Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học

 I. ĐẶT VẤN ĐỀ
 1. Lí do chọn đề tài
 Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục 
vụ trực tiếp cho cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác, 
bên cạnh đó văn phòng là bộ nhớ của thủ trưởng cơ quan. Các vấn đề thông tin 
được cán bộ văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển 
đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ 
văn phòng truyền đạt, theo dõi, kiểm tra và thực hiện. 
 Với tính chất đặc thù là một đơn vị trực thuộc ngành Giáo dục và Đào tạo, 
việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, chỉ thị là rất nhiều, nên đòi hỏi 
người làm công tác văn thư, văn phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý 
các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Hiệu trưởng kịp 
thời nắm bắt được thông tin, chủ trương mới để có hướng giải quyết công việc 
một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ.
 Hiện nay, rất ít trường được bố trí cán bộ làm công tác văn thư chuyên 
trách, trong khi đó cán bộ làm công tác văn thư lại chưa được đào tạo, tập huấn 
nên nghiệp vụ chuyên môn rất hạn chế, chưa nhận thức được tầm quan trọng của 
công việc mình làm nên một số nơi hồ sơ vẫn còn bề bộn, chưa được ngăn nắp 
gọn gàng, rất khó khăn cho việc tra cứu và quản lý.
 Bản thân tôi là một cán bộ văn phòng của trường được giao làm công tác 
văn thư. Xuất phát từ những lý do trên, tôi rất trăn trở làm thế nào để quản lý tốt 
các loại công văn đi, đến một cách khoa học, hiệu quả cao. Từ những đúc kết kinh 
nghiệm nhiều năm qua tôi mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhỏ về: “Một số biện 
pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường tiểu học”.
 2. Mục đích nghiên cứu
 Với thực tế tình hình về công tác văn thư của Nhà trường những năm gần 
đây đã làm tốt việc quản lý, lưu trữ tài liệu bằng văn bản, hồ sơ, thực hiện hiệu quả 
công tác văn thư lưu trữ sẽ đáp ứng được một số yêu cầu sau:
Đáp ứng được việc tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.
 Từ đó có tác dụng tích cực đối với công tác quản lý chung của Nhà trường.
 3. Đối tượng nghiên cứu
 - Máy tính, sổ công văn đi, đến, hòm thư mạng, các phần mềm báo cáo.
 - Tất cả công văn đi, đến, sắp xếp, lữu trữ các văn bản 
 4. Phạm vi và thời gian nghiên cứu
 - Đề tài nghiên cứu một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác 
văn thư, lưu trữ tại trường tiểu học.
 - Thời gian nghiên cứu: Từ tháng 9/2020 đến tháng 4/2022 3
trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ 
phân công kiêm nhiệm. Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành 
chính Nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trong trường học cũng được Ban lãnh 
đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu 
sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch 
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và 
Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; 
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về 
công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 
của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn 
bản đến. Qua thời gian làm công tác văn thư ở Trường Tiểu học A Thị Trấn Văn 
Điển tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn như sau:
 - Thuận lợi:
 + Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. 
Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường. 
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Thanh 
Trì và Ban giám hiệu nhà trường.
 + Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến 
giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ giáo viên, 
nhân viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên 
hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
 + Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy 
học và các hoạt động khác.
 - Khó khăn:
 + Cán bộ văn thư làm công tác kiêm nhiệm nên chưa có nhiều thời gian 
để xử lí hết công việc.
 + Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.
 Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt 
qua hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải 
và gây bức xúc cho người làm công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản 
đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất 
nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề 
không dễ dàng. Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực 
hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
 4. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề
 4.1. Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội 
dung, chính xác cao để trình ký 5
 4.2. Biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất
 Hầu hết trong các trường học hiện nay, công tác lưu trữ được thực hiện 
một cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành. 
Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống bằng giấy, với số lượng rất lớn văn 
bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức 
và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa 
chọn trong hồ sơ lưu).
 Do đặc thù hiện nay, hầu như tất cả văn bản đến điều hành, chỉ đạo của 
cấp trên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo Huyện đều được gửi qua hộp thư 7
 Sau khi nhấn chuột phải ta thấy xuất hiện như hình bên dưới, nhấp chuột 
trái vào "Link" và xuất hiện hộp thoại "Insert Link".
 Trong hộp thoại "Insert Hyperlink" như hình bên dưới, ta chọn thư mục cần 
liên kết và kích chọn văn bản cần liên kết. 9
 Sau khi nhấn "OK" trong hộp thoại "SetHyperlink Screentip" là kết thúc 
quá trình tạo liên kết.
 Kết thúc quá trình liên kết ta đã tạo được liên kết như hình bên dưới, khi 
muốn xem văn bản chỉ cần nhấn chuột vào liên kết sẽ xem được văn bản.
 - Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống. Ví dụ ta 
muốn tìm văn bản của Phòng, Sở, hoặc nơi nào khác ta vào cột nơi phát hành 
bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Phòng, Sở,. thì file sẽ lọc ra những văn bản 
chỉ của Phòng, hoặc chỉ của Sở, hay của bất cứ nơi nào
 Các bước lọc:
 + Bôi đen toàn bộ bảng, kích chọn “Data/Fiter” -> tạo thành các mũi tên sổ xuống.
 + Kích vào mũi tên sổ xuống của cột “Tác giả” xuất hiện hộp thoại như 
hình bên dưới 11
 5. Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm
 Qua thời gian thực hiện công tác văn thư lưu trữ, các biện pháp trên của đề 
tài đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. 
Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống nhất hợp tác cộng đồng trách nhiệm trong 
tất cả các thành viên của tổ văn phòng, phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức 
đoàn thể, trong công tác soạn thảo văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên 
môn nghiệp vụ.
 Trước đây lưu trữ theo truyền thống trên giấy, do số lượng văn bản đến rất 
nhiều, để tìm một văn bản đã lưu tốn nhiều thời gian. Từ đó tôi đã tìm ra cách 
lưu trữ như hiện nay, lưu trên máy, sử dụng liên kết, và các công cụ tìm kiếm 
như đã trình bày ở trên để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh chóng và hiệu quả hơn.
 Kết quả là mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt 
các chủ trường đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự 
quản lý, điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức 
cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường 
được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên. 13
nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ 
nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp.
 Trên đây là một vài kinh nghiệm của tôi trong việc thực hiện “Một số 
biện pháp nhằm nâng cao chất lượng trong công tác văn thư, lưu trữ tại 
trường Tiểu học”. Trong quá trình thực hiện chắc chắn không tránh khỏi những 
thiếu sót, rất mong ý kiến của các cấp lãnh đạo, các bạn đồng nghiệp để tôi có 
đuợc nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện công tác văn thư – lưu trữ trường 
học.
 Tôi xin chân thành cảm ơn!
 Hà Nội, ngày 13 tháng 04 năm 2022
 Tôi xin cam đoan đây là sáng kiến kinh nghiệm của 
 mình viết, không sao chép nội dung của người khác.
 Người viết
 Nguyễn Thu Hà