Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư-lưu trữ tại trường mầm non xã Hữu Hòa

 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THANH TRÌ
 TRƯỜNG MẦM NON XÃ HỮU HÒA
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC 
 VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG MẦM NON
 Lĩnh vực: Khác
 Cấp học: Mầm non
 Tên Tác giả: Nguyễn Thị Liên
 Đơn vị công tác: Trường mầm non xã Hữu Hòa
 Chức vụ: Nhân viên văn thư
 Năm học: 2020 - 2021 1
 A. ĐẶT VẤN ĐỀ
 Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối 
với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, đối với các cơ quan, tổ chức. Công 
tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho 
việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm 
vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng 
và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. 
 Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có 
một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên 
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử 
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự 
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. 
 Văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin trong xã hội. Nó giữ một vai 
trò quan trọng trong hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đoàn thể. Nhưng để 
đảm bảo các văn bản đó được sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại 
phụ thuộc rất lớn vào công tác văn thư. 
 Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý 
hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau: 
 - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp 
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của 
nhà trường. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những 
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường.
 - Giúp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường nâng cao hiệu 
suất công việc, giải quyết xử ký nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của 
tổ chức, cá nhân. 
 - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ 
chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng 
chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra và giám sát.
 - Góp phần bảo vệ những bí mật thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ 
chức.
 Từ vai trò trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và 
lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. 
Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy 
nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Để công việc có hiệu quả, 
đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của cán bộ văn thư phải không 
ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh 
hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc. Thực hiện tốt Nghị định số 3
 B. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
 I. Những nội dung lý luận có liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên 
cứu tổng kết kinh nghiệm.
 Công tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính 
cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý 
mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, 
đơn vị. Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính 
xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm 
căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp 
thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều 
hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy 
công tác Văn thư - Lưu trữ là công tác không thể thiếu được trong tổ chức và 
hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
 Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ 
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của các cơ quan đơn 
vị mình. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn 
bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động 
của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các 
nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: 
Nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại. Công tác lưu trữ là quá trình hoạt 
động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu 
lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, 
chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu 
trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công 
tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo tính khoa học, tính cơ mật.
 Đối với người làm công tác văn thư lưu, trữ nếu biết xây dựng kế hoạch 
làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ 
thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ và đặc biệt là khâu soạn thảo 
văn bản.
 II. Thực trạng vấn đề:
 1. Đặc điểm tình hình chung:
 - Trường mầm non nơi tôi công tác nằm trên địa bàn ngoại thành Hà Nội 
đang trong quá trình đô thị hóa, chuẩn bị phấn đấu lên Phường. 
 - Tháng 12 trong năm học 2020-2021 nhà trường đã đón đoàn đánh giá 
ngoài của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội về kiểm định chất lượng cấp độ 2 và 
công nhận lại trường chuẩn quốc gia mức độ 1 đạt kết quả tốt. 5
 - Nhân viên văn thư trong các trường học đôi lúc vẫn phải kiêm nhiệm các 
việc khác của văn phòng nhà trường.
 - Phụ cấp công tác văn thư lưu trữ đối với trường học chưa được quan tâm 
để đời sống các cán bộ làm công tác này được đảm bảo.
 Chính từ những khó khăn tôi đã nêu ở trên mà thúc đẩy tôi tìm giải pháp 
nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại trường mầm non . 
 III. Các biện pháp đã tiến hành:
 1. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của 
công tác văn thư, lưu trữ
 1.1. Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức trong hoạt 
động của công tác văn thư, lưu trữ 
 Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư, 
lưu trữ bằng nhiều hình thức như: Phổ biến, trao đổi tọa đàm trong cuộc họp, hội 
nghị, gửi email chung của trường, phô tô gửi tài liệu, đặc biệt là phổ biến tới 
100% cán bộ, giáo viên, nhân viên về Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 
05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư...Qua đó giúp cán bộ, giáo viên, 
nhân viên hiểu rõ hơn về thể thức, cấu trúc của văn bản, tầm quan trọng của 
công tác văn thư, lưu trữ từ đó có ý thức thực hiện tốt các quy định về văn thư, 
lưu trữ. 
 Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua 
việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại Phòng Giáo dục, tại nhà 
trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng. Việc cử nhân viên văn thư, lưu trữ 
đi học phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi 
dưỡng đào tạo. Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình độ về chuyên môn nghiệp vụ 
cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt 
hơn. Nhà trường tạo điều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho nhân viên văn 
thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức tư duy mới, đặc biệt củng cố khả năng ứng 
dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại vào công tác của mình, có chính sách khuyến 
khích động viên tinh thần và vật chất nhằm kích thích tinh thần làm việc của cán 
bộ, nhân viên trong trường. 
 Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả năng 
nhận thức và thời gian thực hiện của từng đối tượng.
 Hình ảnh minh họa tại phụ lục 1.1
 Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ, nhân 
viên văn thư, lưu trữ. 7
 Giao việc soạn thảo văn bản cho nhân viên văn thư, các đối tượng liên 
quan, sau đó góp ý, chỉnh sửa văn bản và yêu cầu lưu các mẫu văn bản chuẩn 
trong Folder để làm tư liệu cho những lần soạn thảo sau.
 Hình ảnh minh họa tại phụ lục 1.2
 * Kết quả: Qua việc không ngừng nghiên cứu, học hỏi, tập huấn, bồi 
dưỡng để nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ trong hoạt động của công tác 
văn thư, lưu trữ bản thân tôi nhận thấy cán bộ, giáo viên, nhân viên trường tôi đã 
nâng cao được trình độ của mình. Các khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ luôn tiến 
hành một cách khoa học và có hệ thống. Các tài liệu của nhà trường được giữ lại 
đầy đủ và được phân loại rõ ràng. 
 2. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
 Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực 
của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ 
thông tin trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực 
cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp 
phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ 
sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc
 Hiện nay, hầu hết trong các trường học công tác lưu trữ được thực hiện một 
cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhưng 
phương pháp lưu trữ vẫn là truyền thống bằng giấy. Với số lượng rất lớn văn 
bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức và 
thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa chọn 
trong hồ sơ lưu). Mặt khác với đặc thù hiện nay, hầu như tất cả văn bản đến điều 
hành, chỉ đạo của cấp trên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo Huyện đều được 
gửi qua hộp thư điện tử có kèm theo file văn bản.Vì vậy muốn quản lý, lưu trữ 
văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh chóng tôi đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ 
thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Tôi đã sử dụng phương pháp đơn giản 
đó là :
 - Tạo thư mục để chứa các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử). 
Chia ra từng thư mục nhỏ cho các loại văn bản hợp lý.
 - Tạo một file bằng Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến.
 - Liên kết trích yêu nội dung với file văn bản tương ứng trong thư mục trích 
yếu nội dung.
 - Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống ( Data - 
fillter).
 - Sau đó muốn tìm văn bản, ta mở file “ sổ văn bản đến năm”, vào edit 
chọn find. 9
 Ví dụ 1: Khi soạn thảo tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuất 
một việc nào đó với cấp trên hoặc là với một cơ quan chức năng nào đó.
 - Phần mở đầu: Những căn cứ có tính pháp lý, nhận định tình hình và nêu lý 
do đưa ra nội dung trình duyệt.
 - Phần nội dung: 
 + Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các luận cứ kèm theo có thông tin 
trung thực, độ tin cậy cao.
 + Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.
 - Phần kết thúc: Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm 
triển khai, thực hiện đề xuất mới.
 Ví dụ 2: Khi soạn thảo một báo cáo: Báo cáo là văn bản phản ánh toàn bộ 
hoạt động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn 
đề, một công việc cụ thể nào đó.
 - Phần mở đầu: Nêu những căn cứ có tính pháp lý, nêu những điểm chính về 
nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn 
hoặc việc thực hiện công tác của đơn vị.
 - Phần nội dung:
 + Nêu những việc đã làm và chưa làm được
 + Những ưu điểm, khuyết điểm trong quá trình thực hiện
 + Xác định rõ nguyên nhân khách quan và chủ quan.
 + Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm
 - Phần kết thúc: 
 + Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới
 + Các giải pháp để khắc phục những nhược điểm.
 + Kiến nghị với cấp trên
 Hình ảnh minh họa tại phụ lục 3.2
 * Kết quả: Sau khi tìm hiểu rõ ràng chính xác các hình thức soạn thảo một 
văn bản tôi đã nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn 
thảo. Các văn bản được tôi soạn thảo luôn đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính 
xác, trình bày rõ ràng, đúng thể thức.
 4. Thực hiện tốt việc quản lý văn bản đi - văn bản đến
 4.1. Công tác quản lý văn bản đi: 
 Văn bản đi là các văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch được nhà 
trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và 
được gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
 Theo Điều 14 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của 
Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11