hồ sơ, giấy tờ đã lưu giữ từ nhiều năm nên phòng làm việc 
trật trội . Sau một năm số lượng các loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ thêm rất nhiều, 
các tủ hồ sơ đã đến mức quá tải nên rất cần có một phòng riêng biệt lưu giữ hồ 
sơ cho an toàn và tránh ẩm ướt, mối mọt.
- Số lượng các tủ hồ sơ nhiều nhưng đều đã cũ hỏng do mua quá lâu, tuổi thọ 
cao phải chắp vá lại nên khả năng sử dụng không cao.
- Khối lượng công việc nhiều, trách nhiệm lớn nhưng nhân viên văn thư mức 
lương còn quá thấp so với nhu cầu của cuộc sống vì vậy phần nào ảnh hưởng 
đến chất lượng công việc.
 3. Các biện pháp để thực hiện tốt công tác Văn phòng.
 Như trên đã chia sẻ, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng nhà 
trường rất nhiều bao quát mọi hoạt động của nhà trường cả về phía học sinh lẫn 
cán bộ giáo viên, công nhân viên. Tuy nhiên trong sáng kiến kinh nghiệm này, 
tôi xin chia sẻ với các bạn đồng nghiệp một số kinh nghiệm đúc rút được trong 
quá trình làm việc sao cho công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường thực hiện 
trôi chảy, nhẹ nhàng hơn ở phương diện: quản lý, sắp xếp, bảo quản và lưu trữ 
các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ.
 3.1. Xây dựng kế hoạch theo năm học.
 Do đặc thù công việc của văn phòng khối lượng công việc rất nhiều và đa 
dạng nên công việc quan trọng đầu tiên của năm học là lập kế hoạch năm học 
căn cứ vào đó để theo dõi tiến trình giải quyết công việc kịp thời, phân bổ thời 
gian hợp lý để thực hiện công việc hiệu quả hơn.
 Ví dụ: Xây dựng Kế hoạch VTLT năm học 2020-2021 chi tiết, cụ 
thể: 9
 - Đưa nội dung thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một 
trong các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công 
chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm đối với cá nhân, tập thể.
 II. NỘI DUNG
 1. Nhiệm vụ thường xuyên
 1.1. Quản lý, chỉ đao, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
 a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
 Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn 
thư, lưu trữ như: các văn bản hướng dẫn của ngành, Thành phố, quận về công 
tác văn thư, lưu trữ đến các tổ chuyên môn bằng nhiều hình thức như: cổng 
thông tin điện tử của trường.
 b) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác 
văn thư, lưu trữ.
 - Xây dựng danh mục hồ sơ
 - Ban hành quy chế Văn thư – Lưu trữ của cơ quan.
 c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
 + Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho 
công chức, viên chức thuộc thẩm quyền;
 + Phối hợp với Phòng Nội vụ xây dựng nội dung, chương trình tập huấn; gửi 
kế hoạch, nội dưng tập huấn về Phòng Nội vụ để theo dõi, hướng dẫn trước khi 
tổ chức tập huấn;
 1.2. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
 a) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư.
 - Thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định và triển khai 
sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến;
 - Công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào 
Lưu trữ cơ quan đúng quy định;
 - Công chức, viên chức tại cơ quan sử dụng thư điện tử phục vụ công việc;
 - Triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử phục vụ 
cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và 
hiệu quả;
 - Các cơ quan, đơn vị triển khai thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản 
lý văn bản, lập hồ sơ điện tử trên môi trường mạng; sử dụng chữ ký số đảm bảo 
yêu cầu bảo mật thông tin.
 b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ
 - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức 
sử dụng tài liệu lưu trữ; 11
III. CÔNG VIỆC CỤ THỂ TỪNG THÁNG:
 THÁNG NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG GHI
 CHÚ
 - Giúp Hiệu trưởng lên kế hoạch tuyển sinh và làm các 
 7/2020 biểu mẫu liên quan đến công tác tuyển sinh.
 - Trực tuyển sinh, làm các báo cáo về công tác tuyển sinh.
 - Quản lý số liệu học sinh đầu năm học.
 - Cập nhật sổ theo dõi học sinh chuyển đi - chuyển đến 
 trong hè.
 8/2020
 - Cập nhật sổ đăng bộ học sinh, sổ quản lí giáo viên.
 - Hoàn thành các báo cáo đầu năm.
 - Nhận, phát hồ sơ sổ sách chuyên môn tới giáo viên.
 - Tiếp tục nắm lại sĩ số cập nhật vào sổ theo dõi, sổ đăng 
 bộ, phần mềm quản lý học sinh.
 - Báo cáo hồ sơ trường, báo cáo thống kê đầu năm, báo 
 9/2020 cáo khảo sát chất lượng đầu năm học.
 - Phối hợp với các bộ phận có liên quan chuẩn bị cho 
 công tác khai giảng năm học mới.
 - Sắp xếp lại học bạ của các khối lớp toàn trường.
 - Cập nhật sổ theo dõi học sinh.
 10/2020 - Rà soát, kiểm tra, sắp xếp việc quản lý văn bản đi-đến 
 theo đúng quy định.
 - Phối hợp với các bộ phận trong nhà trường chuẩn bị 
 cho ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11.
 11/2020
 - Sắp xếp hồ sơ học sinh và các giấy tờ khác liên quan.
 - Chuẩn bị cơ sở vật chất, sổ sách cho công tác lưu trữ.
 - Chuẩn bị cho công tác thi học kỳ I.
 - Chuẩn bị sơ kết học kỳ I.
 12/2020 - Hoàn thành các báo cáo sơ kết học kỳ I
 - Cùng các bộ phận rà soát, thu thập, bổ sung văn bản 
 vào hồ sơ nộp vào lưu trữ nhà trường.
 - Lập danh mục hồ sơ.
 01/2021 - Lập các sổ sách theo quy định về công tác VTLT.
 - Triển khai danh mục hồ sơ tới các bộ phận có liên quan 
 để tiến hành lập hồ sơ công việc.