Sáng kiến kinh nghiệm Công tác quản lý lưu trữ hồ sơ kế toán

 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 Thị Trấn, ngày 16 tháng 03 năm 2020
 BÁO CÁO
 SÁNG KIẾN HOẶC ĐỀ TÀI, ĐỀ ÁN, GIẢI PHÁP CÔNG TÁC,
 GIẢI PHÁP TÁC NGHIỆP
 - Tên sáng kiến: Công tác quản lý lưu trữ hồ sơ kế toán.
 - Họ và tên: Nguyễn Kim Tiến
 - Đơn vị công tác: Trường Tiểu học Phan Ngọc Hiển
 - Thời gian đã được triển khai thực hiện: Từ ngày: 01/01/2019 đến ngày: 31/12 
/2019
 I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
 1. Tên sáng kiến: Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ kế toán.
 2. Sự cần thiết:
 Qua một thời gian làm kế toán trong trường học tôi nhận thấy việc bảo quản lưu 
trữ chứng từ sổ sách kế toán ở trường học là một vấn đề hết sức quan trọng vì nó là 
minh chứng cho toàn bộ hoạt động tài chính của nhà trường.
 Khi cần số liệu để làm báo cáo trong quá trình thực hiện sử dụng kinh phí thì 
cần phải có hồ sơ lưu trữ.
 Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm bảo 
cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi 
hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt động như: dễ 
làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng lĩnh vực từng loại hình hoạt động. 
 Công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong những biện pháp đặc 
biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng 
hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý 
bằng công nghệ tin học, song vấn đề không thể thiếu công tác sắp xếp quản lý hồ sơ 
bằng phương pháp thủ công.
 Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng 
liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì công việc 
sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử dụng chúng trong 
quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính xác và kịp 
thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp 
một cách khoa học.
 Vì vậy tôi mạnh dạn chọn đề tài này. Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày tháng năm lập sổ, kế toán trưởng 
và người đại diện theo đúng pháp luật.
 Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ sách kế toán cho một kỳ kế toán trong 
năm.
 Hồ sơ sổ sách kế toán cũng phải được ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, chính xác 
và khoa học được lưu trữ bảo quản theo quy định chung của Nhà nước.
 Ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt:
 - Việc quản lý hồ sơ đóng góp một vai trò hết sức quan trọng trong một đơn vị 
trường học
 - Lập hồ sơ kế toán là khâu rất quan trọng. Từ đó làm cơ sở thu chi tài chính, thanh 
quyết toán, làm căn cứ để theo dõi những phát sinh về lương các khoản chi hoạt động 
và đầu tư mua sắm, sửa chữa tài sản, cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho nhà 
trường.
 - Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho cấp trên yên tâm trong việc quản lý và điều hành.
 - Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ đã xử lý. 
 - Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh nghiệm hay, 
những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai sót không đáng có, từ đó 
nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.
 Các biện pháp sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt:
 Muốn quản lý hồ sơ tốt trước tiên kế toán phải là người có tính năng động, sáng 
tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỷ luật cao, lề lối làm việc tốt, phải xây 
dựng kế hoạch bảo quản hồ sơ chứng từ.
 Để quản lý tốt hồ sơ kế toán không phải là đơn thuần bởi những nghiệp vụ phát 
sinh có chung một số liệu song mỗi hồ sơ lại phản ánh khác nhau do vậy chúng ta 
phải hiểu và nắm được các nguyên tắc đặc trưng cơ bản, tuân theo quy định cụ thể về 
các hình thức sổ kế toán.
 - Ghi sổ kế toán
 - Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ 
đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, có vào NK-SC. Mỗi loại chứng từ là một 
nghiệp vụ phát sinh được ghi một dòng, đồng thời ở NK-SC và bảng tổng hợp chứng 
từ được lập theo những chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần trong một ngày (như 
phiếu thu, chi, xuất, nhập,)
 - Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi dùng ghi vào NK-SC phải 
được ghi vào sổ quỹ và các sổ khác có liên quan.
 - Cuối tháng sau khi đã phản ánh toàn bộ các chứng từ kế toán phát sinh trong 
tháng vào NK-SC và các sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khoá sổ.
 - Từ NK-SC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, chính xác ta tiến 
hành lập bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính. Nếu chúng ta chỉ sắp xếp quản lý hồ sơ tốt không thì chưa đủ mà chúng ta cần 
phải giữ gìn cho hồ sơ luôn mới, sạch, khoa học đó là ta phải thường xuyên vệ sinh hồ 
sơ như: Lau chùi bụi bẩn sạch sẽ, chứng từ mỗi quý sau khi báo cáo quyết toán đã 
được duyệt cho vào sơ mi kẹp lại theo quý, năm. Ngoài ra mỗi tháng, quý chúng ta 
phải xịt thuốc mối, kiến, dán để hồ sơ luôn mới không bị hư, mục nát.
 III. ĐÁNH GIÁ VỀ TÍNH MỚI, TÍNH HIỆU QUẢ VÀ KHẢ THI, PHẠM 
VI ÁP DỤNG:
 1. Tính mới:
 Từ khi sáng kiến này được áp dụng vào quá trình công tác, công việc thực hiện 
được nhanh chóng, chính xác, khoa học và mang lại hiệu quả cao hơn, công tác tìm 
kiếm chứng từ, sổ sách lưu trữ tốn ít thời gian hơn. Vì thế từ thực tế sáng kiến đã áp 
dụng vào bản thân, tôi có thể khẳng định rằng sáng kiến này có thể nhân rộng và thực 
hiện tốt cho cán bộ kế toán trong địa bàn tỉnh.
 2. Tính hiệu quả và khả thi:
 Qua thời gian áp dụng các phương pháp làm việc trên, bản thân nhận thấy đạt 
một số kết quả sau:
 - Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, khoa 
học nên chứng từ sổ sách không bị mối mọt, không bị rách, dơ, không bị thất lạc.
 - Chứng từ, sổ sách được lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi 
trong công việc hàng ngày.
 - Giúp cho lãnh đạo giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời.
 - Bản thân luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
 3. Phạm vi áp dụng:
 Thời gian nghiên cứu có hạn nên tôi chỉ vận dụng tại Trường tiểu học Phan Ngọc 
Hiển từ 01/01/2019 đến 31/12/2019.
 IV. KẾT LUẬN:
 Công việc trọng tâm của kế toán đơn vị là bảo quản và lưu trữ sắp xếp chứng từ 
sổ sách kế toán cho khoa học và hợp lý để chứng từ được bảo quản lâu hơn. Qua thời 
gian làm công tác kế toán tôi đã đút kết ra những kinh nghiêm sau:
 Với nhiệm vụ là một kế toán của trường học tôi xây dựng kế hoạch và thường 
xuyên nắm bắt các văn bản về tiêu chuẩn định mức chi tiêu bằng cách tìm hiểu trên 
thông tin mạng và công văn mà văn thư cung cấp các văn bản liên quan đến tài chính 
để thuận lợi hơn trong việc công tác quản lý hồ sơ kế toán của đơn vị cơ quan. 
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Người báo cáo
 TRỰC TIẾP