Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5

 MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ........................................................................5
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ .............................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài:...................................................................................................1
2. Mục tiêu chọn đề tài: .............................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:............................................................................2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu: ...........................................................................................2
5. Lịch sử nghiên cứu: ...............................................................................................2
PHẦN II. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU.......................................................................4
I. Cơ sở lý luận và thực tiễn......................................................................................4
1. Cơ sở lý luận .........................................................................................................4
2. Cơ sở thực tiễn:......................................................................................................5
II.TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC BIỆN PHÁP........................................................6
1. Giải pháp 1:............................................................................................................6
2. Giải pháp 2: ...........................................................................................................6
3. Giải pháp 3: ...........................................................................................................7
A. ĐỐI VỚI CÔNG VĂN ĐẾN................................................................................7
1. Trình tự theo dõi công văn đến ..............................................................................7
2. Phân loại văn bản đến:...........................................................................................8
3. Bóc bì văn bản đến: ...............................................................................................8
4. Đóng dấu đến:.......................................................................................................9
5. Đăng ký văn bản đến: ...........................................................................................9
6. Trình tự văn bản đến............................................................................................13
7. Sao văn bản đến...................................................................................................14
8. Chuyển giao văn bản đến.....................................................................................14
9. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến ..............................15
B. ĐỐI VỚI CÔNG VĂN ĐI:.................................................................................17
1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng văn bản. . 17
2. Đóng dấu văn bản đi (gồm dấu cơ quan và các loại dấu khác) ...........................20
3. Đăng ký văn bản đi:.............................................................................................20 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT Chữ đầy đủ
 Chữ viết tắt
 1 GD&ĐT Giáo dục và đào tạo
 2 THPT Trung học phổ thông
 3 NĐ-CP Nghị định - Chính Phủ
 4 THCS Trung học cơ cở
 5 BGD&ĐT Bộ Giáo dục và đào tạo
 6 TT-BNV Thông tư- Bộ Nội vụ
 7 QH Quốc hội
 8 TT-BCA Thông tư- Bộ Công an
 9 CV Công văn
 10 Hướng dẫn- Văn thư lưu trữ
 HD- VTLTNN Nhà nước
 11 KH- Kế hoạch- Trung học phổ thông Nghi 
 THPTNL5 Lộc 5
 12 TTr Tờ trình
 13 GVCN Giáo viên chủ nhiệm 2. Mục tiêu chọn đề tài:
 Đề tài được thực hiện với các mục tiê u chính sau:
 Một là:Nghiên cứu, phân tích đặc điểm và giá trị của hồ sơ hình thành trong 
hoạt động đang được bảo quản tại phòng văn thư tại trường THPT Nghi Lộc 5.
 Hai là:Qua khảo sát: Thực tế, phân tích thực trạng, những kết quả đạt được, 
những tồn tại và nguyên nhân của công tác bảo quản hồ sơ tại phòng văn thư trường 
THPT Nghi Lộc 5.
 Do đó việc xác định giá trị hồ sơ phải được tiến hành một cách thận trọng, đảm 
bảo những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định về quản lý tốt hồ sơ, đó 
là tầm quan trọng mà chúng tôi chọn đề tài “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ 
lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5”.
 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:
 * Đối tượng nghiên cứu:
 - Công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ ở trường THPT Nghi Lộc 5.
 - Cơ sở hạ tầng, kho tàng, các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản các loại 
hồ sơ lưu trữ.
 * Phạm vi nghiêm cứu:
 - Phạm vi đề tài được nghiêm cứu tại phòng văn thư của trường THPT Nghi 
Lộc 5.
 - Nghiên cứu phương pháp bảo quản của một số phòng ban để so sánh, đối 
chiếu, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với đặc thù của khối hồ sơ tại phòng văn 
thư trường THPT Nghi Lộc 5. Đồng thời tham khảo một số phương pháp bảo quản 
của một số trường thuộc Sở GD&ĐT Nghệ An.
 4. Nhiệm vụ nghiên cứu:
 Để thực hiện mục đích trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là:
 - Tìm hiểu số lượng, thành phần, nội dung hồ sơ hình thành trong hoạt động 
của trường được bảo quản tại phòng Văn thư .
 - Khảo sát và phân tích ưu điểm và hạn chế của công tác bảo quản hồ sơ lưu 
trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5.
 - Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản hồ sơ 
lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5.
 5. Lịch sử nghiên cứu:
 - Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh về bảo quản tài liệu hiện hành.
 - Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách chuyên 
khảo, giáo trình như “Công tác lưu trữ Việt Nam ” của Cục Lưu trữ Nhà nước do Vũ 
Dương Hoan làm chủ biên, của Nhà xuất bản Khoa học xã hội Hà Nội năm PHẦN II. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU.
 Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ, văn bản ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều 
loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu 
trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
 I. Cơ sở lý luận và thực tiễn.
 1. Cơ sở lý luận.
 Khái niệm: Công tác Văn thư- Lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn 
bản., phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan 
Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, đơn vị vũ trang 
nhân dân..
 Tình hình thực tế về công tác Văn thư- Lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5 
vào các năm trước như sau:
 Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, nhân viên văn thư phải truyền 
đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của nhà trường 
hàng ngày nhân viên văn thư phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không 
ít. Do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy 
mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lặp.
 Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông 
tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết trong thông tin để 
theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường.
 Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải căn 
cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội 
dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường.
 Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, 
giáo viên, phục vụ sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các 
văn bản cần được sao gửi, lưu trữ cẩn thận tại trường.
 Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là 
phải sắp xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác.
 Căn cứ vào cơ sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm vể văn thư và lưu trữ 
cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau đây:
 - Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề 
lối làm việc của cơ quan, đơn vị;
 - Căn cứ pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
 - Căn cứ pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
 - Căn cứ văn bản quy định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của 
Chính Phủ về công tác văn thư; Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng suất, 
chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, 
văn bản gửi lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ trong việc 
tiến hành các hoạt hoạt nghiệp vụ, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, 
tổ chức ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ 
máy Nhà nước nói chung và trường THP T Nghi Lộc 5 nói riêng.
 II.TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC BIỆN PHÁP.
 1. Giải pháp 1:
 a. /. Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác Văn thư - Lưu trữ rất 
quan trọng trong quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các văn bản, 
giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
 b. /. Hiệu trưởng quan tâm chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác 
Văn thư-Lưu trữ của nhà trường. Đồng thời lên kế hoạch thông báo hướng dẫn thực 
hiện các văn bản về công tác Văn thư- Lưu trữ đến giáo viên, bộ phận chuyên môn. 
Vì thế, các bộ phận chuyên môn làm tốt và luôn luôn hoàn thiện, đổi mới bảo quản 
hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, các văn bản cần được sao gửi, lưu gửi cẩn 
thận tại trường.
 c. /. Để so sánh với 02 giải pháp trên thì nhà trường đã làm tốt công tác bảo 
quản hồ sơ lưu trữ tại trường.
 2. Giải pháp 2:
 a. Để thực hiên tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ chúng tôi đã thực hiện theo 
các Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và 
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữu cơ quan.
 - Căn cứ văn bản quy định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của 
Chính Phủ về công tác văn thư;
 - Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc 
hội ban hành;
 - Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT, ngày 30 tháng 12 năm 2016 cuả Bộ 
GD&DDT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Ngành 
giáo dục;
 - Căn cứ Thông tư số 09/2016/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội 
vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động 
của các cơ quan tổ chức;
 - Căn cứ thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội 
vụ hướng dẫn thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản hành chính.
 - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về 
công tác Văn thư. nhận, dấu niêm phong (nếu có).. ..đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu 
với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
 b. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì không nguyên vẹn hoặc văn bản được 
chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với văn bản có dấu “hỏa tốc”, “khẩn”, 
“thượng khẩn” phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm, trong trường 
hợp cần thiết phải lập biên bản và yêu cầu người chuyển giao văn bản ký nhận.
 c. Đối với văn bản được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng cán bộ văn 
thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của văn bản, nơi gửi, nơi nhận. 
Nếu phát sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo, người có trách 
nhiệm giải quyết.
 Ví dụ: Sổ đăng ký CV đến.
 - Trình tự theo dõi công văn đến qua mạng.
 + Khi nhận được văn bản đến qua mạng kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc 
nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản chờ ý kiến phân phối, văn thư cơ quan chuyển 
văn bản giấy cho Cán bộ công chức viên chức chuyên môn được giao chủ trì giải 
quyết. Loại văn bản phải Scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan. Và 
lưu lại với từng thư mục riêng.
 + Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo 
văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).
 2. Phân loại văn bản đến:
 Sau khi tiếp nhận, bì văn bản đến phải được sơ bộ.
 + Phân loại văn bản đến thành hai loại: Loại thứ nhất là văn bản, loại thứ hai là 
thư riêng, sách báo tư liệu, loại này gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân hoặc đơn vị có liên 
quan.
 + Đối với văn bản lại phân loại tiếp thành hai loại: Loại gửi cho cơ quan, loại 
gửi cho đơn vị, tổ chức và đoàn thể. Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể thì 
chuyển trực tiếp không được bóc bì. Loại gửi chung cho cơ quan thì tiến hành bóc bì 
làm thủ tục đăng ký.
 + Đối với văn bản mật, việc tiếp nhận bóc bì được thực hiện theo đúng quy định 
tại Thông tư 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ công an hướng dẫn 
thực hiện Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2020 của Chính Phủ.
 3. Bóc bì văn bản đến:
 + Những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được 
bóc bì trước để giải quyết kịp thời.
 + Văn thư cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung cho cơ quan.
 + Khi bóc bì văn bản không được làm rách, làm mất chữ của văn bản, tài liệu, 
địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết.