Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn

 SKKN: “Một số biện pháp trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn”
 I. PHẦN MỞ ĐẦU
 1. Lý do chọn đề tài
 Thư viện trường học – một bộ phận trọng yếu không thể thiếu được của các 
trường phổ thông. Bằng phương tiện sách, báo đang góp phần làm tốt việc chăm 
sóc và giáo dục thế hệ trẻ ngay từ tuổi thơ ấu cho đến lúc trưởng thành, góp phần 
quyết định chất lượng và không ngừng nâng cao năng lực giảng dạy của giáo viên, 
mở rộng kiến thức và xây dựng thói quen tự học tự nghiên cứu cho học sinh.
 Thư viện là nơi lưu giữ các di sản thành văn của nhân loại ra đời cách đây 
mấy ngàn năm. Các tài liệu đã được nhiều thế hệ thu thập và tổ chức thành kho tài 
liệu. Vì thế tài liệu cần được bảo quản để tránh hư hỏng, mất mát và sử dụng lâu 
dài. Công tác bảo quản vốn tài liệu mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với xã hội 
nói chung và hoạt động thư viện nói riêng. Công tác bảo quản gìn giữ di sản thành 
văn của dân tộc, gìn giữ vốn tài liệu thư viện, góp phần vào việc tăng cường nguồn 
lực thông tin và khả năng đáp ứng các yêu cầu của bạn đọc, góp phần tiết kiệm 
ngân sách cho thư viện.
 Bảo quản vốn tài liệu là một trong những khâu quan trọng trong quy trình xử 
lý nghiệp vụ của cán bộ thư viện. Hiện nay thư viện trường THCS Dur Kmăn có 
tổng số vốn tài liệu là 4168 bản sách và không có kho sách riêng (kho để sách chủ 
yếu là sách trường học mới để chung với kho thiết bị). Trong khi đó số lượng tài 
liệu ngày càng tăng mà kho để sách thì có hạn. Mặc dù cán bộ thư viện đã áp dụng 
các biện pháp bảo quản và sử dụng các trang thiết bị bảo quản tài liệu nhưng cùng 
với thời gian, điều kiện khí hậu, thời tiết, môi trường đã tác động mạnh mẽ đến quá 
trình hủy hoại và tự hủy hoại của bản thân vốn tài liệu đặc biệt là những tài liệu 
quý hiếm.
 Thư viện trường THCS Dur Kmăn là một thư viện đóng trên địa bàn xã có 
điều kiện kinh tế đặc biệt khó khăn, kinh phí đầu tư cho hoạt động của thư viện còn 
hạn chế, bạn đọc ham học hỏi, tìm tòi và khám phá. Trước thực trạng đó là một cán 
bộ thư viện trẻ mới vào ngành nên tôi luôn băn khoăn, trăn trở làm thế nào để bảo 
quản, lưu giữ và sử dụng vốn tài liệu được lâu dài cho thế hệ hôm nay và mai sau. 
Người thực hiện: Nguyễn Thị Liên 1 Trường THCS Dur Kmăn SKKN: “Một số biện pháp trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn”
 1. Cơ sở lý luận
 Vốn tài liệu thư viện là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ 
đề, nội dung nhất định được xử lý theo nguyên tắc, quy trình khoa học của nghiệp 
vụ thư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản.
 Bảo quản vốn tài liệu là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật 
nhằm đảm bảo sự toàn vẹn hiện trạng vật lý bình thường của tài liệu có trong kho 
và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu. Mục đích là để phục vụ các yêu cầu học tập và 
nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài.
 Thông tư 30/TT-LB ngày 26 tháng 7 năm 1990 của Liên bộ tài chính – giáo 
dục và đào tạo hướng dẫn quản lý vốn sự nghiệp đầu tư cho giáo dục phổ thông.
 Pháp lệnh thư viện số 31/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 
của Ủy ban thường vụ Quốc hội.
 Quyết định số 01/2003/QĐ/BGD&ĐT ngày 2 tháng 1 năm 2003 của Bộ giáo 
dục và đào tạo về ban hành quy định tiêu chuẩn thư viện trường phổ thông.
 Công văn số 11185/GDTH ngày 17 tháng 2 năm 2004 của Bộ giáo dục và 
đào tạo về việc hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn thư viện trường phổ thông.
 Công văn số 1401/SGDĐT-GDTH ngày 9 tháng 10 năm 2017 của Sở giáo 
dục và đạo tạo Đắk Lắk về việc hướng dẫn công tác thư viện trường học năm 2017 
– 2018.
 Căn cứ nhiệm vụ năm học 2017 – 2018 của trường THCS Dur Kmăn.
 Căn cứ quy chế làm việc của trường THCS Dur Kmăn năm học 2017 – 
2018.
 Căn cứ vào tình hình thực tế, cơ sở vật chất, vốn tài liệu trong thư viện nhà 
trường năm học 2017 – 2018.
 2. Thực trạng vấn đề nghiên cứu
 Tháng 3/2014 tôi được nhận công tác về tại trường THCS Dur Kmăn. 
Trường THCS Dur Kmăn là một ngôi trường đóng trên địa bàn xã Dur Kmăl là xã 
Người thực hiện: Nguyễn Thị Liên 3 Trường THCS Dur Kmăn SKKN: “Một số biện pháp trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn”
sách thư viện để chung với kho thiết bị), thiếu tủ để sách trường học mới. Do đó 
công tác bảo quản vốn tài liệu và phục vụ bạn đọc còn gặp nhiều khó khăn.
 Hàng ngày có khoảng 100 – 120 lượt bạn đọc. Đa số các em học sinh ham 
đọc sách, yêu sách, thích tìm tòi khám phá. Số vòng quay của sách tăng lên đáng 
kể, sách được luân chuyển nhiều. Bên cạnh đó một số bạn đọc chưa có ý thức khi 
tham gia đọc sách, chưa biết bảo quản và gìn giữ sách. Vì vậy đã làm cho một số 
cuốn sách bị hư hỏng và thất thoát. Sau khi được giáo dục ý thức bảo quản sách, 
vai trò của sách và việc gìn giữ sách thì các em đã có ý thức khi tham gia đọc sách. 
Tình trạng sách bị rách, bị hư hỏng, bị mất hạn chế đi rất nhiều.
 Nước ta là một nước có khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, theo thời gian giấy có 
thể bị giòn, bị ố vàng, đổi màu, mực có thể phai, bụi bẩn bám trên tài liệu, các loại 
côn trùng, nấm mốc phá hỏng tài liệu Do đó cần phải nghiên cứu tìm ra những 
biện pháp nhằm bảo quản vốn tài liệu chống và hạn chế ảnh hưởng của các tác 
nhân đối với sự hủy hoại và tự hủy hoại các tài liệu của thư viện.
 Chính vì vậy công tác bảo quản vốn tài liệu là một công việc hết sức quan 
trọng trong hoạt động của thư viện, có ý nghĩa lớn giúp cho thư viện tồn tại và phát 
triển. Là một cán bộ thư viện chuyên trách mới vào ngành chưa có kinh nghiệm 
nhiều đây thực sự là một thử thách và nhiệm vụ nặng nề đối với tôi. Nhưng được 
sự giúp đỡ của ban lãnh đạo nhà trường, các đoàn thể, cán bộ viên chức trong nhà 
trường và sự tham gia tích cực của các bạn trong tổ cộng tác viên thư viện và sự nỗ 
lực của bản thân năm học 2017 – 2018 tôi đã mạnh dạn tiếp tục đưa ra sáng kiến 
kinh nghiệm “Một số biện pháp trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện 
trường THCS Dur Kmăn”.
 3. Nội dung và hình thức của giải pháp
 a. Mục tiêu của giải pháp
 Tìm ra những giải pháp bảo quản vốn tài liệu tốt hơn tại thư viện trường 
THCS Dur Kmăn
Người thực hiện: Nguyễn Thị Liên 5 Trường THCS Dur Kmăn SKKN: “Một số biện pháp trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn”
được phân bổ một cách hợp lý. Kế hoạch bảo quản dựa trên các nhu cầu của thư 
viện và các hoạt động đặt ra để đáp ứng các yêu cầu đó. Kế hoạch bảo quản bao 
gồm hai bước:
 - Khảo sát đánh giá các nhu cầu có tính then chốt đối với việc lập kế hoạch 
bảo quản và phải được tiến hành trước khi soạn thảo kế hoạch. Khảo sát phải đánh 
giá được các chủ trương việc thực hiện và các điều kiện của cơ quan có ảnh hưởng 
đến công tác bảo quản, phải nêu được tình trạng chung của toàn bộ vốn tài liệu, chỉ 
ra được những gì cần làm để cải thiện tình trạng đó cũng như bằng cách nào để bảo 
quản vốn tài liệu đó lâu dài. Khảo sát phải xác định được các yêu cầu bảo quản cụ 
thể (điều kiện bảo quản, môi trường bảo quản, hệ thống bảo vệ và sử dụng), phải 
đề xuất được các hoạt động đáp ứng được các yêu cầu đó và ưu tiên thực hiện các 
hoạt động được đề xuất.
 - Việc thiết lập một kế hoạch bảo quản dài hạn phải được thực hiện bằng văn 
bản và phải được đưa ra ngay từ đầu năm học. Kế hoạch bảo quản phải phác thảo 
được những yêu cầu bảo quản của cơ quan và phải vạch ra được quy trình hoạt 
động cụ thể theo từng tháng, quý để đáp ứng được những yêu cầu của việc bảo 
quản tài liệu; phải thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của việc bảo quản, ghi 
lại những hoạt động bảo quản trong hiện tại và quá khứ cũng như những nỗ lực 
trong tương lai. Kế hoạch đó đưa ra một khuôn mẫu để thực hiện những mục tiêu 
đề ra, duy trì sự liên tục, tính nhất quán qua thời gian của một chương trình bảo 
quản. Kế hoạch bảo quản phải dễ hiểu và phải bao quát được toàn bộ các nguồn tài 
liệu của cơ quan. Tùy từng cơ quan có những kế hoạch khác nhau dài hạn, phức 
tạp và chi tiết, có những kế hoạch ngắn ngọn đơn giản. Tuy nhiên tất cả mọi kế 
hoạch đều phải dựa trên kết quả khảo sát đánh giá nhu cầu của từng cơ quan cụ thể.
Người thực hiện: Nguyễn Thị Liên 7 Trường THCS Dur Kmăn SKKN: “Một số biện pháp trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn”
tài liệu, không giữ vệ sinh chung cho kho sách Do đó cán bộ thư viện cẩn phải 
kiểm tra thường xuyên tài liệu khi bạn đọc trả sách và mượn sách.
 Tổ chức chuyên đề trước cờ với nội dung hướng dẫn bạn đọc sử dụng sách 
báo, tài liệu đúng cách và tầm quan trọng của việc bảo quản vốn tài liệu.
 + Phải rửa tay thật sạch trước khi tiếp xúc với tài liệu
 + Không mang đồ ăn, thức uống vào trong phòng thư viện và không để đồ 
ăn dính vào sách.
 + Không gấp trang, đánh dấu vào tài liệu, không viết, vẽ bậy vào tài liệu, 
không cắt xé, tẩy xóa
 + Tài liệu phải được cất giữ trên giá, xếp sách vào kho đúng cách, không đặt 
tài liệu dưới đất tránh ẩm ướt, không đặt sách ở những chỗ có ánh nắng trực tiếp 
bởi nó sẽ làm cho sách bị cong, vênh, giấy bị phai màu, ố vàng, trang sách bị 
giòn
 Thường xuyên giáo dục nâng cao ý thức giữ gìn, bảo quản tài liệu cho bạn 
đọc thông qua các tiết sinh hoạt chủ điểm, ngoại khóa, lồng ghép trong các tiết học, 
các buổi phát thanh măng non
 Đối với bạn đọc thiếu ý thức, vi phạm nội quy phòng đọc, phòng thư viện, 
quy chế bảo quản tài liệu thì cán bộ thư viện sẽ áp dụng các biện pháp hành chính 
(tùy theo mức độ, giá trị của tài liệu) để giảm thiểu tối đa tình trạng tài liệu bị mất 
mát, hư hỏng, thất thoát trong quá trình sử dụng và giữ cho sách được lâu bền.
 Ngoài ra cán bộ thư viện phải có tinh thần trách nhiệm cao trong việc bảo 
quản vốn tài liệu.
 Ba là vệ sinh trong phòng thư viện, kho sách
 Nước ta là một nước có khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa, theo thời gian bụi bẩn 
sẽ bám lên sách, tủ (kệ) để sách, bàn ghế Do đó chúng ta cần phải thường xuyên 
vệ sinh kho sách, phòng thư viện sạch sẽ, sắp xếp khoa học, tạo môi trường trong 
lành sẽ thu hút bạn đọc đến thư viện ngày càng nhiều hơn, kích thích nhu cầu hứng 
Người thực hiện: Nguyễn Thị Liên 9 Trường THCS Dur Kmăn SKKN: “Một số biện pháp trong việc bảo quản vốn tài liệu tại thư viện trường THCS Dur Kmăn”
hỏng tài liệu. Vì thế cần lựa chọn những thiết bị bảo quản vốn tài liệu sao cho phù 
hợp, đảm bảo, có độ bền cao nhằm giúp cho tài liệu sử dụng được lâu dài.
 Giá, tủ sách làm bằng gỗ đã phổ biến và có truyền thống sử dụng vì những 
lý do về tính thẩm mỹ, tính kinh tế và dễ dàng trong lắp đặt. Để tránh khả năng làm 
hỏng tài liệu nên lựa chọn những loại gỗ tốt ít gây hư hại nhất và có biện pháp 
phòng ngừa chống mối, mọt.
 Tủ làm bằng kính cũng được hầu hết các thư viện sử dụng để đựng tài liệu 
bởi nó có tính thẩm mỹ cao. Tuy nhiên so với gỗ thì tủ làm bằng kính dễ bị nứt, chỉ 
đựng được những tài liệu mỏng nhẹ, tài liệu mang tính trưng bày (Tủ sách trưng 
bày). 
 Tủ, giá, kệ sách làm bằng sắt, thép, kim loại là một sự lựa chọn cho kho 
chứa bởi nó có độ bền, đựng được nhiều loại tài liệu và tạo sự lưu thông không khí 
tốt. Tuy nhiên giá được làm bằng sắt, thép cần được phủ sơn, bao bọc bên ngoài 
bằng các tấm kính, có cửa đóng tránh bụi bẩn, rỉ sét, chuột gián
 Ngoài việc lựa chọn vật liệu, thiết bị bảo quản cần được làm thật nhẵn, 
không có cạnh sắc và những chỗ lồi, không gây sự trầy xước, không có các đai ốc 
và chốt lộ ra. Thiết bị bảo quản phải đủ chắc, đảm bảo yêu cầu bền vững, tiết kiệm 
diện tích bảo quản để tài liệu không bị uốn cong hoặc vênh khi chứa đầy tài liệu. 
Các giá cần được chốt với nhau, chốt với sàn nhà để không bị lung lay khi xếp tài 
liệu lên. Các giá cần được thiết kế 2 mặt (giá đôi), điều chỉnh được để có thể đựng 
nhiều tài liệu thuộc nhiều kích cỡ khác nhau đặc biệt là những tài liệu có khổ lớn. 
Thiết bị bảo quản cần được thiết kế cách sàn từ 4 – 6 cm và cách tường 3 – 5 cm để 
tránh sự xâm nhập của mối mọt, côn trùng, ẩm thấp
 * Phương pháp sắp xếp, lưu giữ tài liệu
 Phương pháp lưu giữ tài liệu không phù hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi 
thọ của tài liệu. Tài liệu trước khi nhập vào kho phải làm vệ sinh và kiểm tra lại sự 
chính xác (như số trang, tình trạng tài liệu) của tài liệu. Sau đó tiến hành xử lý 
nghiệp vụ thư viện như vào sổ đăng kí, mô tả, phân loại, xếp giá, đưa ra phục vụ 
Người thực hiện: Nguyễn Thị Liên 11 Trường THCS Dur Kmăn