Sáng kiến kinh nghiệm Một số cách cập nhập và xử lý dữ liệu trên phần mềm PCGD-XMC

 PHÒNG GD & ĐT KRÔNG ANA
 TRƯỜNG THCS TÔ HIỆU
 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
 ĐỀ TÀI:
“Một số cách cập nhập và xử lý dữ liệu 
 trên phần mềm PCGD – XMC.”
 Họ và tên: TRẦN TRUNG HẢI
 Đơn vị công tác: THCS TÔ HIỆU
 Trình độ: CĐSP
 Môn đào tạo: GDCD – Nhạc
 Krông Ana, tháng 03 năm 2016 I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
 Như chúng ta đã biết, Phổ cập giáo dục là công tác quan trọng của Bộ 
GD-ĐT trong những năm vừa qua, với mục tiêu hoàn thành phổ cập bậc 3 cấp 
học, tiến tới phổ cập bậc Trung học và Nghề. Trong công tác Phổ cập giáo 
dục,việc thống kê, tổng hợp các số liệu là rất quan trọng và những năm trước 
được thực hiện thủ công bằng giấy tờ, hoặc các bảng tính Excel, sau đó sử 
dụng các phần mềm của các tỉnh thành, các công ty viết. Các trường, phòng 
giáo dục, sở giáo dục chuyển số liệu qua lại thông qua đường giấy tờ thông 
thường hoặc gửi File. 
 Phần mềm Quản lý thông tin Phổ cập giáo dục – Chống mù chữ 
(Prosoft.ESCI) là phần mềm được xây dựng và phát triển bởi Vietec, 
Corp nằm trong gói thầu dự án: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý PCGD-
CMC – Bộ GD&ĐT triển khai cho toàn bộ các đơn vị xã/phường trên toàn 
quốc, nhằm hỗ trợ các nhà trường, Phòng và Sở GD&ĐT trong công tác điều 
tra, thống kê tình hình phổ cập giáo dục theo từng độ tuổi tương đương với 
các cấp Mầm non, THCS, THPT và THPT trên phạm vi quản lý. Trên cơ sở 
đó, lập ra các báo cáo Phổ cập giáo dục theo đúng yêu cầu của Bộ GD&ĐT, 
góp phần tin học hoá công tác quản lý PCGD - CMC ở tất cả các cấp quản lý; 
đảm bảo các yêu cầu tiêu chuẩn thông tin chính xác, thống nhất, nhằm góp 
phần tăng cường công tác chỉ đạo PCGD-CMC trên phạm vi toàn quốc.
 Căn cứ Nghị định số 20/2014/NĐ-CP ngày 24 tháng 3 năm 2014 của 
Chính phủ về phổ cập giáo dục, xóa mù chữ; nhằm chuẩn hóa số liệu phổ cập 
giáo dục, xóa mù chữ (PCGD-XMC) trên toàn quốc đồng thời có pháp lý để 
công nhận đạt chuẩn PCGD-XMC; Công văn số 1387/BGDĐT-KHTC-Bộ 
Giáo dục và Đào tạo, ngày 25 tháng 03 năm 2015 về việc về việc thực hiện 
phổ cập giáo dục; Công văn số 1387/BGDĐT-KHTC - Bộ Giáo dục và Đào 
tạo, ngày 25 tháng 03 năm 2015 về việc về việc thực hiện phổ cập giáo dục 
chỉ kiểm tra, công nhận lại đối với các đơn vị hoàn thành trên phần mềm 
ESCI PCGD- XMC tại trang 
 Thực hiện Hướng dẫn số 477/HD – PGD – GDTX về việc hướng dẫn 
kiểm tra công nhận lại công tác phổ cập – xóa mù chữ ngày 25 tháng 9 năm 
2015 của Phòng Giáo dục và Đào tạo.
 Với nhiệm vụ là Chuyên trách BTVH được tập huấn phần mềm 
PROSOFT.ESCI PCGD – XMC của của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Được phân 
công là phụ trách mảng PCGD của xã Ea Bông, tham mưu với Ban chỉ đạo 
xã Ea Bông về công tác Chống mù chữ và phổ cập giáo dục, trực tiếp thiết lập 
và quản lý phần mềm PROSOFT.ESCI PCGD – XMC hồ sơ sổ sách của xã, 
cũng như tham mưu với Ban chỉ đạo xã trong việc hoàn thành hồ sơ PCGD 
các cấp học hàng năm.
 1 II. PHẦN NỘI DUNG
1. Cơ sở lý luận
 Căn cứ Quyết định số 26/2001/BGD&ĐT, ngày 05/7/2001 của Bộ 
trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành về Quy định tiêu chuẩn kiểm tra và 
đánh giá công nhận phổ cập giáo dục trung học cơ sở; 
 Thông tư số 36/2013/TT – BGD&ĐT, ngày 6 tháng 11 năm 2013 về 
việc sửa đổi một số điều của quy định đều kiện, tiêu chuẩn, quy trình công 
nhận phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ 5 tuổi ban hành kèm theo Thông tư 
số 32/2010/TT – BGD&ĐT ngày 02 tháng 2 năm 2010 của Bộ Giáo dục và 
Đào tạo; 
 Nghị định 20/2014/NĐ – CP, ngày 24 tháng 3 năm 2014 về PCGD – 
XMC; Công văn số 1387/BGDĐT-KHTC - Bộ Giáo dục và Đào tạo, ngày 
25 tháng 03 năm 2015 về việc về việc thực hiện phổ cập giáo dục; 
 Công văn số 1085/ HD SGD ĐT ngày 18 tháng 9 năm 2015 của Sở 
Giáo dục và Đào tạo về việc hướng dẫn kiểm tra công nhận lại công tác 
PCGD – XMC; Hướng dẫn số 477/HD – PGD – GDTX về việc hướng dẫn 
kiểm tra công nhận lại công tác phổ cập – xóa mù chữ ngày 25 tháng 9 năm 
2015 của Phòng Giáo dục và Đào tạo; 
 Công văn 5891/BGDĐT- GDTH, ngày 10 tháng 11 năm 2015 của Bộ 
Giáo dục và Đào tạo về việc Kiểm tra và hỗ trợ kĩ thuật công tác PCGDTH 
đúng độ tuổi trên địa bàn tỉnh Đăk Lăk; 
 Công văn số 1930/SGDĐT- GDTH, ngày 12 tháng 11 năm 2015 của Sở 
Giáo dục và Đào tạo về việc Kiểm tra và hỗ trợ kĩ thuật công tác PCGDTH 
đúng độ tuổi; 
 Công văn số 1499/SGDĐT- GDTH, ngày 09 tháng 12 năm 2015 của Sở 
Giáo dục và Đào tạo về việc Tập huấn phần mềm phổ cập giáo dục - xóa mù 
chữ năm 2015 và hướng dẫn hoàn thành hồ sơ PCGDTHĐĐT mức độ 2;
 Phần mềm PROSOFT.ESCI phải thống kê được các tiêu chuẩn 
 sau:
1.1 Biểu mẫu PCGD THCS 
1.1.1 Tiêu chuẩn công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục trung học cơ sở 
mức độ 1
 - Đối với xã: Tỷ lệ thanh niên, thiếu niên trong độ tuổi từ 15 đến 18 tốt 
nghiệp trung học cơ sở đạt ít nhất 80%, đối với xã có điều kiện kinh tế - xã 
hội đặc biệt khó khăn đạt ít nhất 70%.
 - Đối với huyện: Có ít nhất 90% số xã đạt chuẩn phổ cập giáo dục trung 
học cơ sở mức độ 1.
 3 1.2.2 Tiêu chuẩn công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học mức độ 
2
 - Đối với xã: Tỷ lệ trẻ em 6 tuổi vào lớp 1 đạt ít nhất 95%; Tỷ lệ trẻ em 
11 tuổi hoàn thành chương trình tiểu học đạt ít nhất 80%, đối với xã có điều 
kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn đạt ít nhất 70%; các trẻ em 11 tuổi còn 
lại đều đang học các lớp tiểu học.
 - Đối với huyện: Có ít nhất 90% số xã được công nhận đạt chuẩn phổ 
cập giáo dục tiểu học mức độ 2.
 - Đối với tỉnh: Có 100% số huyện được công nhận đạt chuẩn phổ cập 
giáo dục tiểu học mức độ 2.
1.2.3 Tiêu chuẩn công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục tiểu học mức độ 
3
 - Đối với xã: Tỷ lệ trẻ em 6 tuổi vào lớp 1 đạt ít nhất 98%; Tỷ lệ trẻ em 
11 tuổi hoàn thành chương trình tiểu học đạt ít nhất 90%, đối với xã có điều 
kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn đạt ít nhất 80%; các trẻ em 11 tuổi còn 
lại đều đang học các lớp tiểu học.
 - Đối với huyện: Có ít nhất 90% số xã được công nhận đạt chuẩn phổ 
cập giáo dục tiểu học mức độ 3.
 - Đối với tỉnh: Có 100% số huyện được công nhận đạt chuẩn phổ cập 
giáo dục tiểu học mức độ 3.
1.3 Biểu mẫu PCGD MN cho trẻ 5 tuổi
1.3.1 Tiêu chuẩn công nhận đạt chuẩn phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ 
em 5 tuổi
 - Tỷ lệ trẻ em 5 tuổi đến lớp đạt ít nhất 95%; đối với xã có điều kiện 
kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn đạt ít nhất 90%.
 - Tỷ lệ trẻ em 5 tuổi hoàn thành chương trình giáo dục mầm non đạt ít 
nhất 85%; đối với xã có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn đạt ít 
nhất 80%.
2. Thực trạng
2.1 Thuận lợi, khó khăn
2.1.1 Thuận lợi
 Phần mềm PROSOFT.ESCI PCGD – XMC được huyện Krông Ana 
tập huấn vào ngày 15 tháng 11 năm 2013. Hệ thống văn bản chỉ đạo về công 
tác cập nhập, thống kê PCGD 3 cấp học từ Trung ương đến địa phương kịp 
thời.
 5 2.2 Thành công – hạn chế 
2.2.1 Thành công
 - Công tác điều tra cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác trên địa bàn 
toàn xã. 
 - Xã Ea Bông đã cập nhật và báo cáo thống kê dựa trên phần mềm 
ESCI từ năm 2013.
2.2.2 Hạn chế
 Việc tập huấn lại phần mềm ESCI trực tuyến một vài đơn vị vẫn chưa 
áp dụng thành thạo. 
2.3 Mặt mạnh – Mặt yếu
2.3.1 Mặt mạnh
 Các đơn vị đã cử cán bộ, giáo viên thành thạo về tin học cập nhập số 
liệu lên phần mềm. Phiếu điều tra đã hoàn thiện trên biểu mẫu mới nhất.
2.3.2 Mặt yếu
 Đối với các đơn vị trường MN chưa thông suốt trong biểu mẫu 1 
PCGDMN cho trẻ 5 tuổi ở mục 8.1, 8.2.
2.4 Các nguyên nhân, các yếu tố tác động
 Việc tập huấn đã triển khai từ năm 2012-2013, đến năm 2015-2016 
việc báo cáo thống kê mới chính thức áp dụng cho các xã trên phần mềm 
ESCI trực tuyến. 
2.5 Phân tích, đánh giá các vấn đề về thực trạng mà đề tài đã đặt ra
2.5.1 Việc cập nhập số liệu PCGD 3 cấp học lên phần mềm Execl và hệ 
thống
 - Cập nhập dữ liệu lên phần mềm Execl là công việc đầu tiên để đẩy dữ 
liệu lên hệ thống phần mềm trực tuyến PCGD – XMC, đòi hỏi các đơn vị phải 
nhập trên file mẫu mới nhất của hệ thống. Nếu trường hợp đã cập nhập rồi thì 
khi đơn vị cập nhập thêm dữ liệu thì dowloand dữ liệu từ hệ thống phần mềm 
PCGD – XMC về cập nhập vào và coppy sang file mẫu mới nhất để upload 
lên hệ thống, hoặc thêm, bớt số liệu trực tiếp trên phần mềm. Việc cập nhập 
Mã trường phải thật chính xác thì hệ thống mới thống kê được chính xác, mặc 
dù khi cập nhập trên phần mềm Excel phần mềm không báo lỗi.
 - Nếu trong một hộ gia đình có thêm thông tin mới thì đơn vị đó xuất 
phiếu từ phần mềm và tìm đến mã phiếu hộ gia đình đó chèn thêm nhân sự 
vào phần mềm Excel. Sau khi đã hoàn thành coppy vào file dữ liệu mới nhất 
tải về và xóa hết những dữ liệu trên hệ thống và upload lại trên hệ thống. 
 7 Khi hệ thống tìm kiếm được và thêm đối tượng vào. 
 Tiến hành cập nhập những thông tin cần thiết vào hệ thống và lưu vào hệ 
 thống.
2.5.2 Để tránh việc một hộ gia đình có 2 mã phiếu
 Việc cập nhập dữ liệu đầu tiên vào phần mềm Excel hay phần mềm 
trực tuyến là các đơn vị trường mẫu giáo, mầm non. Còn các đơn vị trường 
TH, THCS từ 6 đến 60 tuổi. Các đơn vị mẫu giáo, mầm non chỉ điều tra và 
cập nhập trẻ từ 0 đến 5 tuổi, nên việc một hộ gia đình có 2 mã phiếu sẽ xảy ra. 
Vì có hộ gia đình 3,4 thế hệ tách ra nhập vào.
 Khi nhận thông tin từ giáo viên điều tra người nhập dữ liệu vào phần 
mềm cần dowloand dữ liệu mới nhất từ hệ thống phần mềm trực tuyến và vào 
kiểm tra bằng cách vào Data-->Filter -->Autofilter 
 9 Đơn vị đã điều tra, vận động và cập nhập đầy đủ lên phần mềm Execl, 
nhưng sau khi đưa dữ liệu lên hệ thống thì số trẻ ra lớp, tỷ lệ huy động vẫn 
không đạt.
 Lúc này vào hệ thống tìm kiếm, xem lại những cột mục còn thiếu thông 
tin về mã trường, tên trường rồi cập nhập vào rồi lưu lại vào hệ thống, thì hệ 
thống sẽ thống kê chính xác. (Vì khi nhập trên phần mềm Execl người nhập 
đã nhập sai mã trường).
 11 * Số liệu PCGDTHCS
 - Khác với biểu mẫu thống kê PCGDMN cho trẻ 5 tuổi và THĐĐT, 
biểu mẫu thống kê THCS khi xuất ra Excel thì đã có sẵn một hàm để kểm tra 
số liệu. Mặc dù, đã cập nhập đầy đủ số liệu từ phần mềm Excel và đẩy lên hệ 
thống, nhưng khi kiểm tra thống kê vẫn sai. Lúc này người cập nhập phải tìm 
kiếm từng độ tuổi sai.
 - Kiểm tra lại số học sinh chuyển đi, nếu học sinh chuyển đi thì không 
thể học tại đơn vị xã, huyện mình được.
 - Kiểm tra đối tượng hoàn thành chương trình MN nhưng đã học trên 
bậc học THCS.
 - Kiểm tra đối tượng hoàn thành chương trình TH nhưng đã học trên bậc 
học THPT.
 - Kiểm tra đối tượng chưa tốt nghiệp bậc MN nhưng đã học trên bậc học 
TH.
 - Kiểm tra đối tượng chưa tốt nghiệp bậc TH nhưng đã học trên bậc học 
THCS
 - Kiểm tra đối tượng vừa đang học nhưng cũng vừa bỏ học.
 13 3.2 Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp, biện pháp
 Lãnh đạo các đơn vị là người trực tiếp chỉ đạo trong việc điều tra và 
cập nhập dữ liệu lên phần mề PCGD XMC. Do đó, lãnh đạo các đơn vị cần có 
một tài khoản đăng nhập từ phần mềm, nắm rõ các văn bản liên quan đến vệc 
công nhận PCGD. Từ đó, thống kê kiểm tra từ hệ thống, qua đó nắm được 
đơn vị mình hoàn thành hay không hoàn thành PCGD vì lý do nào. Không 
hoàn thành vì điều tra, huy động, vận động trẻ đến trường hay từ việc cập 
nhập dữ liệu lên phần mềm để có hướng xử lý.
3.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp, biện pháp
 Tổ chức các đợt tập huấn cập nhập dữ liệu lên phần mềm PCGD – 
XMC SCI trực tuyến cho các đơn vị từ MG, MN đến THCS.
3.4 Mối quan hệ giữa các giải pháp, biện pháp
 Chuyên trách cần nắm Công văn số 26/2001/BGD&ĐT, ngày 
05/7/2001 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành về Quy định tiêu 
chuẩn kiểm tra và đánh giá công nhận phổ cập giáo dục trung học cơ sở; 
 Thông tư số 36/2013/TT – BGD&ĐT, ngày 6 tháng 11 năm 2013 về 
việc sửa đổi một số điều của quy định đều kiện, tiêu chuẩn, quy trình công 
nhận phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ 5 tuổi ban hành kèm theo Thông tư 
số 32/2010/TT – BGD&ĐT ngày 02 tháng 2 năm 2010 của Bộ Giáo dục và 
Đào tạo; 
 Nghị định 20/2014/NĐ – CP, ngày 24 tháng 3 năm 2014 về PCGD – 
XMC. Sử dụng tốt phần mềm Excel và phần mềm trực tuyến ESCI để tham 
mưu tổ chức tập huấn cho các đơn vị trường học từ MG, MN, TH đến THCS 
trong xã mình.
3.5 Kết quả khảo nghiệm, giá trị khoa học của vấn đề nghiên cứu
 Để làm tốt công tác cập nhập và xử lý dữ liệu trên phần mềm PCGD – 
XMC được thuận lợi và nhanh chóng bản thân tôi đã tham mưu tổ chức tập 
huấn lại phần mềm PCGD – XMC vào ngày 13 tháng 9 năm 2014 cho các tổ 
nghiệp vụ của các đơn vị trường trong toàn xã Ea Bông. 
4. Kết quả thu được qua khảo nghiệm, giá trị khoa học của vấn đề nghiên 
cứu
 Với những việc làm đã nêu trên, từ khi Bộ Giáo dục tập huần phần 
mềm PCGD – XMC trên hệ thống online ngày 15 tháng 11 năm 2013, xã Ea 
Bông đã thực hiện tốt công tác cập nhập dữ liệu lên phần mềm online. 
 Mọi thống kê, báo cáo đều để được công nhận PCGD 3 cấp đều được 
phần mềm PCGD – XMC thông kê chính xác theo yêu cầu Công văn số 
26/2001/BGD&ĐT, ngày 05/7/2001 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo 
ban hành về Quy định tiêu chuẩn kiểm tra và đánh giá công nhận phổ cập giáo 
dục trung học cơ sở; 
 15