Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học

 MỤC LỤC
I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1. Cơ sở lý luận
2. Cơ sở thực tiễn (thực trạng vấn đề)
3. Các biện pháp tiến hành
Biện pháp1: Công tác vận động tuyên truyền: 
Biện pháp 2: Giải quyết chi tiết, cụ thể từng công việc trong công tác 
Văn thư - Lưu trữ trong trường học:
- Tổ chức quản lý công văn đến:
- Tổ chức giải quyết công văn đi.
- Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
- Quản lý hồ sơ học sinh, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển đi - đến. 
- Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức.
- Quản lý sử dụng con dấu.
III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
IV. KẾT LUẬN, KHUYẾN NGHỊ
V. TÀI LIỆU THAM KHẢO 3. Lý do chọn đề tài:
 Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà 
trường, tôi nhận thấy công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn 
bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công 
tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và 
các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ 
hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn 
thư. 
 Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ 
chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để 
phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác 
lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình 
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. 
 Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ 
chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá 
trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào 
lưu trữ lịch sử. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã 
xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu 
trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp 
thời nhất cho người soạn thảo văn bản. 
 Trên thực tế công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, 
thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc 
giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công 
tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực 
hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể 
là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc 
thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa 
công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm 
thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ 
đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. 
 Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh 
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn 
liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức 
sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai 
trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan 
trọng, thể hiện ở những điểm sau: 
 - Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế 
hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ
thống thể chế hành chính. 
 - Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành 
chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi 
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. 
 Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc 
tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích 
của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, 
mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan 
trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường. 
 II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
 1. Cơ sở lý luận:
 Công tác văn thư: Là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ 
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. 
Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, 
quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ 
quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội 
dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: 
Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
 Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo 
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm 
những nội dung: Thu thập tài liệu và lập hồ sơ hiện hành, phân loại tài liệu lưu 
trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu 
lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong 
quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải 
đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.
 Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công 
tác văn thư phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các 
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi 
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
 Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc 
tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
 Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn 
vướng mắc nêu trên.
 2. Cơ sở thực tiễn (thực trạng vấn đề):
 a. Đặc điểm tình hình chung 
 Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt 
động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn 
bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc 
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. 
 Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải 
quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ Số lượng hồ sơ sản sinh ra trong một năm học tương đối lớn nhưng chưa 
thống nhất được hình thức lưu giữa việc thực hiện lưu hồ sơ trong công tác kiểm 
định chất lượng và việc thực hiện lưu giữ hồ sơ theo Nghị định số 01/2013/NĐ-
CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của 
Luật Lưu trữ. 
 Chính những vấn đề chồng chéo, bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp 
thực hiện một cách nhanh chóng, khoa học, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ 
được giao.
3. Các biện pháp tiến hành:
 * Biện pháp 1: Công tác vận động tuyên truyền: 
 Đây là một trong những biện pháp rất quan trọng, giúp Cán Bộ, Giáo 
viên, Nhân viên trong nhà trường hiểu rõ, cũng như hiểu đúng về công tác Văn 
thư - Lưu trữ trong trường học.
 Bản thân Tôi đã luôn chủ động báo cáo cũng như xin ý kiến chỉ đạo của 
Chi bộ, Ban Giám Hiệu nhà trường, tạo điều kiện để Tôi được triển khai nội 
dung tuyên truyền kết hợp trong các buổi họp Hội đồng nhà trường.
 Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng các quy định của pháp luật về công tác 
văn thư, lưu trữ đến toàn thể Cán Bộ, Giáo viên, Nhân viên trong trường để nhận 
thức đúng đắn về vai trò, ý thức trách nhiệm trong công tác văn thư, lưu trữ. 
Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ 
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm 
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. 
 Hình ảnh tuyên truyền, phổ biến văn bản chỉ đạo quy định 
 về công tác văn thư - lưu trữ. Hình ảnh triển khai tập huấn về kỹ thuật trình bày văn bản theo 
 Thông tư 01/2011/TT-BNV.
 - Luôn tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, 
nhất là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản. 
 - Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong 
công tác tham mưu với cấp trên. 
 - Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên 
trách trong mọi hoạt động của nhà trường. 
 - Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ, đẹp, đúng thể thức. 
 Tổ chức quản lý công văn đến.
 Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị 
trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu 
trữ. Vì vậy, hàng ngày văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn 
bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn 
bản đến và trình Hiệu trưởng phê chuyển cho các bộ phận, đồng thời thư mục 
này được chia sẻ rộng để khi chuyển văn bản cho các bộ phận có thể vào thư 
mục này và lấy văn bản về thực hiện công việc. Đây là phương pháp lưu trữ văn 
bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiếp kiệm được giấy cho đơn vị. 
 Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận và đăng ký 
vào sổ công văn đến và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (Nơi gửi công Tôi mở bìa hồ sơ theo từng tháng, với mỗi văn bản đến được in ra, tôi sẽ 
đóng dấu đến, vào sổ và lưu vào bìa hồ sơ của tháng đó, đến ngày cuối cùng của 
tháng sẽ được khép hồ sơ và mở hồ sơ cho tháng tiếp theo.
 Tương ứng với việc đó, sẽ hình thành một hộp lưu giữ văn bản đến gồm: 
01 quyển văn bản đến theo quy định và bìa kẹp văn bản đến đã được vào sổ lưu 
từ tháng 01 đến tháng 12 của năm đó.
 Hình ảnh Hồ sơ lưu văn bản đến của nhà trường.
 Tổ chức giải quyết công văn đi.
 Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch, công văn đề 
nghị, Tờ trình, Quyết định được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực 
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân 
trong và ngoài cơ quan. Bởi vậy mà Tôi đã thực hiện cơ bản các yêu cầu về việc 
quản lý văn bản đi theo đúng quy định. Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn 
thư cũng phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận công văn có thể qua hộp 
thư điện tử hoặc nhận trực tiếp bảng cứng. 
 Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy 
giới thiệu, giấy xác nhận đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào 
sổ để tiện cho việc theo dõi. 
 Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
 Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một 
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ 
mỉ, ngăn nắp và phải khoa học.
 Làm tốt công tác lưu trữ văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu 
quản lý: Năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm 
không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm 
hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và 
hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và 
trường học nói riêng. 
 Bởi vậy bản thân Tôi luôn xác định rõ tầm quan trọng và thực hiện theo 
đúng quy định hiện hành của nhà nước. Hằng năm, sau khi kết thúc năm, thu hồ 
sơ của các bộ phận về phân loại, rà soát rồi biên mục nộp lưu vào lưu trữ nhà 
trường và gói hồ sơ của năm trước là Tôi lại căn cứ số lượng hồ sơ phát hành ra 
trong 1 năm để xây dựng Danh mục hồ sơ cho năm sau. Số lượng bìa hồ sơ công 
việc cũng được căn cứ vào đầu Danh mục hồ sơ để phát hành cho các bộ phận 
thực hiện việc lưu hồ sơ theo đúng đầu việc cũng như mảng công việc được 
phân công. Cứ như vậy kết thúc năm, các bộ phận sẽ phải nộp lưu vào lưu trữ 
nhà trường, sau đó Tôi sẽ căn cứ vào Danh mục hồ sơ đầu năm mình đã xây 
dựng để thu và phân loại hồ sơ, biên mục hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ.
 Chính vì việc xây dựng được Danh mục công việc hằng năm mà nhà 
trường sẽ không có tình trạng bỏ sót công việc, cũng như hồ sơ lưu lại các mặt 
hoạt động trong một năm. Giúp cho Hiệu trưởng quản lý thuận tiện hơn, việc 
thực hiện theo Kế hoạch năm học sẽ được xuyên xuốt và việc quản lý hồ sơ của 
nhà trường sẽ được chặt chẽ hơn rất nhiều so với trước kia chưa thực hiện việc 
lập Danh mục hồ sơ. Việc tra cứu và khai thác được dễ ràng hơn, khoa học hơn.
 Sẽ không còn tình trạng hồ sơ bị bó gói, không rõ nội dung như trước kia.