Sáng kiến kinh nghiệm Kỹ năng ứng dụng CNTT trong hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã hội ở trường THCS

 PHẦN MỞ ĐẦU
 1. Lý do chọn đề tài
 Thế kỉ XXI, cả Thế giới chuyển mình trong sự phát triển như vũ bão của 
công nghệ thông tin (CNTT). Điều đó đã góp phần làm thay đổi diện mạo của 
nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực kế toán. Sự thay đổi ấy thể 
hiện rõ nhất ở phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán có 
những bước nhảy vọt so với quy trình xử lý kế toán thủ công trước đây. Có thể 
coi kế toán trường học là bộ phận tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện 
chức năng tổ chức, quản lý trong công tác Tài chính – Kế toán theo chế độ Nhà 
nước ban hành. 
 Xuất phát từ thực tế nêu trên và mong muốn có những việc làm cụ thể nhằm 
tạo thuận lợi cho nghiệp vụ kế toán trường học, tôi chọn đề tài “Kỹ năng ứng 
dụng CNTT trong hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã hội ở 
trường THCS” nhằm đúc kết kinh nghiệm cho bản thân cũng như cho đồng 
nghiệp cùng tham khảo.
 2. Mục đích nghiên cứu sáng kiến 
 Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực trạng hạch toán tiền lương, tiền công 
và bảo hiểm xã hội ở trường THCS, đề xuất các biện pháp ứng dụng CNTT 
trong hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã hội nhằm nâng cao chất 
lượng nghiệp vụ kế toán trong các trường.
 3. Nhiệm vụ nghiên cứu
 Nghiên cứu cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã 
hội, Khảo sát, phân tích, đánh giá thực tiễn hạch toán tiền lương, tiền công và 
bảo hiểm xã hội, Đề xuất các biện pháp hạch toán tiền lương, tiền công và bảo 
hiểm xã hội.
 4. Phạm vi nghiên cứu
 Thực hiện sáng kiến này chúng tôi chỉ tiến hành nghiên cứu đối tượng là 
nghiệp vụ kế toán tại trường THCS trên địa bàn quận Long Biên thành phố Hà 
Nội.
 5. Phương pháp nghiên cứu
 Phương pháp nghiên cứu lý luận, thực tiễn, tổng kết kinh nghiệm: tổng kết 
kinh nghiệm của hoạt động hạch toán tiền lương, tiền công và bảo hiểm xã hội.
 1 | 1 0 hội. Nó thể hiện sự đánh giá đúng mực năng lực và công lao của họ đối với sự 
phát triển của xã hội.
 1.2.2.2. Các khoản trích theo lương
 Theo chế độ hiện hành thì các khoản trích theo lương gồm: Bảo hiểm xã 
hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn 
lao động – bệnh nghề nghiệp. 
 1.2.2.2.1. Bảo hiểm xã hội ( BHXH)
 Bảo hiểm xã hội là sự đảm bảo thay thể hoặc bù đắp một phần thu nhập của 
người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn 
lao động, bệnh nghề nghiệp,thất nghiệp, hết tuổi lao động hoặc đã chết, trên cơ 
sở đóng vào quĩ bảo hiểm xã hội.
 + Người sử dụng lao động được góp 17% trên quĩ tiền lương, tiền công 
đóng bảo hiểm xã hội, 0.5% đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp 
của người lao động trong đơn vị.
 + Người lao động đóng góp bằng 8% mức tiền lương, tiền công đóng bảo 
hiểm xã hội
 + Nhà nước hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội 
đối vớ người lao động.
 1.2.2.2.2. Bảo hiểm y tế (BHYT)
 Trong cuộc sống ai cũng muốn mình được mạnh khỏe, ấm no, hạnh phúc. 
Nhưng cuộc sống luôn có những rủi ro bất ngờ như: ốm đau,bệnh tật... không 
thể
tránh khỏi. 
 Quĩ bảo hiểm y tế được hình thành chủ yếu do các đơn vi dụng lao động 
trích một tỷ lệ % nhất định trên tiền lương cơ bản và các khoảnphụ cấp để nộp 
cho cơ quan bảo hiểm xã hội. Theo qui định hiện nay thì mức trích là 4,5% trên 
quĩ lương cơ bản và các khoản phụ cấp thường xuyên. Trong đó 3% Nhà nước 
cấp; 1,5% khấu trừ vào lương của cán bộ công nhân viên chức.
 1.2.2.2.3. Kinh phí công đoàn
 Kinh phí công đoàn dùng để duy trì hoạt động của bộ máy công đoàn các 
cấp, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên chức khi gặp khó khăn. Để có nguồn 
kinh
phí chi cho hoạt động công đoàn, hằng tháng các đơn vị trường học trích theo tỷ 
lệ
qui định hiện nay thì trích 2% trên quĩ lương cơ bản và các khoản phụ cấp chức 
vụ
 3 | 1 0 + Tính toán phân bổ hợp lý chính xác tiền lương và các khoản trích bảo 
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho các đối tượng sử dụng liên 
quan.
 2. Các hình thức tiền lương, quĩ tiền lương và quĩ bảo hiểm xã hội, bảo 
hiểm y tế, kinh phí công đoàn
 2.1. Hình thức trả lương thời gian
 Hình thức tiền lương thời gian là hình thức tiền lương được trả cho cán bộ 
công chức viên chức căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của họ.
 + Tiền lương tháng: Mức lương phải trả = Lương tối thiểu * (hệ số lương + 
hệ số phụ cấp (nếu có)
 + Tiền lương thời gian giản đơn: Tiền lương thời gian với đơn giá tiền 
lương cố định gọi là tiền lương thời gian giản đơn.
 + Tiền lương thời gian có thưởng: Tiền lương thời gian giản đơn có thể kết 
hợp chế độ tiền thưởng để khuyến khích cán bộ công chức viên chức làm việc 
tạo nên tiền lương thời gian có thưởng.
 3. Thực trạng của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 
trong các đơn vị trường học.
 Trước khi được ứng dụng công nghệ thông tin vào hạch toán tiền lương tiền 
công, kế toán sẽ phải làm thủ công để tính toán lương cho người lao động, cho 
cách tính lương vào,ở đây sự nhầm lẫn rất dễ xảy ra. Sau đó kế toán sẽ làm các 
bước hạch toán để rút được tiền ở kho bạc để chi trả lương, mọi việc đều diễn ra 
rất thủ công. Các bước rất mất thời gian và đòi hỏi kế toán phải chính xác ở 
từng bước. 
 3.1. Tổ chức sổ kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại các đơn vị 
trường học
 Các đơn vị trường học là một đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện kinh 
phí tự chủ. Hệ thống sổ sách áp dụng hình thức sổ kế toán “chứng từ ghi sổ” với 
một hệ thống sổ sách tương đối hoàn chỉnh, phù hợp với công tác kế toán của 
nhà trường.
 Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp thực hiện gồm có: Hệ thống tài khoản 
kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ kế toán 
đều
thực hiện theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006.
 3.1.1. Các chứng từ kế toán sử dụng
 Bảng chấm công: Mẫu số : 01a-HD, bảng chấm công làm thêm giờ: Mẫu số 
C01b-HD, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán 
 5 | 1 0 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội, danh sách người lao 
động hưởng trự cấp Bảo hiểm xã hội, bảng tiền lương và bảo hiểm xã hội và 
một số chứng từ khác, bảng chấm công.
 3.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
 TK 3323: Kinh phí công đoàn, TK 3321: Bảo hiểm xã hội, TK 3322: Bảo 
hiểm y tế, TK 3324: Bảo hiểm thất nghiệp, ngoài ra kế toán còn sử dụng một số 
TK khác
 3.2.3. Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương
 + Hàng tháng trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo 
hiểm thất nghiệp vào chi hoạt động, kế toán ghi:
 Nợ TK 661211/ Có TK 332 (3321, 3322, 3323, 3324)
 + Khấu trừ vào lương của công chức viên chức khoản bảo hiểm xã hội, bảo 
hiểm y tế, kế toán ghi:
 Nợ TK 334: 10.5% trích theo lương
 Có TK 3321: BHXH bằng 8% lương cơ bản của công chức viên chức
 Có TK 3322: BHYT bằng 1,5% lương cơ bản của công chức viên chức
 Có TK 3324: BHTN bằng 1% lương cơ bản của công chức viên chức
 + Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đòan, bảo hiểm thất 
nghiệp cho cơ quan quản lý, kế toán ghi:
 Nợ TK: 332 các khoản phải nộp/ Có TK 46121
 + Tính bảo hiểm xã hội phải trả công chức viên chức khi ốm đau thai 
sản...kế toán ghi: Khi thanh toán bảo hiểm xã hội cho công chức viên chức, kế 
toán ghi:
 Nợ TK 332 các khoản nộp theo lương
 Có TK 334: Phải trả công chức viên chức.
 4. Biện pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản 
trích theo lương tại trường THCS
 4.1. Giải pháp 1: Đầu tư các trang thiết bị, phần mềm phục vụ công tác 
kế toán trường học:
 Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là tính chính xác, kịp thời. 
Ngày nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, công việc 
kế toán ngày càng được vi tính hoá, thuận lợi, vừa nhanh, vừa chính xác, kịp 
thời phục vụ đầy đủ cho các đối tượng cần sử dụng thông tin, đặc biệt là các nhà 
quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng tin học vào thực tế công tác kế toán có thể 
giảm được 40-50% khối lượng công việc. của nhà trường, việc áp dụng kế toán 
 7 | 1 0 Hiệu trưởng quy định từ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính, 
chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống, ban hành quy chế 
quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên, quy định 
danh mục thông tin được phép lưu chuyển.
 4.4. Giải pháp 4: Kiểm tra kiểm soát công tác tài chính, hoàn thiện 
chứng từ kế toán:
 Tăng cường kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước qua hệ thống Kho bạc nhà 
nước: Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN là mối quan tâm hàng đầu của 
Đảng, Nhà nước và của các cấp, ngành với mục tiêu là các khoản chi của NSNN 
phải đảm bảo đúng mục đích, có dự toán được duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn, 
định mức và hiệu quả.
 Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán và kiểm toán nội bộ: Nó đảm bảo thông 
tin kế toán được cung cấp kịp thời, chính xác, đúng với chính sách, chế độ quản 
lý kinh tế - tài chính nói chung và chế độ thể lệ kế toán quy định nói riêng phù 
hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô, vi mô nền kinh tế.
 Hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ: Cơ quan tài chính và cơ quan chủ quản 
cần kiểm tra thường xuyên hơn quá trình xây dựng, ban hành và thực hiện quy 
chế chi tiêu nội bộ ở các đơn vị, qua đó giúp đơn vị hoàn thiện quy chế chi tiêu 
nội bộ.
 Đổi mới công tác quản lý tài chính gắn liền với tăng cường trách nhiệm trong 
trường công lập: Theo tinh thần của công cuộc cải cách tài chính công thì việc 
trao quyền tự chủ cho các thủ trưởng và tập thể người lao động tại các đơn vị 
quyết định những đầu vào cần thiết để sản xuất đầu ra là rất lớn. Nhưng khác 
với nguồn tiền tư nhân bỏ ra, nguồn tiền công nếu được phép sử dụng linh hoạt 
mà thiếu đi trách nhiệm giải trình thì chắc chắn sẽ là mảnh đất tốt để tham 
nhũng phát sinh. Vì vậy, sự tự chủ này cần phải đi kèm với sự gia tăng trách 
nhiệm đối với việc cung ứng các đầu ra và kết quả cuối cùng.
 5. Hiệu quả của sáng kiến
 - Sau khi áp dụng được CNTT vào trong công tác hạch toán tiền lương, các 
phần việc của kế toán được giảm nhẹ rất nhiều. cụ thể:
 - Kế toán chỉ cần mở phần mền kế toán nhập đầy đủ thông tin của người lao 
động từ bậc lương, hệ số lương đến các khoản phụ cấp theo lương, sau đó cất và 
lưu trữ trong phần mền. Bước tiếp theo kế toán sẽ vào phần hạch toán lương, 
chọn vào những đối tượng đang được hưởng lương và tạo lên một bảng lương 
theo ý muốn
 9 | 1 0 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
 1. Kết luận
 Kế toán tiền luơng và các khoản trả theo lương là một trong những phần
quan trọng đối với công tác kế toán, đặc biệt là đối với đơn vị hành chính sự
nghiệp nói chung, trường THCS nói riêng. Đây là khoản thu nhập chính của 
người lao động
 Nhận thức được tầm quan trong của công tác kế toán nói chung, kế toán 
tiền
lương nói riêng, các đơn vị sự nghiệp đã luôn quan tâm đến việc tổ chức công 
tác
kế toán, đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán, đầu tư trang bị máy vi tính, phần mềm 
để
hỗ trợ cho công tác kế toán nhằm đem lại hiệu quả cao nhất trong công tác kế 
toán,
phục vụ đắc lực cho hoạt động của nhà trường cách ghi chép, phản ánh đầy đủ,
chính xác mọi hoạt động tài chính của nhà trường.
 2. Khuyến nghị
 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần rất quan 
trọng
đối với nhà trường. Hiện nay mới đước ứng dụng phần mềm cho kế toán. Vậy 
đề nghị nhà trường tạo điều kiện giúp đỡ để cán bộ kế toán nâng cao hơn nữa để 
sử dụng phần mềm hiệu quả hơn và nâng cao trình độ chuyên môn của mình.
 Do trình độ bản thân có hạn nên tôi chưa đề cập đến nhiều vấn đề. Rất 
mong được sự bổ sung, đóng góp ý kiến của đồng nghiệp để sáng kiến kinh 
nghiệm của tôi hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!
 11 | 1 0