Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh trong nhà trường

 I/ PHẦN GIỚI THIỆU:
Tên sáng kiến kinh nghiệm (hoặc vận dụng SKKN): 
 MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TỐT 
 HỒ SƠ LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC TUYỂN SINH 
 TRONG NHÀ TRƯỜNG
- Người thực hiện: Nguyễn Thị Tuyết Nhung
- Đơn vị hoặc tập thể, cá nhân có liên quan đến việc thực 
hiện, ứng dụng SKKN: Trường THCS Long Hòa.
- Thời gian thực hiện: Tháng 09/ 2014. 
- Không gian áp dụng: Trường THCS Long Hòa.
- Thời gian áp dụng: Năm học 2014 – 2015.
 1 II/ PHẦN NỘI DUNG:
 1/ Đặt vấn đề:
 - Xuất phát điểm:
 Trong sự nghiệp đổi mới quản lý và cải cách hành chính nước ta, công tác 
hành chính có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức 
chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị lực 
lượng vũ trang nhân dân. 
 Thực hiện tốt công tác này không những góp phần vào công cuộc đổi mới 
quản lý nhà nước và cải cách hành chính, hoàn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm 
thông tin cho lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý, mà còn giúp cho việc lưu 
trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quý giá được hình thành trong quá khứ.
 Ngày nay người ta rất coi trọng công tác hành chính văn thư, công tác hành 
chính văn thư tốt sẽ giúp nhà quản lý, quản lý tốt hồ sơ thông tin của đơn vị đầy 
đủ, thông tin tốt sẽ giúp nhà quản lý quyết định được chính xác.
 Khi qui mô nhà trường càng lớn, yêu cầu nhiệm vụ càng cao, trang bị càng 
ngày càng nhiều và hiện đại, quan hệ xã hội ngày càng rộng và chặt chẽ, công tác 
hành chính văn thư nói chung, công tác học vụ nói riêng cũng không ngừng tăng 
lên về khối lượng, về phạm vi và càng đòi hỏi phải có chất lượng, tiêu tốn ít thời 
gian của người cán bộ quản lý cho nên việc tạo điều kiện để người Hiệu trưởng có 
những hiểu biết về công tác này là cần thiết.
 - Lý do chọn đề tài:
 Những năm qua, Đảng và nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, 
hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ. Nội dung nghiệp vụ đã được Cục văn thư 
và Lưu trữ nhà nước – Bộ nội vụ từng bước triển khai hướng dẫn ngày càng hoàn 
thiện hơn.
 Việc sưu tầm, tuyển chọn và hệ thống hóa các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của 
Đảng và Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ là một công việc làm cần thiết 
nhằm đám ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ viên chức các cơ quan đơn 
vị, các tổ chức nói chung và cán bộ viên chức đang làm công tác văn phòng, công 
tác chuyên môn ngành Văn thư – Lưu trữ nói riêng.
 3 Do đó việc xác định giá trị hồ sơ phải được tiến hành một cách thận trọng, 
đảm bảo những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để quản lý tốt hồ 
sơ, đó là tầm quan trọng mà tôi chọn đề tài: “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ 
sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh trong nhà trường ”. 
 - Phạm vi của SKKN và đối tượng áp dụng:
 Toàn thể giáo viên và học sinh trường THCS Long Hòa. 
 2/ Nội dung chính:
 a/ Diễn biến tình huống (thực trạng của vấn đề nghiên cứu ):
 - Tính thực tế:
 Tình hình thực tế về công tác tuyển sinh của trường THCS Long Hòa vào các 
năm học trước như sau:
 Do dân trí còn thấp, đời sống khó khăn nên nhiều bậc phụ huynh thiếu hiểu 
biết, chưa quan tâm đến việc học của con em mình, cho nghỉ học sớm làm kiếm 
tiền phụ việc gia đình, khi sanh ra các em thường không làm khai sinh, không nhập 
hộ khẩu nên việc tuyển sinh và việc quản lý hồ sơ gặp rất nhiều khó khăn trong lúc 
nhận hồ sơ xét tuyển.
 Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phòng phải 
truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của nhà 
trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng thông 
tin không ít, do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, 
có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lấp.
 Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị 
thông tin cao, giúp Ban giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết để theo dõi 
kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường.
 Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải 
căn cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như 
nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường.
 Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, 
giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, 
các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại trường.
 5 Công tác văn thư học vụ trong nhà trường rất nhiều việc như: Giáo dịch, lưu 
trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê gồm nhiều mặt phải tiến hành 
thường xuyên liên tục và cũng cố bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định.
 Công tác tuyển sinh Trung học cơ sở bằng phương thức xét tuyển phải đúng 
quy chế tuyển sinh Trung học cơ sở và tuyển sinh Trung học phổ thông ( ban hành 
kèm theo Thông tư số: 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013 của Bộ trưởng Bộ 
Giáo dục và Đào tạo).
 Thực hiện theo Quy chế tuyển sinh Trung học cơ sở cụ thể như sau: Độ tuổi 
dự tuyển, chính sách ưu tiên, khuyết khích, phương thức tuyển sinh, trách nhiệm 
của cơ quan quản lý và cơ sở giáo dục trong tuyển sinh trung học cơ sở ( THCS ). 
Áp dụng đối với người học là người Việt Nam và người nước ngoài đang sinh sống 
tại Việt Nam dự tuyển vào THCS.
 Góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện ở các cơ sở giáo dục, Phải 
bảo đảm chính xác, công bằng, khách quan.
 Độ tuổi dự tuyển của người học tính từ năm sinh đến năm dự tuyển căn cứ 
theo giấy khai sinh hợp lệ theo quy định vào THCS từ 11 đến 14 tuổi.
 Tuyển sinh bằng phương thức xét tuyển đối tượng dự tuyển trong độ tuổi quy 
định và có đủ hồ sơ hợp lệ là người đã hoàn thành chương trình tiểu học, hồ sơ dự 
tuyển gồm có:
 - Đơn xin dự tuyển vào lớp 6 THCS và 1 tấm hình 3x4.
 - Bản chính học bạ tiểu học có xác nhận hoàn thành chương trình bậc tiểu 
 học và giấy chứng nhận hoàn thành chương trình bậc tiểu học.
 - Bản sao giấy khai sinh hợp lệ và hộ khẩu photo chứng thực.
 Lên kế hoạch tuyển sinh, báo về Phòng Giáo dục và Đào tạo, ra thông báo 
tuyển sinh khi kế hoạch được phê duyệt.
 Trình Trưởng phòng giáo dục và Đào tạo ra quyết định Thành lập hội đồng 
tuyển sinh, chuẩn bị hồ sơ và công bố kết quả tuyển sinh sau khi được phê duyệt.
 Hồ sơ lưu tuyển sinh hoàn thành chương trình tiểu học: Quyết định thành lập 
Hội đồng tuyển sinh 6, kế họach tuyển sinh, biên bản xét tuyển, biên bản kiểm tra 
công tác tuyển sinh, báo cáo công tác tuyển sinh, danh học sinh được trúng tuyển. 
 7 pháp tổng thể và đồng nhất trong việc tin học hóa công tác quản lý qua hệ thống 
trang web thống kê EMIS. HCM của Sở giáo dục và Đào tạo, phần mềm quản lý 
nhà trường SMAS của Tập đoàn diễn thông Quân đội chi nhánh Viettel Tp.Hồ Chí 
Minh , V.EMIS: Quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn 
luyện của học sinh, quá trình công tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà trường.
 Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài 
liệu, sổ sách, để trách thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể tìm 
kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp 
một cách khoa học theo thứ tự thời gian.
 Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công tác văn 
thư lưu trữ và bộ phận học vụ, xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác 
văn thư lưu trữ và bộ phận học vụ để quản lý tốt hồ sơ.
 Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng sự 
việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng với chủ 
trương, đường lối của Đảng và nhà nước, của ngành, đồng thời có cơ sở đúng đắn 
để giải quyết từng công việc cụ thể.
 Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho việc thừa kế những kinh nghiệm hay, những cách 
làm sáng tạo, tránh được những thiếu sót trước đây, từ đó nâng cao chất lượng và 
hiệu quả công tác, tiết kiệm thời gian và như thế cũng có ý nghĩa thiết thực trong 
việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh ra trong công tác văn thư học vụ.
 Lập hồ tốt sẽ giữ lại được những chứng cứ đầy đủ giúp cho việc kiểm tra theo 
dõi về mọi hoạt động nào đó của nhà trường sau này, quản lý lưu trữ đầy đủ các tài 
liệu có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu, tổng kết kinh nghiệm định ra chương 
trình công tác mới và khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên nhanh chóng.
 c/ Kết quả:
 - Kết quả cụ thể đã đạt được sau khi áp dụng SKKN:
 + Kết quả kiểm tra hồ sơ học vụ năm học 2014 – 2015 được Sở Giáo dục 
kiểm tra hồ sơ đánh giá chung như sau :
 - Hồ sơ học sinh tốt nghiệp THCS (thực hiện tốt).
 - Hồ sơ thi lại lên lớp (thực hiện tốt).
 9 Vì vậy việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách trong nhà trường, công tác văn 
thư học vụ phải giải quyết các loại hồ sơ theo văn bản bằng phương pháp khoa học 
trên cơ sở qui định chung của nhà nước.
 Do đó việc kế hoạch hóa công tác văn thư học vụ là cần thiết, có kế hoạch hóa 
mới không bỏ sót công việc và mới tránh được tình trạng có lúc quá bận, lại có lúc 
quá rõi, các lọai thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được 
các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
 3/ Mặt tích cực và hạn chế của SKKN:
 - Mặt tích cực:
 Qua thực tế trong công tác văn thư học vụ phải thực hiện sát sao cùng với 
khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung những hồ sơ còn thiếu cho 
hoàn tất, cán bộ kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư học vụ về cách thức ghi 
chép vào sổ và các biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho đúng qui định.
 Được sự quan tâm hổ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi của Ban giám hiệu, 
giáo viên chủ nhiệm và giáo viên bộ môn hướng dẫn về cách quản lý hồ sơ theo 
công tác chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắn nhở học sinh bổ sung 
hồ sơ còn thiếu khi bộ phận văn phòng có yêu cầu.
 Đuợc tham gia tập huấn về công tác quản lý nhà trường qua phần mền SMAS 
nên việc quản lý tốt hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn luyện 
của học sinh, quá trình công tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà trường.
 Làm tốt công tác tuyển sinh vì hiện nay xã hội ngày càng phát triển trình độ 
dân trí được nâng cao nên việc học của con em được nhiều phụ huynh quan tâm 
nên công tác tuyển sinh, học sinh hoàn thành chương trình bậc tiểu học vào lớp 6 
rất thuận lợi (không còn khai sanh tạm, không hộ khẩu).
 Thực hiện theo kế họach huy động trẻ ra lớp và tuyển sinh vào các lớp đầu 
cấp năm học 2014 – 2015 (ban hành kèm theo Quyết định số: 344 /QĐ-UBND 
ngày 14/04/2014 của Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ)
 Huy động 100% học sinh trong độ tuổi quy định đã hoàn thành chương trình 
tiểu học trên địa bàn được vào học lớp 6, tuyển sinh theo quy định. Tổ chức công 
tác xét tuyển và tuyển sinh đảm bảo nghiêm túc, an toàn, chính xác.
 11 Học sinh chưa có khai sanh, hộ khẩu tôi cùng phụ huynh đến Ban tư pháp xã 
để hướng dẫn làm khai sanh, sau khi nhận được khai sanh theo đúng lịch hẹn đến 
công an xã để nhập hộ khẩu cho các em còn giấy tạm trú tôi làm sẵn mẫu phụ 
huynh chỉ ghi lại nơi tạm trú và đến công an xã xác nhận như vậy các em đã có đủ 
hồ sơ để nhập học.
 Học sinh chưa đăng ký nhập học tôi có những biện pháp như sau: Phối hợp 
cùng chính quyền địa phương, Ban ấp và cán bộ phụ trách phổ cập ra thông báo 
đến học sinh chưa đăng ký đến đăng ký nhập học, phát thanh thông báo về công 
tác tuyển sinh hằng ngày. Vì vậy công tác tuyển sinh đảm bảo 100% học sinh ra 
đăng ký nhập học theo đúng qui định.
 Trong thời gian làm công tác học vụ được sự quan tâm hỗ trợ của Ban giám 
hiệu và các bộ phận trong nhà trường đồng thời được sự kiểm tra của Sở giáo dục, 
Phòng giáo dục, kiểm tra chéo của các trường tôi rút ra được những kinh nghiệm 
như sau: Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học, thực hiện nghiêm túc đúng nguyên tắc 
khi cho mượn hồ sơ lưu, trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ phải sử dụng phương 
pháp khoa học kỹ thuật để giữ hồ sơ tài liệu được lâu dài, tương xứng với giá trị 
lâu dài của tài liệu nhằm dùng vào việc quản lý hồ sơ sổ sách trong nhà trường.
 Thường xuyên kiểm tra hồ sơ học sinh để phát hiện những thiếu sót báo giáo 
viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, nhắn nhở học sinh, phụ huynh bổ sung và điều 
chỉnh lại cho đúng. Thường xuyên tự nghiên cứu tài liệu sách vỡ và học hỏi kinh 
nghiệm của đồng nghiệp về phần mềm quản lý nhà trường ngày càng tốt hơn.
 - Báo cáo thống kê chính xác, kịp thời đùng thời gian qui định
 - Lưu học bạ học sinh nghỉ học theo từng độ tuổi.
 - Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ theo thời gian.
 - Sắp xếp công việc theo vấn đề kết hợp với thời gian và khoa học theo mức 
độ quan trọng của hồ sơ.
 - Đóng quyển, biên mục bìa ngoài hồ sơ.
 - Dễ vận dụng và có thể vận dụng trong phạm vi rộng:
 Dễ vận dụng trong các trường THCS và có thể áp dụng trong phạm vi rộng 
của các trường trong Huyện.
 13