Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh trong nhà trường THCS

 ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH XUÂN
 TRƯỜNG THCS NGUYỄN LÂN
 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ 
 LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC TUYỂN SINH 
 TRONG NHÀ TRƯỜNG 
 Lĩnh vực/Môn: Nhân viên
 Cấp học: THCS
 Tên tác giả: Phạm Thị Kim Thoa
 Đơn vị công tác: Trường THCS Nguyễn Lân
 Chức vụ: Nhân viên
 NĂM HỌC 2021 - 2022 1
 A. PHẦN MỞ ĐẦU
 I. Bối cảnh và lý do chọn đề tài
 1. Bối cảnh
 Trong sự nghiệp đổi mới quản lý và cải cách hành chính nước ta, công 
tác hành chính có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan nhà 
nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh 
tế và các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân. 
 Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những 
văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình họat động của cơ 
quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. 
Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong họat động quản lý 
của bộ máy nhà nước.
 Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành 
hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và 
sử dụng khi cần thiết thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi 
cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học, kỹ thuật, 
phim ảnh, ảnh, dây ghi âmSẽ rất nhiều phiền tóai xảy ra khi ta thiếu sự 
quản lý, lưu trữ các thông tin dưới dạng hồ sơ, văn bản. Tuy nhiên, ta cũng 
sẽ không thể lưu trữ tất cả và lưu trữ mãi mãi vì không có người, không đủ 
chỗ, và cũng không cần thiết phải làm như vậy. Vậy, phải xác định mục tiêu, 
đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ mang các 
tính chất phù hợp với yêu cầu hoạt động của cơ quan. Ở mỗi cơ quan, phải 
có bộ phận hoặc phòng lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ 
quan. Ở các cơ quan nhỏ ít hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thì việc này do một nhân 
viên làm công tác tiếp nhận “công văn đến” kiêm nhiệm. Nhiệm vụ của bộ 
phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan là: Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân 
viên trong cơ quan lập hồ sơ; thu nhận hồ sơ, tài liệu đúng theo qui định; Sắp 
xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo qui định chung; Thống kê hồ 
sơ nhận được và đề nghị qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ấy theo 
hướng dẫn của Cục Lưu trữ; Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan và 
của các đòan thể trong cơ quan; Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ 3
không ngừng tăng lên về khối lượng, về phạm vi và càng đòi hỏi phải có 
chất lượng, tiêu tốn ít thời gian của người cán bộ quản lý cho nên việc tạo 
điều kiện để người Hiệu trưởng có những hiểu biết về công tác này là cần 
thiết.
 2. Lý do chọn đề tài
 Những năm qua, Đảng và nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ 
đạo, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ. Nội dung nghiệp vụ đã được 
Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước – Bộ Nội vụ từng bước triển khai hướng 
dẫn ngày càng hoàn thiện hơn.
 Việc sưu tầm, tuyển chọn và hệ thống hóa các văn bản chỉ đạo hướng 
dẫn của Đảng và Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ là một công việc 
làm cần thiết nhằm đám ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ viên 
chức các cơ quan đơn vị, các tổ chức nói chung và cán bộ viên chức đang 
làm công tác văn phòng, công tác chuyên môn ngành Văn thư – Lưu trữ nói 
riêng.
 Qua quá trình công tác trong nhà trường, việc tổ chức quản lý và giải 
quyết các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những qui 
định chung của nhà nước, tôi nhận thấy công tác hành chính văn thư nói 
chung, công tác học vụ nói riêng trong đó công tác tuyển sinh vô cùng quan 
trọng. Hơn nữa, Công tác hành chính chủ yếu là thu thập, xử lý, bảo quản, 
truyền đạt thông tin giữa đơn vị với cơ quan khác và giáo viên, học sinh 
trong nhà trường.
 Công tác hành chính bao gồm các việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, 
văn bản, báo cáo và các tư liệu, thống kê... trên tất cả các mặt họat động. 
 Văn phòng nhà trường vừa là nơi giao dịch, vừa là nơi lưu trữ hồ sơ, 
văn bản của nhà trường, cũng là nơi thông báo các chủ trương, kế hoạch, 
lịch công tác hàng tháng, hàng tuần của nhà trường để giáo viên biết thực 
hiện.
 Văn phòng nhà trường có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng trong công tác 
văn thư, lưu trữ, trong công tác quản lý tài sản vật tư, thực hiện chế độ chính 
sách, tạo điều kiện cho giáo viên và học sinh làm tốt nhiệm vụ dạy và học. 
Về mặt hành chính, văn phòng đóng vai trò một trạm thông tin.
 Muốn thực hiện vai trò của một trạm thông tin, văn phòng phải thực 
hiện một số biện pháp nghiệp vụ: Tiếp nhận, ghi nhớ, truyền đạt, theo dõi và 5
 Để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra tôi đã sử dụng một 
số phương pháp sau: 
 - Phương pháp thu thập thông tin
 - Phương pháp nghiên cứu tài liệu 
 - Phương pháp khảo sát thực tế 7
bản, điều đó có nghĩa là gắn liền với việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, 
với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng kế hoạch, nhất 
thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề ở giai đoạn trước để đúc rút kinh 
nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành 
công, từ đó đưa ra kế hoạch, nhiệm vụ sát với thực tế. Như vậy hệ thống văn 
bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý.
 Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất 
cho hoạt động quản lý. Công việc của một cơ quan xí nghiệp được tiến hành 
nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt 
hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có khoa học hay không.
 Nhờ hồ sơ tài liệu lưu trữ các nhà quản trị có thể tiến hành kiểm tra tiến 
độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra 
đánh giá hoạt động của toàn tổ chức. Nó có vai trò quan trọng trong việc 
xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản 
lý của các cơ quan, là cơ sở để giải quyết các tranh chấp, các mâu thuẫn.
 Tài liệu lưu trữ làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc hoạch định và ra 
quyết định mọi cấp trong công ty
 Tài liệu lưu trữ làm chứng liệu cho các quyết định và hoạt động đã thực 
hiện.
 Tài liệu lưu trữ góp phần tối ưu hiệu suất hoạt động của văn phòng 
(bằng các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất,)
 Công tác lưu trữ giúp doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin trong nội 
bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác,
 Tài liệu lưu trữ làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, 
phát triển, sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh được sự nghiên 
cứu đường vòng hay nghiên cứu lại.
 II. Thực trạng của vấn đề nghiên cứu tại trường học
 1. Thuận lợi, khó khăn
 * Thuận lợi: Trường THCS Nguyễn Lân tuy mới được thành lập và đi 
vào hoạt động từ năm học 2019 – 2020 nhưng các hoạt động dạy học nói 
chung và công tác văn thư nói riêng luôn được Ban Giám hiệu nhà trường 
quan tâm và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư từ phương 
tiện phục vụ cho đến nhân sự làm công tác văn thư luôn được cải thiện.
 - Trang thiết bị: Văn phòng, khu làm việc của văn thư được bố trí rộng 9
 - Một số tài liệu cần lưu giữ của bộ phận học vụ trường THCS 
Nguyễn Lân.
 * Kế hoạch công tác năm.
 * Hồ sơ chuyển đi chuyển đến.
 * Hồ sơ tuyển sinh.
 * Hồ sơ tốt nghiệp THCS.
 * Học bạ.
 * Sổ đăng bộ.
 * Sổ quản lý cấp phát bằng,chứng chỉ.
 * Sổ gọi tên ghi điểm.
 * Sổ ghi đầu bài.
 Công tác hành chính văn thư cũng như công tác học vụ là phương tiện 
giúp Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật 
nhà nước, đúng quan điểm, đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà 
trường, công tác hành chính còn là điều kiện để góp phần vào việc giáo dục 
trực tiếp học sinh, giáo dục bằng môi trường, cảnh trí
 Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những 
văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà 
trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
 Công tác văn thư học vụ là một công việc không thể thiếu trong nhà 
trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong 
suốt một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ.
 Công tác văn thư học vụ đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp 
thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý 
tốt hồ sơ học sinh và giáo viên.
 Công tác văn thư học vụ trong nhà trường rất nhiều việc như: Giáo 
dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê gồm nhiều 
mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và cũng cố bổ sung hồ sơ theo từng 
thời gian nhất định.
 Công tác tuyển sinh Trung học cơ sở bằng phương thức xét tuyển phải 
đúng quy chế tuyển sinh Trung học cơ sở và tuyển sinh Trung học phổ thông 
(ban hành kèm theo Thông tư số: 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013 của 
Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo). 11
 Công tác tuyển sinh phải tích cực tuyên truyền, phối hợp cùng địa 
phương để huy động 100% học sinh hoàn thành chương trình tiểu học vào 
học lớp 6 theo chỉ tiêu của UBND quận và Phòng Giáo dục và Đào tạo giao, 
việc tổ tuyển sinh phải đảm bảo an toàn, nghiêm túc, đúng qui chế, công 
bằng, khách quan và hợp lý, theo đúng hướng dẫn của Bộ GDĐT, Sở GDĐT 
và Phòng GDĐT về tuyển sinh, tạo thuận lợi cho học sinh và cha mẹ học 
sinh, đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ của nhà trường và nhu cầu học tập của học 
sinh.
 Đánh giá công tác văn thư học vụ là việc xác định giá trị tài liệu để 
phân loại: Xác định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu và lựa chọn 
để lưu trữ, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất 
lượng lưu trữ hồ sơ.
 Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để, có hiệu quả các dụng cụ và 
phương tiện làm việc, tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách tạo điều kiện làm tốt 
khâu nghiệp vụ, bổ sung hồ sơ phải tiến hành thường xuyên, kịp thời, đặc 
biệt chú ý tính khả thi của các hồ sơ và trong điều kiện hiện tại của mỗi địa 
phương.
 Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất 
nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác quản lý tốt hồ sơ lưu trữ. 
 Bộ phận văn phòng không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ về công 
tác quản lý hồ sơ và lưu trữ qua hệ thống phần mềm quản lý là một giải pháp 
tổng thể và đồng nhất.
 Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy 
tờ, tài liệu, sổ sách, để trách thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc 
có thể tìm kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân 
loại và sắp xếp một cách khoa học theo thứ tự thời gian.
 Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công 
tác văn thư lưu trữ và bộ phận học vụ, xác định rõ trách nhiệm trong việc cải 
tiến công tác văn thư lưu trữ và bộ phận học vụ để quản lý tốt hồ sơ.
 Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng 
sự việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng 
với chủ trương, đường lối của Đảng và nhà nước, của ngành, đồng thời có cơ 
sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể. 13
 - Giải pháp nhằm tăng cường CSVC cho các trường học: Là trường mới 
thành lập được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho việc học tập và 
giảng dạy, nhà trường đảm bảo sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.
 - Giải pháp nhằm đảm bảo chỉ tiêu tuyển sinh: Làm tốt công tác tuyên 
truyền tuyển sinh hơn nữa.
 2. Giải pháp bảo quản lưu trữ hồ sơ
 Khi nhận hồ sơ học sinh cần kiểm tra cẩn thận, lấy Giấy khai sinh làm 
gốc đối chiếu ngày tháng năm sinh, nơi sinh, dân tộc với học bạ, hộ khẩu, 
giấy chứng nhận hoàn thành bậc tiểu học nếu có sai sót báo phụ huynh chỉnh 
sửa lại cho đúng. 
 Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, thực hiện nghiêm túc đúng nguyên 
tắc khi cho mượn hồ sơ lưu, trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ phải sử dụng 
phương pháp khoa học kỹ thuật để giữ hồ sơ tài liệu được lâu dài, tương 
xứng với giá trị lâu dài của tài liệu nhằm dùng vào việc quản lý hồ sơ sổ 
sách trong nhà trường.
 Thường xuyên kiểm tra hồ sơ học sinh để phát hiện những thiếu sót báo 
giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, nhắn nhở học sinh, phụ huynh bổ 
sung và điều chỉnh lại cho đúng. Thường xuyên tự nghiên cứu tài liệu sách 
vỡ và học hỏi kinh nghiệm của đồng nghiệp về phần mềm quản lý nhà 
trường ngày càng tốt hơn.
 - Báo cáo thống kê chính xác, kịp thời đùng thời gian qui định
 - Lưu học bạ học sinh nghỉ học theo từng độ tuổi.
 - Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ theo thời gian.
 - Sắp xếp công việc theo vấn đề kết hợp với thời gian và khoa học theo 
mức độ quan trọng của hồ sơ.
 - Đóng quyển, biên mục bìa ngoài hồ sơ.
 IV. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm 
 Trong nguồn máy hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, hiện nay 
việc cải cách và hiện đại hóa công tác văn thư học vụ có vai trò hết sức quan 
trọng trong việc thực hiện nhiệm vụ. Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị 
hiện đại trong công tác quản lý hồ sơ và tình hình thực tế về cơ sở trường 
lớp. 
 Cũng như việc giáo dục, hoạt động khác trong nhà trường việc lập kế 
hoạch phải đi kèm với tổ chức thực hiện sát sao cùng với khâu kiểm tra toàn