Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản tại trường Tiểu học

 1/15
 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
 I. Tên đề tài: “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản 
tại trường Tiểu học”.
 II. Lý do chọn đề tài
 Những năm qua, Đảng và nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, 
hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ. Nội dung nghiệp vụ đã được Cục văn thư 
và Lưu trữ nhà nước- Bộ Nội vụ từng bước triển khai hướng dẫn ngày càng hoàn 
thiện hơn;
 Thực hiện tốt công tác này không những góp phần vào công cuộc đổi mới 
quản lý nhà nước và cải cách hành chính, hoàn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm 
thông tin cho lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý, mà còn giúp cho việc 
lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quý giá được hình thành trong 
quá khứ;
 Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn 
bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, 
cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết;
 Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhà trường, là sợi 
dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian 
dài trong việc lưu trữ hồ sơ, đồng thời đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách 
kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý 
tốt hồ sơ học sinh và giáo viên;
 Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài 
liệu, sổ sách, để tránh thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể tìm 
kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp 
xếp một cách khoa học theo thứ tự thời gian và quan trọng là phải bảo quản và 
lưu trữ tốt;
 Có thể nói công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học 
là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận 
trọng, tỉ mỉ, ngăn nắp và phải khoa học, làm tốt “Công tác bảo quản tốt hồ sơ và 
lưu trữ văn bản” sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng suất, chất 
lượng và hiệu quả của nhà trường. Đó là lý do tôi chọn đề tài này.
 III. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu: 
 Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục và đào tạo, việc tiếp nhận các loại 
văn bản, công vănlà rất nhiều nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn 
phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học 
mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn vị hoàn 
thành nhiệm vụ.
 Công tác văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ 
cho nhà trường, là địa điểm giao tiếp và các hoạt động khác của nhà trường 
nhằm tìm ra các biện pháp bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản. Từ đó đúc rút 
kinh nghiệm và chia sẻ các giải pháp đã thực hiện phù hợp với nhà trường để 
tiếp tục thực hiện trong các năm học tiếp theo. 3/15
cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau đây: 
 - Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; 
 - Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; 
 - Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của 
 Chính phủ về công tác văn thư; 
 - Căn cứ thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 quy 
định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành giáo dục.
 2. Cơ sở thực tiễn:
 Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, 
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền 
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử 
dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò 
của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước 
cũng như hoạt động quản lý trong nhà trường là rất quan trọng. 
 Công tác Văn thư lưu trữ là một hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác 
quản lý nhà nước trong lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo. Nhằm cụ thể hóa các quy 
định của nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực 
tế của từng cơ sở giáo dục; giúp các cơ sở giáo dục thực hiện thống nhất các 
hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp 
luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử 
dụng lâu dài. Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; 
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính 
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, 
những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà 
trường. 
 II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP
 A. Giải pháp 1
 Là một nhân viên làm công tác văn thư dù chỉ là kiêm nhiệm trong 
nhà trường, làm việc theo sự phân công chỉ đạo của hiệu trưởng nhưng tôi cũng 
tự ý thức được công việc của mình. Tôi luôn tự học hỏi, tìm tòi tài liệu tham 
khảo để không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bản thân 
nhưng lúc ban đầu tôi vẫn gặp phải khó khăn trong công tác. Từ đó tôi đã nghiên 
cứu qua sách báo, tài liệu, qua các bạn đồng nghiệp và học tập rút kinh nghiệm 
những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng trong công việc. 
 Qua thời gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn tồn 
đọng để từ đó có hướng giải quyết cụ thể như sau: 
 1. Công văn đến 
 1.1. Trình tự theo dõi 
 a. Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện hoặc cán bộ trong đơn vị trực tiếp 
chuyển đến, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ làm thay 
(kể cả trường hợp được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ) 
phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) 5/15
 c. Dấu "Đến" phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng 
phía trên ở phần lề trái dưới số và ký hiệu của văn bản (đối với văn bản có tên 
loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn). 
 1.5. Đăng ký văn bản đến 
 a. Đăng ký văn bản đến là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần 
thiết của văn bản như: số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội 
dung; nơi gửi, nơi nhận; số lượng vào Sổ công văn đến hoặc cơ sở dữ liệu văn 
bản đến trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản được thuận lợi, khoa học. 
 b. Căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm và cơ cấu tổ chức của đơn vị 
để lập chung hoặc lập riêng Sổ công văn đến, hoặc lập chương trình phần mềm 
quản lý văn bản đến bằng máy vi tính cho phù hợp. 
 c. Đăng ký văn bản phải bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút 
chì, bút đỏ (nếu đăng ký bằng sổ); không viết tắt những cụm từ không 
thông dụng. 
 Mẫu đăng ký theo dõi văn bản đến: 
 Cơ quan Dạng văn bản Tải 
 Số/ngày ra văn Trích yếu Xử lý văn 
 Văn bản Email
 bản bản
 Vv bình xét 
 Số 01/CV- CĐVcó hoàn 
 LĐLĐ cảnh đặc biệt Lưu hồ 
 PGD x x
 Nhận khó khăn sơ
03/01/2021 nhận hỗ trợ 
 Tết 2021
 QĐ công 
 Số 01/CV-
 UBND nhận các xã 
 UBND Lưu hồ 
 huyện Ba đạt chuản x x x
 Nhận sơ
 Vì QG về 
13/01/2021
 PCGD
 1.6. Trình, chuyển giao văn bản đến 
 1.6.1. Trình văn bản đến: 
 a. Bộ phận văn thư sau khi nhận văn bản đến phải kịp thời làm thủ tục đăng 
ký, trình Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng khi được Hiệu trưởng uỷ quyền) 
phê duyệt. 
 b. Lãnh đạo cơ quan sau khi nhận được văn bản do văn thư chuyển đến cho 
ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản. Đối với văn bản liên 
quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân giải quyết thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá 
nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi 
đơn vị, cá nhân. 7/15
của trường do văn thư thống nhất quản lý (trừ một số loại văn bản chuyên ngành 
như hóa đơn, chứng từ kế toán ). 
 b. Việc đánh số và ghi ký hiệu văn bản hành chính của Trường Tiểu học 
Chu Minh được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước và quy định 
của Quy chế này. Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), và các hình thức văn bản có 
tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên 
loại văn bản và bản sao. 
 Ví dụ: 
 Quyết định số:01/QĐ-THCM
 Báo cáo số:02/BC- THCM
 Thông báo số:03/TB- THCM
 Kế hoạch số:04/KH- THCM
 Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt và chữ viết tắt tên cơ quan và 
chữ viết tắt tên phòng chuyên môn soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản đó. 
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký do đơn vị ban hành trong một 
năm; được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết 
thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; được đánh riêng cho từng loại hoặc đánh 
chung cho một số loại văn bản, tùy thuộc vào số lượng văn bản được ban hành 
nhiều hay ít. 
 c. Văn bản có độ Mật được đánh số vào sổ riêng, bảo quản theo chế độ quy 
định. 
 d. Ghi ngày, tháng, năm văn bản: Ngày, tháng, năm của văn bản cá biệt và 
văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành và lấy số vào 
Sổ hoặc chương trình phần mềm quản lý văn bản đi. Ngày, tháng, năm văn bản 
được ghi bằng chữ Ả rập, đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi 
thêm số 0 ở trước. 
 2.3. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có) 
 a. Đóng dấu cơ quan 
 Văn bản đi, sau khi đã được nhân bản theo số lượng đã định phải 
được đóng dấu cơ quan để xác nhận thủ tục pháp lý trước khi phát hành. 
Dấu đóng phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng; đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký 
về phía bên trái. Dùng mực dấu có màu đỏ tươi theo đúng quy định. Việc đóng 
dấu treo lên các văn bản, Đối với các phụ lục kèm theo bản chính dấu 
được đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. 
Nếu phụ lục có nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo trang đầu phải đóng dấu 
giáp lai cho bản phụ lục đó. Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu do Văn 
thư quyết định; dấu được đóng bên mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu 
của văn bản. Đối với tài liệu là sổ sách, dấu giáp lai được đóng giữa quyển, trùm 
lên hai mép trang của quyển sổ. Khi đóng dấu những văn bản không có bản lưu 
ở văn thư (như hợp đồng, bản kiểm tra, nghiệm thu, các loại giấy chứng nhận 
) cán bộ văn thư phải lập sổ theo dõi riêng. 
 b. Đóng dấu mức độ Khẩn, Mật (nếu có) 
 Dấu chỉ mức độ Khẩn: Đối với văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá 9/15
 2.6. Lưu văn bản đi 
 a. Lưu tại văn thư: 
 Tất cả văn bản đi phải được lưu tại văn thư - nơi lấy số văn bản. Văn bản 
 lưu tại văn thư là bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. 
 Văn bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký số hàng năm theo từng loại 
 văn bản. Cán bộ văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi và phục vụ 
 yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu theo quy định. 
 Các tập văn bản lưu, Sổ lấy số văn bản, Sổ văn bản đi, Sổ chuyển giao văn 
 bản đi, Sổ gửi văn bản được lưu giữ tại văn thư trong vòng 1 năm; sau đó giao 
 nộp cho lưu trữ hiện hành theo quy định. 
 b. Lưu tại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản: 
 Văn bản đi được lưu trong hồ sơ sự việc của đơn vị hoặc cá nhân trực tiếp 
 soạn thảo cùng với bản gốc (nếu có). Đến thời hạn quy định, đơn vị làm thủ tục 
 nộp vào lưu trữ hiện hành. 
 c. Lưu văn bản đi có độ Mật: 
 Văn bản đi có độ Mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà 
 nước; được sắp xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản trong tủ, hòm hoặc két sắt, 
 không được mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần khai thác, sử dụng, sao chụp 
 bản lưu tài liệu có độ Mật phải được sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng cơ 
 quan. Văn thư được giao nhiệm vụ lưu giữ tài liệu Mật phải mở sổ theo dõi việc 
 khai thác, sử dụng theo quy định. 
 Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi (theo mẫu 
 quy định). 
 Mẫu theo dõi công văn đi: 
 Theo dõi nộp báo cáo
 Người 
 Dạng văn 
 sản Người Ng 
 Số văn Ngày ra Người bản khi nộp
 Trích yếu xuất gửi nhận
 bản văn bản ký
 văn Văn (Ng ( Email 
 Email
 bản bản nộp) nhận)
13/KH- Kế hoạch y Đ/c 
 02/02/2021 Y tế HT x VT
 THCM tế trường học Hương
 QĐ t/c hội 
13/QĐ- Đ/c 
 10/02/2021 thi VCĐ cấp PHT HT x PGD
 THCM Trọng
 trường
 KH t/c 
13/KH-
 02/03/2021 HĐTNNK HT HT x x PGD TP
 THCM
 cho HS
13/TTr- Bổ nhiệm Đ/c 
 15/03/2021 HT HT x x PNV
 THCM CD HT, PHT Phương
 3. Quản lý và sử dụng con dấu 
 Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện