Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường Mầm non

 A. ĐẶT VẤN ĐỀ:
 Trong suốt thời gian dài làm công tác văn thư và lưu trữ. Bản thân tôi 
nhận thức rằng: “ Nếu đã nhận một công việc nào đó phù hợp với chuyên môn 
hay chưa phù hợp với chuyên môn; mà nếu bản thân mình biết khắc phục, vượt 
khó thì công việc nào dù lớn hay nhỏ thì cũng mang lại hiệu quả cao. Vì vậy, khi 
được phân công phụ trách công tác văn thư lưu trữ bản thân tôi lúc đầu rất bỡ 
ngỡ nhưng được sự quan tâm hỗ trợ của lãnh đạo nhà trường và sự giúp đỡ của 
tập thể nhà trường nên tôi tự tin hơn. 
 Công tác văn thư lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà 
trường nhằm lưu trữ, sắp xếp khoa học các loại hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu 
cầu khai thác, sử dụng, lưu trữ bao gồm các việc bảo quản, sắp xếp và tổ chức sử 
dụng tài liệu trong thời gian hình thành hoạt động của đơn vị; nó còn thu thập 
các tài liệu văn bản của các cấp, các ngành có liên quan đến hoạt động của nhà 
trường, công tác văn thư lưu trữ phải bảo đảm thông tin chính xác bằng văn bản 
và cập nhật kịp thời, chính xác số liệu, tài liệu cho cấp trên khi báo cáo.
 Nhà trường cần có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công 
tác văn thư lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác 
văn thư lưu trữ tại nhà trường đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu 
lực, hiệu quả quản lý của nhà trường, không mất nhiều thời gian, đáp ứng được 
những yêu cầu cao trong công việc của người soạn thảo. 
 Vì thế, qua 06 năm làm công tác văn thư và lưu trữ bản thân tôi không 
ngừng học hỏi ở thầy cô đã đi trước và học hỏi ở đồng nghiệp, học qua báo chí, 
 để đúc kết kinh nghiệm nên tôi chọn viết sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện 
pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường Mầm non”. 
 B. NỘI DUNG VẤN ĐỀ:
 I. Thực trạng vấn đề:
 1. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ:
 - Những năm trước đây nhiều trường mầm non ở vùng sâu, vùng xa nói 
chung. Trường Mầm non Hương Sen nói riêng công tác lưu trữ và bảo quản 
công văn đi công văn đến còn lỏng lẻo chưa nhận thức được tầm quan trọng của 
 1 - Tuy trường có bố trí cán bộ văn thư làm công tác văn thư, nhưng trong 
công việc hàng ngày còn nhiều bề bộn, việc tiếp nhận các văn bản (công văn 
đến) cũng như báo cáo (công văn đi) còn chưa khoa học, khó cho việc tìm 
kiếm khi cần, có khi bị thất lạc, bị mất
 - Cơ sở vật chất tuy có đảm bảo nhưng vẫn chưa đáp ứng nhu cầu thực tế 
công tác văn thư hiện nay.
 II. Các giải pháp thực hiện:
 - Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác 06 năm tại nhà 
trường tôi nhận thấy, để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi 
người làm mãn công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc 
về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, 
nhiệm vụ và chức năng của đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật. 
Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt 
công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan 
được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ. Đồng thời giúp cho 
việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong đơn vị được chặt chẽ. Góp 
phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang 
thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Góp phần giữ gìn 
những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan mình nhằm để phục vụ cho 
việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và 
sử dụng lâu dài.
 - Để nâng cao được hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, người làm công tác 
văn thư phải cần nắm vững nội dung:
 + Nhận và vào sổ công văn đến.
 + Nghiên cứu theo dõi việc giải quyết công văn đến
 + Nghiên cứu và dự thảo công văn.
 + Thủ trưởng sửa chữa và duyệt.
 + Đánh máy công văn.
 + Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu.
 + Vào sổ và gửi công văn đi.
 3 Ví dụ: Sổ lưu văn bản đến có số đến:
 Nơi Số kí Ngày, Trích yếu Người Ghi 
 Ngày Số gởi hiệu tháng nội dung công nhận công chú
 đến Đến công công văn công văn đến văn
 văn văn
 1 2 3 4 5 6 7 8
 01/01/ 01 Phòng 01/KH- 01/01/ Hướng dẫn thi Bùi Thái 
 2020 GDĐT PGD-ĐT 2020 đua khen thưởng Hậu
 TX GR năm học 2019 - 
 2020
 01/01/ 02 Phòng 02/KH- 01/01/ Thực hiện nhiệm Bùi Thái 
 2020 GDĐT PGDĐT 2020 vụ công tác tháng Hậu
 TX GR 01/2020
 2. Giải pháp sắp xếp hồ sơ khoa học
 - Chọn tủ hồ sơ:
 + Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn
 + Dùng tủ hồ sơ để vào kệ đựng hồ sơ
 + Sử dụng những mẫu giấy ghi chú để dán lên hồ sơ làm ký hiệu của từng 
loại hồ sơ giúp tìm dễ dàng hơn.
 - Phân loại hồ sơ: Phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, 
sắp xếp. Nên phân loại theo chủ đề, theo nhóm,
 - Sắp xếp hồ sơ khoa học theo thời gian, theo vần (ABC), theo tính chất 
công việc.
 - Lập danh mục hồ sơ cụ thể, chính xác và phải được cập nhật thường 
xuyên.
 - Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần 
truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. 
Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ 
nhanh chóng. 
 5 thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký
 nhận vào sổ.
 - Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, 
giấy giới thiệu, giấy xác nhậnđều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải 
vào sổ để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặt thù có thể lập từng sổ riêng biệt để 
quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,
 - Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn.
 - Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, mốc thời gian tính 
theo năm học .
 SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐI
 Số và kí hiệu Ngày tháng Trích yếu .nội Nơi nhận Người Ghi 
 STT công văn công văn dung công văn công văn nhận chú
 1 2 3 4 5 6 7
 1 .. .. . ..  
 2 .. .. . ..  
 III. Kết quả đạt được và bài học kinh nghiệm:
 1. Kết quả đạt được:
 Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư của 
trường Mầm Non Hương Sen từ năm 2015 đến nay tôi nhận thấy:
 - Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn 
nắp, tỉ mĩ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn bở ngỡ.
 - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận 
lợi trong công việc hàng ngày.
 - Giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học đúng thời gian quy 
định.
 - Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
 2. Bài học kinh nghiệm:
 - Để tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu 
quả cao cho đơn vị. Đòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi cán bộ văn thư phải 
 7 Sen luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Riêng bản thân tôi cũng luôn luôn hoàn 
thành tốt nhiệm vụ được giao.
 3. Đề xuất kiến nghị:
 - Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh 
đạo cần có chế độ hợp lý hơn.
 - Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm 
phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ phương tiện 
vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một 
tốt hơn.
 - Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường 
học tập về chuyên môn nghiệp vụ.
 Trên đây là những kinh nghiệm của việc “Một số biện pháp nâng cao hiệu 
quả công tác văn thư tại trường Mầm non” mà bản thân tôi tìm tòi suy nghĩ, đúc 
kết trong 06 năm làm công tác Văn thư lưu trữ xây dựng nên. Rất mong sự đóng 
góp ý kiến của Hội đồng.
 Thành thật cám ơn!.
 Phong Thạnh, ngày 26 tháng 5 năm 2020
 XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG NGƯỜI VIẾT
 XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, 
 GIẢI PHÁP TRƯỜNG 
 Bùi Thái Hậu
 XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT 
 XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP 
GIẢI PHÁP PHÒNG GIÁO DỤC THỊ XÃ
 – ĐÀO TẠO
 9