Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại trường mầm non

 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN
 A – ĐẶT VẤN ĐỀ
 Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực 
hầu hết các cơng việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền 
với văn bản cũng cĩ nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử 
dụng văn bản nĩi riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nĩi chung. Do đĩ, vai trị 
của cơng tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là 
rất quan trọng. Với tính chất đặc thù nghành giáo dục, việc tiếp nhận các loại 
văn bản, cơng văn, chỉ thị  là rất nhiều, nên cũng địi hỏi người làm cơng tác 
văn thư lưu trữ, văn phịng nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thơng tin một 
cách khoa học, nhanh chĩng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt 
được những cái mới để cĩ hướng giải quyết cơng việc một cách tốt nhất nhắm 
giúp đơn vị hồn thành tốt nhiệm vụ được giao.
 Về cơ bản, cơng tác văn thư lưu trữ là nhằm đảm bảo thơng tin văn bản, 
phục vụ quản lý, điều hành trong nhà trường. Nội dung cơng tác này bao gồm 
các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác 
hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào 
lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Cịn cơng tác lưu trữ là một 
trong những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa 
học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của nhà trường và 
xã hội. Nội dung cơng tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập,bảo quản và tổ 
chức tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Giữa cơng tác 
văn thư và lưu trữ khơng cĩ sự tách biệt mà cĩ mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy 
với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, 
ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
 Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ cơng tác văn thư lưu trữ trong nhà 
trường, tơi nhận thấy: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thơng tin, các tài 
liệu đã xử lý trước đĩ là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. các tài liệu 
được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thơng tin cĩ giá trị pháp lý, chính 
xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trường 
khơng thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng 
đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu khơng cĩ đầy đủ, kịp thời 
thơng tin từ tài liệu lưu trữ. Cơng việc nha trường được tiến hành nhanh hay 
chậm, thiết thực hay quan liêu là do cơng văn, giấy tờ cĩ làm tốt hay khơng, do 
việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu cĩ được cẩn thận hay khơng. Như vậy, thực hiện tốt 
cơng tác lưu trữ sẽ gĩp phần thúc đẩy thực hiện tốt cơng tác văn thư. Ngược lại, 
thực hiện tốt cơng tác văn thư cũng sẽ gĩp phần thực hiện tốt cơng tác lưu trữ. 
 1/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN
thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của cơng tác 
văn thư lưu trữ trong văn phịng các đơn vị trường học. Cán bộ cơng chức văn 
phịng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đĩ kiến thức chuyên mơn nghiệp 
vụ chưa đáp ứng được yêu cầu.
 Đề tài này được tơi nghiên cứu trong phạm vi trường Trường mầm non, 
thơng qua đề tài này gĩp phần giúp nhân viên văn phịng nĩi chung và nhân viên 
văn thư trong tất cả các trường học nĩi riêng.
 Để gĩp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc 
gia. Trong thời đại ngày nay dù cơng nghệ thơng tin phát triển mạnh nhưng 
khơng thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Nĩ địi hỏi người Văn thư phải biết 
sắp xếp, phân bố thời gian từng cơng việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ
 Để cơng việc cĩ hiệu quả, đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên bản thân 
của cán bộ văn thư phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trau dồi kinh 
nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hồn cảnh thực tế mỗi cơng việc. 
Biến cái khĩ thành cái dễ, để thành thĩi quen của mình, thì cơng việc lúc nào 
cũng trơi chảy và đạt hiệu quả cao.
 Chính từ những lý do nêu trên mà tơi muốn chọn đề tài “Một số biện 
pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư – lưu trữ tại trường mầm non”
 3/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN
II. CƠ SỞ THỰC TIỄN
 Trong những năm trước đây, cơng tác văn thư lưu trữ chưa được các 
trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm cơng tác này mà chỉ 
phân cơng kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm cơng tác văn thư chưa nhận 
thức được tầm quan trọng của cơng tác văn thư nên một số nơi vẫn cịn bề bộn, 
chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong một vài năm gần đây cơng tác 
văn thư lưu trữ trong các trường học được Ban lãnh đạo Phịng Giáo dục và đào 
tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện 
đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thơng tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-
VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ 
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 
110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư, 
Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư 
và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản , văn bản đến. Qua 
nhiều năm làm cơng tác văn thư lưu trữ ở Trường MN tơi nhận thấy cĩ những 
thuận lợi và khĩ khăn như sau:
 Năm học 2016-2017 nhà trường cĩ: 41 CBGVNV trong đĩ
+ CBQL: 03 người
+ Giáo viên: 24 người
+ Nhân viên: 17 người
 Trình độ: 100% CBGVNV đạt chuẩn.
1. Thuận lợi:
 Được sự chỉ đạo sát sao của cấp trên mọi cơng việc của tơi luơn bám theo 
các thơng tư, hướng dẫn của nghành một cách chính xác.
 Cơng tác văn thư lưu trữ cĩ đầy đủ hệ thống văn bản mang tính chất pháp 
lý
 Tháng 7/2013 nhà trường được bàn giao một ngơi trường mới với đầy đủ 
cơ sở vật chất hiện đại nên cơng việc được đáp ứng yêu cầu tốt hơn.
 Chính quyền và nhân dân ngày càng quan tâm đến giáo dục hơn nên tinh 
thần đồn kết và hợp tác với nhà trường ngày càng tốt lên.
 Trong những năm gần đây cơng tác văn thư lưu trữ tại các đơn vị trường 
học đã được các cấp quan tâm hơn và đặc biệt là đã cĩ cán bộ phụ trách chuyên 
biệt. Cơng tác văn thư lưu trữ đã được thực hiện đúng theo Thơng tư liên tịch số 
55/2005/TTLT – BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về 
 5/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN
internet. Hiện nay cơng tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo: Nghị định số 
09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi , bổ 
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 
2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư lưu trữ; Thơng tư 01/2011/TT – BNV 
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và ký 
thuật trình bày văn bản hành chính.
 Tìm hiểu, nắm bắt rõ thơng tin về mọi hoạt động của nhà trường nhất là 
lĩnh vực của bản thân phụ trách.
 Năng động, sáng tạo trong cơng việc. Luộn mạnh dạn, thẳng thắn trong 
cơng tác tham mưu với cấp trên.
 Với chuyên mơn luơn phải nắm rõ quy trình, bố cục của một văn bản mà 
mình muốn soạn thảo ví dụ như:
Ví dụ 1: Khi soạn thảo tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dung để đề xuất một 
việc nào đĩ với cấp trên hoặc là với một cơ quan chức năng nào đĩ.
 - Phần mở đầu: Những căn cứ cĩ tính pháp lý, nhận định tình hình và nêu 
 lý do đưa ra nội dung trình duyệt.
 - Phần nội dung::
 + Nêu tĩm tắt nội dung của đề nghị mới, các luận cứ kèm theo cĩ thong tin 
 trung thực, độ tin cậy cao.
 + nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị.
 - Phần kết thúc: Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm 
 triển khai, thực hiện đề xuất mới
 - Mẫu của một Tờ trình: ()
 7/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN
Ví dụ 2: Khi soạn thảo một báo cáo: Báo cáo là văn bản phản ánh tồn bộ hoạt 
động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, 
một cơng việc cụ thể nào đĩ.
 - Phần mở đầu: Nêu những căn cứ cĩ tính pháp lý, Nêu những điểm chính 
 về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương cơng tác do cấp trên 
 hướng dẫn hoặc việc thực hiện cơng tác của đơn vị.
 - Phàn nội dung: 
 + Nêu những việc đã làm và chưa làm được
 + Những ưu điểm, khuyết điểm trongq úa trình thực hiện
 + Xác định rõ nguyên nhân khách quan và chủ quan.
 + Đánh gái kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm
 - Phần kết thúc:
 + Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới
 + các giải pháp để khắc phục những nhược điểm.
 + Kiến nghị với cấp trên
 - Mẫu của một loại báo cáo: ()
 9/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN
2. Biện pháp quản lý cơng văn đi
 Cơng văn đi là các văn bản, báo cáo, thơng báo kế hoạch được nhà 
trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và 
được gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngồi cơ quan.
 Theo Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của 
Chính phủ về cơng tác văn thư và Thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 
năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào 
Lưu trữ cơ quan “Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành gọi là văn bản 
đi”. Trình tự ban hành văn bản đi bao gồm các bước như sau:
 Gồm cĩ 5 phần: 
 2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời 
gian của văn bản;
 2.2. Đăng ký văn bản đi;
 2.3. Nhân bản, đĩng dấu văn bản đi;
 2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
 2.5. Lưu Văn bản đi.
 + Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của 
văn bản;
 + Đăng ký văn bản đi;
 + Nhân bản, đĩng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
 + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn 
bản đi;
 + Lưu văn bản đi;
 2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, 
thời gian của văn bản.
 a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
 Tại Trường MN Phúc Lợi, tùy theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ 
phận mà văn bản được đánh máy và in tại bộ phận văn thư, nhưng đối với một 
số bộ phận khác khơng thuộc bộ phận văn thư. Cho nên văn bản rất dễ sai khi 
qua trình ký, khơng theo một quy trình soạn thảo nhất định như khơng cĩ bản 
thảo, bản sạch,...mà chỉ cĩ bản gốc nên văn bản rất dễ sai quy định.
 Việc đánh máy và in văn bản phải được bảo đảm những yêu cầu sau:
 - Đánh máy chính xác với bản thảo đã được duyệt;
 11/ 29 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN
 Mẫu sổ văn bản đi của Trường đúng quy đinh của thơng tư 
 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012.
 Tên loại 
 Đơn vị, 
 Số, Ngày và trích Nơi 
 người Ghi 
 ký hiệu tháng yếu nội Người ký nhận Số lượng
 nhận chú
 văn bản văn bản dung văn bản
 bản lưu
 văn bản
 1 2 3 4 5 6 7 8
 2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 
của Trường.
 Văn bản của Trường sau khi hồn thành các thủ tục văn thư được 
chuyển ngay trong ngày văn bản được ký (Chậm nhất là trong ngày làm việc kế 
tiếp). Việc gửi văn bản đi là do bộ phận Văn thư đi gửi phải tổ chức một cách 
khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu sĩt đảm bảo cho văn bản được gửi đi nhanh 
chĩng và chính xác. Cần lựa chọn phong bì cho phù hợp với số lượng văn bản.
 Văn bản của Trường thường được chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan 
cấp trên: UBND Quận Long Biên, Phịng TC – KH, Phịng Nội Vụ, Phịng Giáo 
dục và Đào tạo Long Biên Việc chuyển phát văn bản được thực hiện như sau: 
Văn bản sau khi được trình ký, ghi số, đĩng dấu và đăng ký vào sổ, được chuyển 
giao theo mục nơi nhận trên văn bản. Văn bản nội bộ được chuyển giao bằng sổ 
cĩ ký nhận văn bản. Văn bản chuyển đi thường gửi trực tiếp đến nơi tiếp nhận 
văn bản, nhưng cũng cĩ khi gửi qua đường bưu điện và qua mạng internet. Sau 
khi văn bản được gửi đi, nhân viên Văn thư thường gọi điện thoại cho bộ phận 
tiếp nhận, tổ chức để kiểm tra xem văn bản đã đến được tay người nhận chưa.
 Một số văn bản nội bộ được chuyển giao cho bộ phận hoặc cá nhân đều 
cĩ sổ chuyển giao văn bản.
 Mẫu sổ chuyển giao theo quy đinh của thơng tư 07/2012/TT-BNV 
 ngày 22 tháng 11 năm 2012 
 Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn 
 Ngày chuyển Ký nhận Ghi chú
 bản bản
 1 2 3 4 5
 2.5. Lưu văn bản đi của Trường:
 13/ 29