Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại trường THCS

 PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BÌNH ĐẠI
 TR ƯỜNG TRUNG H Ọ C C Ơ S Ở CHÂU H ƯNG
 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài:
 MỘT SỐ BIỆN PHÁP
 NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
 VĂN THƯ LƯU TRỮ
 Đề tài thuộc lĩnh vực chuyên môn: Văn thư lưu trữ
 Họ và tên người thực hiện:
 Chức vụ:
 Sinh hoạt tổ chuyên môn: Văn phòng
 Châu Hưng, tháng 2 / 2011 II. Lý do chọn đề tài:
 Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, 
tôi nhận thấy: khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử 
lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt 
sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất 
cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trường không thể rút ngắn thời gian 
ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của cấp trên và 
cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công 
việc nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công 
văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận 
hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện 
tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực 
hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có 
ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác 
lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được 
lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác 
lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
 Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là 
rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
 -Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp 
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà 
trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng 
chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
 -Giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, 
giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ 
sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, 
qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện 
tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục 
tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác 
văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương 
pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản 
cụ thể do Nhà nước quy định.
 Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm 
kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
 Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn 
vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc 
tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.
V. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu:
 Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về công 
tác văn thư lưu trữ.
 Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu trữ một 
cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội dung 
để trình ký.
 Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi không đòi hỏi 
nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực của nhân viên 
văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao.
 Phần nội dung
I. Cơ sở lý luận:
 Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho 
việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn vị. Công 
tác văn thư bao gồm những nội dung: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn 
bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, 
quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công 
tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, bí mật, 
hiện đại.
 Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an 
toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội 
dung: phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học 
và các hoạt động khác.
 -Khó khăn:
 Tuy được sự quan tâm của Đảng và nhà nước, đặc biệt là của ngành giáo dục, 
nhưng cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu 
cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ. Chỉ có 02 máy vi tính cho tất cả các hoạt 
động của văn phòng.
 Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu.
 Mặc dù có nhiều khó khăn nhưng chúng ta có thể dễ dàng khắc phục, dễ dàng 
vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hiện nay công tác văn thư ở các 
trường học đã đi vào nề nếp, phát huy được hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của 
công tác quản lý, giảng dạy và hoạt động khác trong nhà trường nhờ biết khai thác 
tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác văn thư 
lưu trữ.
 Tuy nhiên, vẫn còn những vấn đề nan giải và gây nhiều bức xúc cho người 
làm công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội 
dung, chính xác cao để trình ký; tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ một cách nhanh 
chóng nhất. Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện 
một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao 
cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp.
III. Các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:
 1. Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, 
chính xác cao để trình ký:
 Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm được giao nói 
chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để 
trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:
 -Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là 
cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn 
bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Hiện nay công 
tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 
năm 2010 của Chính phủ về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của PHÒNG GD&ĐT BÌNH ĐẠI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG THCS CHÂU HƯNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 Số: /TTR-THCSCH Châu Hưng, ngày tháng năm 20...
 TỜ TRÌNH
 Căn cứ .........................................................................................................
 Căn cứ .........................................................................................................
 Nêu lý do, những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề 
cần trình duyệt.
 Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị với các luận cứ kèm theo có thông tin trung 
thực, độ tin cậy cao.
 Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị đối với hoạt động của đơn vị.
 Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện 
đề xuất.
 Trân trọng kính chào!
 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Nơi nhận:
- Tên đơn vị nhận văn bản;
- Lưu VT.
 Họ và tên
I _________________________________________________________i
__________________________________________________________I
 b. Báo cáo: là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của 
cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc 
xin ý kiến chỉ đạo.
 -Phần mở đầu:
 +Những căn cứ có tính pháp lý.
 +Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương 
công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị. Đồng thời 
nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương 
công tác nêu trên
 -Phần nội dung:
 +Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.
 Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
III. Kết luận:
 Đánh giá khái quát về toàn bộ các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị đã báo 
cáo phần trên, từ đó tự xếp loại kết quả đạt được.
 Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.
 Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
 Những kiến nghị với cấp trên.
 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Nơi nhận:
- Tên đơn vị nhận văn bản;
- Lưu VT.
 Họ và tên
I ________________________________________________i
_________________________________________________I
 2. Các biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất:
 Hầu hết trong các trường học hiện nay, công tác lưu trữ được thực hiện một 
cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhưng phương 
pháp lưu trữ truyền thống thủ công bằng giấy, với số lượng rất lớn văn bản như hiện 
nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu trữ phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò 
tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó phải lựa chọn trong hộp hồ 
sơ lưu văn bản đến).
 Do đặc thù hiện nay, hầu như tất cả các văn bản điều hành, chỉ đạo của cấp 
trên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo Bình Đại đều được gởi qua hộp thư điện có 
kèm tệp tin (file) văn bản dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn bản sao cho dễ tìm 
kiếm và thật nhanh chóng ta có thể dùng phần mềm quản lý văn bản.
 Tôi xin giới thiệu phần mềm “Quản lý văn bản tài liệu” là một phần mềm 
miễn phí, được phát triển trên nền Visual Studio 2005, sử dụng SQLEXPRESS 2005 
để lưu trữ dữ liệu. Phần mềm được thiết kế và xây dựng bởi @iSoft Groups của tác 
giả Vương Tuấn Nam và Hoàng Anh Thư. Tiện ích của phần mềm này đáp ứng tốt 
việc quản lý văn bản đến và văn bản đi, hoặc dùng cho các cá nhân quản lý văn bản 
khi soạn thảo. Các dữ liệu quản lý có trong các thư mục rất dễ dàng quản lý và tra 
cứu, tìm kiếm nội dung khi cần thiết. Nếu có điều kiện các -Liên kết tên loại và trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn bản tương ứng 
trong thư mục chứa văn bản đã nhận.
 -Muốn tìm một văn bản, ta mở file “So van ban den 2011”, sử dụng chức năng 
tìm kiếm (Find) trong Microsoft Word: Vào bảng chọn Edit, nháy chuột vào Find 
(hoặc Ctrl+F), xuất hiện hộp thoại:
 -Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nháy chuột vào nút Find Next, từ tìm 
được sẽ bị bôi đen. (Chương trình Tin học lớp 6)
 -Ta chỉ việc nhấn giữ phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn bản cần 
tìm và có thể in ấn khi cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng.
 Trên đây là một số biện pháp cơ bản đã và đang thực hiện trong thời gian qua 
tại Trường Trung học cơ sở Châu Hưng, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác 
văn phòng nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng.
IV. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm:
 Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ văn thư lưu trữ, trên cơ sở vận dụng các 
biện pháp trên của đề tài đã góp phần đưa công tác văn thư, lưu trữ của trường đi 
vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. 
Nâng cao tinh thần đoàn kết, thống nhất hợp tác cộng đồng trách nhiệm trong tất cả 
các thành viên của tổ Văn phòng, phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức đoàn thể, tổ 
chuyên môn trong công tác soạn thảo văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên 
môn nghiệp vụ.
 Sau khi triển khai áp dụng cho tất cả các thành viên trong tổ Văn phòng, đến 
nay hầu hết các bộ phận chuyên trách: Kế toán, Tổng phụ trách Đội, Thư