Sáng kiến kinh nghiệm Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương

 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 
 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH NỘP THEO LƯƠNG
 I: ĐẶT VẤN ĐỀ
 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương là một trong những 
phần hành quan trọng nhất trong công tác kế toán tại các đơn vị trường học.Các 
đơn vị sự nghiệp nói chung và các đơn vị trường học nói riêng được giao quyền 
tự chủ trong hạch toán kinh phí khoán. Muốn thực hiện được điều đó các đơn vị 
cần phải có cơ chế quản lý một cách khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hòa nhiều 
biện pháp.Trong đó tiền lương cũng là một vấn đề được quan tâm.
 Nói đến tiền lương là ta nói đến giá cả của sức lao động, sự phát triển của 
các đơn vị hành chính sự nghiệp, là thể hiện giá trị, vị thế của người lao động 
đối với gia đình, cơ quan và xã hội. Lao động của con người - theo Mác là một 
trong ba yếu tố quan trọng và quyết định sự tồn tại của quá trình sản xuất. Lao 
động giữ vai trò chủ chốt trong vệc tái tạo ra của cải vật chất, tinh thần cho xã 
hội, lao động có năng suất, có chất lượng và đạt hiệu quả cao là nhân tố đảm bảo 
cho sự phồn thịnh của mọi quốc gia.
 Người lao động chỉ phát huy hết khả năng và trách nhiệm của mình khi 
nhận đượcmức thù lao thỏa đáng. Bởi vậy một chính sách tiền lương thỏa đáng 
góp phần tăng tích lũy và cải thiện đời sống cho người lao động. Tiền lương là 
một vấn đề hết sức quan trọng ảnh hưởng tới đời sống người lao động nói chung 
và của cán bộ công nhân viên chức nói riêng, một chế độ tiền lương thỏa đáng, 
phù hợp với công sức của người lao động bỏ ra là yếu tố kích thích sức lao 
động, nâng cao tay nghề. Đồng thời phải tổ chức hạch toán chi phí tiền lương 
một cách chính xác và đầy đủ hơn nhằm phản ánh một cách trung thực năng lực 
lao động của cán bộ, công nhân viên chức.
 Là một nhân viên kế toán, tôi luôn trăn trở làm sao để công tác kế toán tài 
chính tại các đơn vị trường học có thể được diễn ra một cách thuận tiện nhất, 
khoa học nhất, chính xác nhất và đem lại hiệu quả cao nhất. Qua thực tế tôi luôn 
nghiên cứu và học hỏi kinh nghiệm các đồng nghiệp, tôi nhận thấy kế toán tiền 
lương và các khoản trích theo lương là một trong những phần hành cơ bản trong 
công tác kế toán tại các đơn vị trường học. 
 Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, tôi chọn sáng kiến kinh 
nghiệm: “Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương ” làm sáng 
 Page 1 of 23 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
 II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
 1. Cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn
 a. Cơ sở lý luận:
 Nền sản xuất xã hội được cấu thành từ ba yếu tố cơ bản là lao động, đối 
tượng lao động và tư liệu lao động, trong đó lao động là yếu tố quan trọng nhất 
bởi nó mang tính chủ động và quyết định. Người lao động bỏ sức lao động để 
kết hợp với tư liệu lao động tác động lên đối tượng lao động tạo nên của cải vật 
chất cho xã hội. Tuy nhiên sức lao động không phải là vô hạn mà nó phải được 
tái tạo lại để đảm bảo cho sự sống của con người cũng như tạo sự liên tục trong 
quá trình sản xuất xã hội. Như vậy, người sử dụng lao động phải trả cho người 
bỏ sức lao động hao phí một khoản thù lao này được gọi là tiền lương.
 Có rất nhiều quan điểm khác nhau về tiền lương, tùy theo các thời kỳ 
khác nhau mà có cách nhìn nhận khác nhau. Có quan điểm cho rằng: tiền lương 
là khoản chi phí trả cho người bỏ sức lao động một khoản thù lao và khoản thù 
lao này được gọi là tiền lương.
 Theo quan điểm này thi tiền lương có thể được trả bằng tiền hoặc được 
trả bằng hiện vật. Đồng thời quan điểm trên còn mang tính bao cấp, bình quân 
nên không có tác dụng kích thích người lao động. Trong thời kỳ bao cấp nhà 
nước đã áp dụng tiền lương theo quan điểm này, ngày nay theo quan điểm mới 
thì: Tiền lương ( hay tiền công ) là số tiền mà người sử dụng lao động chi trả cho 
người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đã bỏ ra.
b. Cơ sở thực tiễn:
 Tiền lương là khoản thu nhập chủ yếu của cán bộ công nhân viên chức 
(CBCNVC), là biểu hiện bằng tiền của sức lao động. Mặt khác tiền lương còn là 
đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích người 
lao động quan tâm đến kết quả lao động của họ. Vì vậy nó phải đóng vai trò đảm 
bảo cơ bản cho cuộc sống của người lao động. Để đảm bảo được vai trò này, 
trước hết phải đảm bảo được mức sống tối thiểu cho người lao động. Mức sống 
tối thiểu là mức độ thỏa mãn nhu cầu về điều kiện sinh hoạt để tồn tại và phát 
triển. Mức sống tối thiểu được thể hiện qua hai mặt:
- Về mặt hiện vật: Thể hiện qua cơ cấu, chủng loại, các tư liệu sinh hoạt và dịch 
vụ cần thiết để tái sản xuất giản đơn sức laođộng;
- Về mặt giá trị: Thể hiện qua các giá trị của các tư liệu sinh hoạt và các dịch vụ 
cần thiết.
* Ý nghĩa của tiền lương:
 Page 3 of 23 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
+ Nhà nước hỗ trợ thêm để đảm bảo thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội đối 
với người lao động.
 Việc sử dụng và chi quĩ bảo hiểm xã hội ở cấp quản lý nào cũng phải 
thực hiện theo chế độ qui định vì bảo hiểm xã hội là một trong những chính sách 
kinh tế xã hội quan trọng của Nhà nước. Nó không chỉ xác định khía cạnh kinh 
tế xã hội mà còn phản ánh một chế độ xã hội của một quốc gia.
 * Bảo hiểm y tế (BHYT)
 Trong cuộc sống ai cũng muốn mình được mạnh khỏe, ấm no, hạnh 
phúc. Nhưng cuộc sống luôn có những rủi ro bất ngờ như: ốm đau,bệnh tật... 
không thể tránh khỏi. Để có những chủ động trong vấn đề tài chính thì mỗi 
người đều có những biện pháp riêng để tháo gỡ giải quyết. Bảo hiểm ytế ra đời 
nhằm giúp đỡ mọi người lao động và gia đình họ khi gặp rủi ro: Chi trả cho 
người lao động khi bị ốm đau điều trị tại bệnh viện và các cơ sở ytế về tiền 
thuốc men... để đảm bảo đời sống, bảo đảm an toàn xã hội. Bảo hiểm y tế là một 
chính sách xã hội do Nhà nước tổ chức thực hiện nhằm huy động sự đóng góp 
của người sử dụng lao động, các tổ chức cá nhân để thanh toán chi phí khám 
chữa bệnh cho người có thẻ bảo hiểm ytế khi ốm đau, bệnh tật.
 Quỹ bảo hiểm y tế được hình thành chủ yếu do các đơn vi sử dụng lao 
động trích một tỷ lệ % nhất định trên tiền lương cơ bản và các khoảnphụ cấp để 
nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội. Theo qui định hiện nay thì mức trích là 4,5% 
trên quỹ lương cơ bản và các khoản phụ cấp thường xuyên. Trong đó 3% Nhà 
nước cấp; 1,5% khấu trừ vào lương của cán bộ công nhân viên chức.
 * Kinh phí công đoàn (KPCĐ):
 Kinh phí công đoàn dùng để duy trì hoạt động của bộ máy công đoàn 
các cấp, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên chức khi gặp khó khăn. Để có nguồn 
kinh phí chi cho hoạt động công đoàn, hằng tháng các đơn vị trường học trích 
theo tỷ lệ qui định.Theo quy định hiện hành thì tỷ lệ trích là 3% trên quỹ lương 
cơ bản và các khoản phụ cấp chức vụ thường xuyên. Trong đó 2% ngân sách 
nhà nước cấp; 1% khấu trừ vào lương của công chức viên chức.( 1% Được để lại 
đơn vị sử dụng)
 * Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN):
 Trợ cấp thất nghiệp là khoản tiền hằng tháng được trả cho người lao 
động tham gia bảo hiểm thất nghiệp khi bị thất nghiệp có đủ điều kiện hưởng 
bảo hiểm thất nghiệp .
 Mức trợ cấp thất nghiệp hằng tháng bằng 60% mức bình quân tiền 
lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của 06 tháng liền kề trước khi 
bị mất việc làm hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật 
 Page 5 of 23 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
+ Tiền lương thời gian có thưởng: Tiền lương thời gian giản đơn có thể kết hợp 
chế độ tiền thưởng để khuyến khích cán bộ công chức viên chức làm việc tạo 
nên tiền lương thời gian có thưởng.
4. Nội dung kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương:
4.1. Kế toán tiền lương:
4.1.1. Các chứng từ kế toán sử dụng:
- Bảng chấm công: Mẫu số : 01a-HD là một chứng từ kế toán lao động, dùng để 
theo dõi ngày công làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã 
hội... và là căn cứ để tính trả lương, trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho 
từng người.
- Bảng chấm công làm thêm giờ: Mẫu số C01b-HD;
- Giấy báo làm thêm giờ: mẫu số C01C-HD
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội: Giấy này do sở y tế cấp cho 
từng cá nhân, nhằm cung cấp số ngày người lao động được nghỉ và hưởng khoản 
trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
- Biên bản điều tra tai nạn lao động;
- Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số C02a-HD là chứng từ để hạch toán tiền 
lương, căn cứ vào đó để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho cán bộ công chức 
viên chức đồng thời là căn cứ để hạch toán tiền lương;
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảng này được mở 
để theo dõi cho cả nhà trường về các chỉ tiêu như họ tên, nội dung từng khoản 
bảo hiểm xã hội cho người lao động được hưởng trong tháng;
- Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu số C04-HD Là chứng từ xác nhận số tiền 
thưởng cho từng cán bộ công chức viên chức là cơ sở để tính thu nhập của mỗi 
cán bộ công chức viên chức, được lập trong trường hợp hoàn thành xuất sắc 
nhiệm vụ được giao.
- Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm: Mẫu số C02b-HD là chứng từ làm căn cứ 
để thanh toán số thu nhập tăng thêm từ khoản tiết kiệm để chi cho công chức, 
viên chức và người lao động trong đơn vị.
- Bảng thanh toán phụ cấp: Mẫu số C05-HD nhằm xác định khoản phụ cấp 
tháng hoặc quý được hưởng ngoài lương của những cấn bộ kiêm nhiệm nhiều 
việc cùng một lúc được hưởng phụ cấp cho cán bộ, công chức, viên chức được 
hưởng.
4.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
 Page 7 of 23 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
+ Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội: Là chứng từ về lao động 
tiền lương, dùng để xác nhận ngày nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động...của 
công chức viên chức làm căn cứ để tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương 
theo chế độ qui định.
+ Danh sách người lao động hưởng trợ cấp Bảo hiểm xã hội: Là bảng tổng hợp 
và thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho công chức viên chức bị 
ốm, thai sản, tai nạn lao động...
+ Bảng tiền lương và bảo hiểm xã hội và một số chứng từ khác.
+ Bảng chấm công
4.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
TK 3321: Bảo hiểm xã hội 
TK 3322: Bảo hiểm y tế
TK 3323: Kinh phí công đoàn
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác
4.2.3. Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương:
+ Hàng tháng trích BHXH, BHYT,BHTN, KPCĐ vào chi hoạt động, kế toán 
ghi: 
Nợ TK 66121
 Có TK 332 (3321, 3322, 3323, 3324)
+ Khấu trừ vào lương của công chức viên chức khoản BHXH, BHYT,BHTN kế 
toán ghi: 
Nợ TK 334: 10,5% trích theo lương
Có TK 3321: BHXH bằng 8% {lương cơ bản+ các khoản phụ cấp (nếu có)} của 
công chức viên chức
 Có TK 3322: BHYT bằng 1,5% {lương cơ bản + các khoản phụ cấp 
(nếu có)}của công chức viên chức.
 Có TK 3324: BHTN bằng 1% {lương cơ bản + các khoản phụ cấp (nếu 
có)} của công chức viên chức.
+ Nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đòan , bảo hiểm thất 
nghiệp cho cơ quan quản lý, kế toán ghi:
Nợ TK: 332 các khoản phải nộp theo lương (TK3321, 3322, 3323, 3324)
 Có TK 46121
+ Tính bảo hiểm xã hội phải trả công chức viên chức khi ốm đau thai sản...kế 
toán ghi: Khi thanh toán bảo hiểm xã hội cho công nhân viên, kế toán ghi:
 Page 9 of 23 Kế toán tiền lương và các khoản trích nộp theo lương
 III. THỰC TRẠNG CỦA KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
 TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC ĐƠN VỊ TRƯỜNG HỌC
1, Thực trạng vấn đề
a, Thuận lợi:
 - Phòng Tài chính kế hoạch Quận Long Biên đã quan tâm cấp kinh phí 
để các trường học trên địa bàn được trang bị phần mềm kế toán Misa.mimosa 
góp phần đắc lực trong công tác hạch toán kế toán tại các đơn vị trường học.
 Trường học nơi tôi công tác là ngôi trường mới thành lập nên cơ sở vật 
chất được đầu tư mới từ đầu, đạt chuẩn quốc gia nên thuận lợi trong việc thực 
hiện công việc chuyên môn.
 - Ban giám hiệu và giáo viên, nhân viên hiểu được tầm quan trọng của 
công tác kế toán tài chính trong trường mầm non.
 - Có đội ngũ cán bộ giáo viên trẻ nên việc nắm bắt các chủ trương 
đường lối , chế độ chính sách khá dễ dàng.
 - Được sự quan tâm của chính quyền địa phương, các đoàn thể trên địa 
bàn.
b, Khó khăn:
 - Có rất nhiều phần hành kế toán mà chỉ có một người làm công tác kế 
toán đảm nhiệm.
 - Tài liệu tham khảo chưa đáp ứng đủ, kinh nghiệm còn ít nên cũng có 
phần hạn chế.
 - Do trường mới tách ra từ trường khác trên cùng địa bàn nên công tác 
thu thập, xử lý thông tin, số liệu gặp nhiều khó khăn. Bản thân lúc đầu còn lúng 
túng trong việc sử dụng phần mềm kế toán. 
2. Các biện pháp đã tiến hành:
2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán:
 Các đơn vị trường học là một đơn vị sự nghiệp thực hiện kinh phí 
khoán. Hệ thống sổ sách áp dụng chủ yếu là hình thức sổ kế toán “Nhật ký 
chung” và áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của 
hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế , tài chính phát 
sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội 
dung nghiệp vụ kinh tế đó. Đây là một trong những hình thức kế toán được áp 
dụng với một hệ thống sổ sách tương đối hoàn chỉnh, phù hợp với công tác kế 
toán của nhà trường. Hình thức kế toán trên máy là công việc được thực hiện 
 Page 11 of 23