Sáng kiến kinh nghiệm Giải pháp trọng tâm nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Thị xã

 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 SÁNG KIẾN (GIẢI PHÁP CÔNG TÁC)
 A.SƠ LƯỢC CHỦ SÁNG KIẾN
 - Họ và tên tác giả: Phạm Ân. Sinh năm: 1987.
 - Trình độ chuyên môn: Cử nhân Triết học - Chính trị học.
 - Trình độ lý luận chính trị: Cao cấp.
 - Chức vụ, chức danh: Phó Chánh Văn phòng.
 - Đơn vị công tác: Văn phòng thị xã Đức Phổ.
 B. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
 I. PHẦN MỞ ĐẦU
 Văn phòng thị xã Đức Phổ (trước đây là Văn phòng huyện Đức Phổ) 
được thành lập tại Quyết định số 2584-QĐ/HU ngày 14/01/2019 của Ban 
Thường vụ Huyện ủy Đức Phổ (nay là Ban Thường vụ Thị ủy Đức Phổ) trên 
cơ sở thí điểm hợp nhất Văn phòng Huyện ủy với Văn phòng HĐND và 
UBND huyện Đức Phổ. Văn phòng thị xã Đức Phổ trực thuộc Thị ủy Đức 
Phổ, là cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc Thị ủy Đức Phổ; đồng thời 
là cơ quan chuyên môn của UBND thị xã Đức Phổ; thực hiện chức năng, 
nhiệm vụ theo quy định của Ban Bí thư, Nghị định của Chính phủ và các văn 
bản có liên quan về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức, bộ máy, biên chế của Văn 
phòng thị xã Đức Phổ.
 Hoạt động của Văn phòng thị xã, với chức năng rất rộng: (1) Là cơ quan 
chuyên trách tham mưu, giúp việc Thị ủy, HĐND thị xã mà trực tiếp, thường 
xuyên là Ban Thường vụ Thị ủy, Thường trực Thị ủy, Thường trực HĐND 
thị xã; đồng thời là cơ quan chuyên môn của UBND thị xã; thực hiện chức 
năng phối hợp với các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc cấp ủy, cơ 
quan chuyên môn của UBND thị xã; là trung tâm thông tin, tổng hợp phục 
vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thị ủy, Thường trực HĐND, UBND thị xã; (2) 
Được giao quản lý tài sản, tài chính của Thị ủy, HĐND, UBND thị xã; đảm 
bảo tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động 
của Thị ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Thị ủy, HĐND và UBND thị xã. 
Quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Trung tâm hành chính công thị 
xã, Ban tiếp công dân thị xã; tham mưu quản lý nhà nước về công tác ngoại 
vụ, biên giới, công tác dân tộc, kiểm soát thủ UBND thị xã đảm bảo về nội dung và hình thức. Tham mưu những vấn đề 
trọng tâm, trọng điểm để đưa vào chương trình công tác hàng năm để Thị ủy, 
Ban Thường vụ Thị ủy, HĐND, UBND thị xã tập trung bàn, quyết định các 
chủ trương, giải pháp nhằm cụ thể hóa các mục tiêu, nhiệm vụ của Nghị 
quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh và Nghị quyết Đại hội Đảng bộ thị xã.
 Trong các chương trình, kế hoạch công tác đã phân công, phân nhiệm 
rõ ràng cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp, cơ quan tham mưu và tổ chức thực 
hiện; phân công cụ thể cá nhân đồng chí lãnh đạo phụ trách từng mảng, lĩnh 
vực và nhiệm vụ cụ thể.
 2.2. Công tác thu thập, xử lý thông tin, soạn thảo, thẩm định, phát hành 
và quản lý văn bản: Công tác thu thập, xử lý và truyền đạt thông được Văn 
phòng thị xã thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình, thông tin luôn được cập 
nhật kịp thời. Đảm bảo thông tin đến lãnh đạo Thị ủy, HĐND, UBND thị xã 
được chính xác, được phân tích, chắt lọc giúp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo 
của lãnh đạo kịp thời, hiệu quả.
 Chất lượng thẩm định các văn bản trình của Văn phòng thị xã ngày càng 
được nâng cao; thực hiện tốt việc thẩm định về thể thức, thẩm quyền, rà soát 
văn bản, kịp thời phát hiện, kiến nghị chỉnh sửa sai sót, góp phần nâng cao 
chất lượng các văn bản phát hành. Thực hiện tiếp nhận, phát hành văn bản 
của cấp ủy, chính quyền thị xã đảm bảo kịp thời, chính xác, hạn chế xảy ra 
sai sót. Trong năm 2021, Văn phòng thị xã đã phát hành hơn 16.500 văn bản 
đi (tăng khoảng 7.000 văn bản so với năm 2020) và tiếp nhận trên 9.500 văn 
bản đến (tăng khoảng 1.000 văn bản so với năm 2021).
 Nhìn chung, công tác soạn thảo, thẩm định, phát hành và quản lý văn 
bản được Văn phòng thị xã thực hiện chặt chẽ và đúng quy định; đa số văn 
bản được Văn phòng thị xã tham mưu soạn thảo, thẩm định đảo bảo thể thức, 
trình tự, thủ tục, thẩm quyền ký ban hành và nội dung sát với yêu cầu lãnh 
đạo, chỉ đạo; văn bản được phát hành đúng nơi nhận và thời gian; văn bản 
đến được tiếp nhận, xử lý khá tốt. Tiếp tục thực hiện tốt việc trao đổi thư điện 
tử, xử lý văn bản qua mạng máy tính. Thực hiện đảm bảo việc gửi, nhận văn 
bản qua trục liên thông quốc gia đến các sở, ban, ngành và UBND các huyện, 
thành phố trong tỉnh.
 2.3. Công tác tổ chức hội họp
 Văn phòng thị xã đã tổ chức phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo của 
lãnh đạo cấp ủy, chính quyền thị xã trong việc chuẩn bị nội dung, chương 
trình và các điều kiện cần thiết khác để tổ chức các hội nghị, kỳ họp, cuộc 
họp, các buổi làm việc của cấp ủy, chính quyền thị xã. Các công việc khi - Một số vị trí biên chế còn thiếu so với Đề án vị trí việc làm của cơ 
quan nên một số công chức tham mưu thường xuyên bị quá tải; trong khi 
khối lượng công việc trong năm 2021 của Văn phòng rất lớn, nhiều việc đòi 
hỏi phải được giải quyết nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo chất lượng cao.
 - Trình độ năng lực của đội ngũ công chức chưa đồng đều; một số công 
chức lớn tuổi nên khả năng tiếp cận công việc chậm; việc phân công nhiệm 
vụ vẫn còn trình trạng công chức thực hiện tốt nhiệm vụ thì làm rất nhiều 
nhiệm vụ, công chức thực hiện chưa tốt thì ít việc hơn.
 Từ những kết quả đạt được và những hạn chế nêu trên đã đặt ra những 
vấn đề cần phải giải quyết để nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng 
thị xã.
 Thứ nhất, mâu thuẫn giữa yêu cầu công việc của Văn phòng ngày càng 
tăng với số lượng công chức Văn phòng còn hạn chế và do chủ trương tinh 
giảm biên chế như hiện nay.
 Thứ hai, mâu thuẫn giữa tính chất và nội dung của hoạt động văn 
phòng ngày càng cao, đa dạng, phức tạp với năng lực trình độ của đội ngũ 
cán bộ công chức trực tiếp làm nhiệm vụ văn phòng là có hạn.
 Thứ tư, mâu thuẫn giữa yêu cầu hiện đại hóa nền hành chính nhà nước 
nói chung, hoạt động của Văn phòng nói riêng với kinh phí đầu tư còn hạn 
chế.
 3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng 
thị xã trong thời gian đến
 Trên cơ sở những khó khăn trên và vấn đề đặt ra, chúng ta cần có những 
giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng thị xã trong thời 
gian tới mới đáp ứng được nhiệm vụ đặt ra, cần có những giải pháp như sau:
 Một là, tăng cường sự lãnh đạo của cấp ủy Đảng và sự chỉ đạo của lãnh 
đạo Thường trực Thị ủy, Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND thị xã
 Cấp ủy Đảng cần xác định đúng vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công 
tác văn phòng, đặc biệt là Chi bộ Văn phòng thị xã phối hợp với lãnh đạo 
Văn phòng cần tăng cường sự lãnh đạo đối với đảng công tác văn phòng, 
thường xuyên quan tâm chỉ đạo, quán triệt đến công chức, nhân viên Văn 
phòng nhận thức đầy đủ vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn 
phòng, trọng tâm là chất lượng hoạt động của văn phòng, nâng cao ý thức, 
trách nhiệm trong thực thi công vụ của cán bộ công chức. Tiếp tục chỉ đạo 
kiện toàn tổ chức bộ máy, gắn với củng cố nâng cao chất lượng hoạt động 
của đội ngũ công chức Văn phòng. vững vàng, tuân thủ các chuẩn mực của đạo đức và văn hóa công vụ. Nâng 
cao nhận thức trong công chức về vị trí và vai trò của Văn phòng sẽ tác động 
đến ý thức làm việc của mỗi người, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp 
phần vào công tác quản lý, chỉ đạo điều hành lãnh đạo thị xã.
 Quản lý tốt đầu vào, công tác tuyển dụng có ảnh hưởng đến chất lượng 
cán bộ công chức, do đó Văn phòng cần quan tâm đúng mức. Chủ động lựa 
chọn, đề xuất điều động công chức có đạo đức, năng lực từ các cơ quan, đơn 
vị, địa phương về Văn phòng.
 Bốn là, về nghiệp vụ và công tác phối hợp.
 Trong hoạt động Văn phòng, vấn đề về nghiệp vụ là hết sức quan trọng 
và cần thiết, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động Văn phòng; do vậy 
việc thực hiện đồng bộ các giải pháp về nghiệp vụ, trong đó việc ứng dụng 
thành tựu khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ văn phòng là việc ưu tiên hàng 
đầu. Để sự phối hợp ngày càng nề nếp và hiệu quả, Văn phòng thị xã cần chủ 
động tham mưu ban hành và tổ chức thực hiện nghiêm túc Quy chế phối hợp 
công tác giữa Văn phòng với các phòng ban, đơn vị trực thuộc. Trong đó, 
xác định rõ nội dung, mức độ, phạm vi, cách thức phối hợp và trách nhiệm 
của từng chủ thể trong những hoạt động cần có sự phối hợp như: xây dựng, 
tổ chức thực hiện chương trình công tác; thực hiện chế độ báo cáo; chuẩn bị 
nội dung chương trình hội nghị, các cuộc làm việc của lãnh đạo thị xã với 
tỉnh, Trung ương và các địa phương.
 Năm là, về cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin
 Văn phòng cần chủ động đề xuất với lãnh đạo thị xã về kinh phí để 
trang bị cơ sở vật chất, phương tiện làm việc. Rà soát và có kế hoạch tổ chức 
mua sắm mới, sửa chữa các thiết bị đã xuống cấp như: Máy photocopy; máy 
tính; máy điều hòa; các phần mềm ứng dụng trong xử lý công việc...
 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động của Văn 
phòng; ứng dụng mạnh mẽ các phần mềm trong xử lý công việc; thực hiện 
xử lý văn bản trên mạng máy tính tiến đến không xử lý văn bản giấy để tiết 
kiệm thời gian, kinh phí và con người. Nghiên cứu mẫu hóa các văn bản để 
thuận tiện trong chế độ thông tin, báo cáo.
 4. Khả năng, phạm vi ứng dụng, triển khai giải pháp sáng kiến
 a) Khả năng áp dụng của sáng kiến:
 Sáng kiến này được rút ra trong quá trình đúc kết, rút kinh nghiệm từ 
việc thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng. Hơn nữa các hoạt động của Văn 
phòng trong năm 2021 đã áp dụng đã mang lại hiệu quả chuyển biến tốt. Do 
vậy, sáng kiến có khả năng áp dụng tại một số cơ quan liên quan. 9